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•计划安排
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•可以在家完成的事
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•可以在公司完成的事
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•社会公益事件
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•需要同伴完成的事情
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•与母亲医保相关的事
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•需要拨打的电话
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戴维·艾伦建议使用助记符来精细分类待办事宜列表，他将其分为四大类：
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•完成它
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•分配它
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•推迟它
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•放弃它
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艾伦给出了一个2分钟原则：如果你能够在2分钟之内处理完列表中的某一件事情，那么请立即处理（他建议每天都留出一点时间，比如30分钟，用于处理这些杂事，因为这些杂事可能会聚积成为大事）。如果某件事情可以由别人代劳，就把它分配下去。如果某件事情需要花费2分钟以上，就稍后再完成它。也许你只是将它延迟到了第二天，但你需要将它延迟到那些两分钟之内能处理完的事情之后。有些事情可能会变得不值得你花费时间去完成——优先性发生了改变。每天浏览索引卡，你可以丢弃那些不值得你花费时间的事情。
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一开始你可能会觉得这像是作业。你完全可以将这些事情都留在大脑中，难道不是吗？是的，你完全可以，但大脑结构决定了你很难有效地记住它们。而我们的作业实际上也不是那么烦琐。它能够让你思考，让你健康地神游。将一组卡片与另一组卡片进行区分，我们需要在新的组别中放置一张标题卡。例如，为了更好地找到某个组别，如果你的索引卡是白色的，标题卡可能就是蓝色的。一些人对索引卡系统的利用到了疯狂的程度，他们用不同的颜色来区分不同的类别。但这样只会让一张卡片很难从一组移到另一组，而索引卡的中心在于提高灵活性——每张卡片都能灵活地放在任何位置。当事件优先顺序改变时，你只需要改变卡片顺序，将它们放在任何你需要的位置。小的资料也可以单独写成索引卡。菲得洛斯有一部著作，专门讲述将想法、报价、资源以及其他研究成果都写进索引卡，他将其称为“便条”。写报告时最困难的莫过于决定每一部分的位置，而在便条的帮助下，我们只需要重新排列纸条的位置。
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他不需要问“形而上学的宇宙起源在哪儿”——这一几乎不可能的问题——他只需要拿起两张便条，问“哪一个放在最前面”。这样问题就简单了，他很容易就能找到答案。然后他再拿起第三张便条，将其与第一张对比，问“哪一个放在最前面”。如果新的这张便条需要放在第一张后面，那他又需要跟之前的第二张便条进行对比，这样他就有了三张便条的顺序结构。他只需要一张便条、一张便条地反复对比。
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使用索引卡的人会觉得很便捷。当你需要回听录音，甚至是快速回听时，听内容所花费的时间远远大于读内容的时间，这样做并没有效率。声音文档的分类很困难。有了索引卡的帮忙，我们可以分类，分类，再分类。
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波西格继续描述菲得洛斯的组织实验：“他尝试了很多不同的做法：用彩色塑料把手来表明二级主题和三级主题；用星星来表明事件的重要程度；用画线的便条来代表兼具感性与理性的主题；但这些都没能降低事件的复杂程度，反而让事件更复杂了。他意识到需要将这些信息先放到别处。”
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菲得洛斯的分类中有一类叫作“未消化的”。“这包含他工作时突然有的灵感，他在组织这些便条——在航海、造船，或者从事其他不想被打扰的工作时突然产生的灵感。通常，你的大脑会对这些想法说，‘走开，我很忙’。但这种想法对提高工作质量是致命的错误。”波西格意识到，他所得到的最好的灵感往往产生于做不相关的事情时。你没有时间去处理这些想法，因为你正忙于其他事情，如果需要花时间去思考所有想法，你将不得不停下手头的工作。对菲得洛斯而言，“未消化的”文件夹能够帮助他解决这一问题，“他只需要将便条放在那儿，直到他有时间、有意愿去处理时”。也就是说，这就是一个杂物抽屉，一个放置我们暂时不知道将物品放在哪儿的地方。
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当然，你也不需要随时随地都带着你的卡片——那些暂时搁置或需要以后处理的卡片都可以放在你的书桌上。为了让这个系统的效率最大化，专家们每天早上都会查看他们的卡片，这是他们每天必须做的事情，一旦在浏览卡片的过程中产生新想法，他们又会将这些新的想法写下来。事件优先等级的变更与卡片访问的随意性都意味着，我们可以将卡片放在任何对我们最有利的位置。
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对大多数人而言，待办事项列表中的很多事都需要我们做出决定，但我们并没有足够的信息来做出决定。例如，列表中有一件事情是“决定是否购买玫瑰阿姨商店中的辅助生活设施”。你已经看了很多，也收集了很多信息，但始终无法做出决定。早上浏览卡片时，你发现自己还没有准备好，腾出2分钟时间来思考自己需要什么，以便你做出决定。丹尼尔·卡尼曼和阿莫斯·特沃斯基认为，我们的问题在于在不确定的情况下做出了决定。你不确定将那些辅助生活设施放在家里的后果，这样就更难做出决定；你也担心如果做出了错误的决定你会后悔。如果更多的信息能消除这种不确定性，那么找出这些信息是什么，以及如何获得这些信息，然后——让这个系统为你服务——将它写在索引卡上。你可以参考其他家庭，也可以听听别的家庭成员的看法，也许你只是需要时间等待信息的到来。这种情况下，你可以在索引卡上写下截止日期，例如四天以后，然后再尝试做出决定。这里最关键的一点是，每天浏览索引卡时，你都需要做点什么——从现在开始就做点什么，你可以将它放在搁置一栏，也可以生成一项新的任务，来帮助你完成眼前的任务。
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索引卡只是无数大脑外部拓展设备中的一种，而不仅仅是某一个人的。保罗·西蒙（美国音乐家，创作歌手）会随身携带一个笔记本记录一些歌词、短句，这些歌词和短句可能会用在他的下一首歌曲中；约翰·R.皮尔斯——卫星通信的发明者，会随身携带一本实验室手册，用以记录需要做的一切事情，以及需要见的人。许多发明家的口袋里都会携带笔记本电脑用以记录、观察和提醒，包括乔治·S.巴顿（记录领导和战争策略的想法，以及每日得到证实的事情）、马克·吐温、托马斯·杰斐逊和乔治·卢卡斯。这些都是信息存储，而不是随机访问，一切都按时间顺序排列。它涉及大量网页的翻阅，但都适合它的主人。
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这种索引卡系统看起来很不起眼，也没有什么技术含量，但它建立在注意、记忆和组织神经科学的基础上。负任务模式和神游模式负责生成更多的信息，但这些信息出现的时间大多都不对。我们将信息写在索引卡上，可以扩展大脑。我们利用大脑内在进化的古老意愿进行分类，用以创建大脑记忆存储罐——一个当中央执行网络需要时，我们可以随时找到信息的罐子。你也可以认为，分类、大脑外化可以维持神游模式与中央执行系统之间的平衡。
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有序：关于心智效率的认知科学 第二部分
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