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4.商务信件
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在商务日常交流中,电子邮件已经取代了信件的位置。但有时候我们仍需要写正式的商务信函,打印出来通过邮政寄送。一般合同、协议或其他文件都是以带附信的传统商务信函模式发送的。如今我们依然通过邮政系统投递信件,索取回执,这样我们就能确认对方是否收到了信件,这仍是一种很有效的商务信函传递方式。而且你可能很难想象,有些企业依然没有使用电子交易模式。正式的商务信函可能已经过时,但说不定哪天就能用得上。
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示范提纲
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商务信函沿用了传统格式。
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你的地址在最上方,可以手写,也可以是打印上去的。
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日期:包括年月。
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封内地址:收件人的地址。
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标题:有些信件会有标题或是编号。
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称谓:可使用“亲爱的”,后面跟一个冒号(:)。
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信的主体
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结尾:一般的商务信件会以“谨上”作为结尾。
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签名:手写签名。
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姓名和身份:打印出来的姓名,下缀身份。
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标识线:对于口述的信件,作者的名字以大写形式出现,冒号后跟小写的助手姓名缩写。
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附件:如果有附件,要打印上“附”或“附件”的字样。如果附件不止一份则需要编号。
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抄送:抄送多方的信件要表明“抄送:”,后跟收信人的姓名。
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又及:如果有“又及”的内容,可以写在这里。
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这样做
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不要做
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·用带公司抬头的信纸打印商务信函。如果没有这样的信纸,或者是以个人名义寄送商务类的信函,可以在纸的最上方居中的部位打印姓名和地址。
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·统一信件格式,包括收信人的姓名、地址和日期。可能你的地址已经打印在信纸上了。
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·使用正式的称谓。传统的正式信函一般称对方“先生”或“女士”,很少直呼其名。
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·语气要正式。一般来说商务信函比电子邮件更正式(也有例外),所以要注意语气不能太随意。
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·信的主体分块分段。
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·结尾要正式。一般最常用的结尾是“谨上”。
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