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完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写 [:1705246505]
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2.文件传送单
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文件传送单可以算作一种附信，也可以说是一种备忘录，它是公司内部常用的一种文件类型，与报告、合同、提案和工作草案相类似。它能提供一些其他文件不具备的信息，如背景或截止日期。同时它也能将读者引到正文中最吸引人的内容上去。在某些情况下，传送单还会包含一些敏感信息，比如为保护电子文档所设的密码。
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文件传送单既可以作为电子文件的一部分，也可以成为纸质文件的附件。
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基本情况
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设置文件传送单或备忘的目的是为文件提供一些背景介绍，让大家能够以非正式的形式讨论文件中的内容。你的读者通常是这个项目的利益相关者，一般都是布置任务的人。文件传送单的篇幅一般比较短，不需要对内容进行太多头脑风暴。阅读时，大家的注意力会比较集中，虽然集中的时间不长，但也足够突出重要的信息、最后的截止时间等。传送单虽短，但仍需要打初稿，之后再进行修改。修改时要站在读者的角度，看看内容是否有遗漏。修改时要注意检查笔误，确保内容完整。
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示范提纲
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文件传送单需要写得简单而容易阅读。
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开头：陈述写文件传送单的原因。
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中间：简单地讲文件的内容，标记出重点。
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结尾：向对方表示感谢。
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这样做
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不要做
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·直截了当，第一句话就要点明写作的理由。
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·套用模板，让文件传送单更易阅读。如果篇幅比较长，一定要用副标题将文字划分开来。可以用粗体和其他颜色来强调重要内容和截止时间。
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·留下自己的联系方式，如果读者有问题可以直接与你联系。
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·事关你本人的声誉，行文不要草率。
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·不要漏掉截止时间和重要的信息。
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错误的例子…
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亲爱的陈小姐：
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根据副总裁阿里尔·邓纳姆在10月3日的要求，我们撰写了关于2011至2013年员工健康行动的跟踪报告。虽然没出什么错，但约翰并没能给陈小姐提供任何有效信息。如果她能在传送单上看到感兴趣的内容，才更有可能仔细阅读报告。
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更多信息请致电212-888-1111，或发邮件至jblock@industries.com。
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约翰·布洛克
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…正确的例子
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