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组织原则2 如果已经有了既定标准，那么请遵照这些标准
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梅兰妮的厨房水槽下有一个回收桶和一个垃圾桶。其中一个是蓝色，而另一个是灰色。家门外，城市环卫部门给了她一个蓝色的垃圾桶（用于回收）和一个灰色的垃圾桶（放置垃圾）。她应该坚持现有的色码系统，因为它是一个标准，她没有必要去记忆两个不同的、对立的系统。
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组织原则3 不要保留那些你不会使用的东西
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如果你不需要某个物品，或者它已经坏到不能修理了，那么请扔掉它。埃弗里从她的抽屉中拿出了一支圆头钢笔，发现它已经坏了。她想尽了各种办法来修理它——滋润尖端，用打火机加热，不停地摇晃，在纸上不停地划。最终，她发现已经修理不好了。然后，她将这支笔放回了抽屉，拿出了另外一支钢笔。她（以及我们）为什么会这样做？很少有人知道究竟应该怎样才能修好一支钢笔，我们能修好一支钢笔的概率是很随机的——有时我们能修好，有时不能。我们将它放回抽屉，想着也许下一次能修好它；但是抽屉里面已经塞满了各种钢笔，有些能写，有些不能写，这会耗费大脑的精力。所以，最好将那些不能用的扔掉；或者，如果你无法忍受这样的想法，请指定一个盒子或抽屉存放这些钢笔，也许某一天你会再次尝试修理它们。如果你还保留着电视机的备用橡胶脚垫，但电视机已经不再工作，那么请扔掉这些橡胶脚垫。
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我猜测，当这本书出版时，人们应该还会观看一种叫作电视机的东西。
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数字家庭
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多年的研究表明，人类的学习受环境与地点的影响。为了某个考试，一直在他们居住的房间里学习的学生，往往会比那些在其他地方学习的学生考得更好。即使离开很长一段时间，当我们再次回到儿时居住的地方时，很多被遗忘的记忆就会被唤醒。这就是为什么我们需要给所有物品都安排一个指定的地方——如果能够将某个物体与特殊的空间位置相联系，海马体就能够记住这些物体。当现代家庭变得越来越数字化，那又会怎样呢？越来越多的迹象表明，我们中的许多人会在家工作或者办公。
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开发海马体记忆存储自然特性的其中一个办法就是，为我们所做的不同工作创造不同的工作空间。但现在我们却使用同一部电脑管理财务收支，回复老板的邮件，网购，观看猫弹钢琴的视频，分类爱人的照片，听最喜欢的音乐，支付账单，阅读每天的新闻。毫无疑问，我们无法记住所有的事情——大脑的设计结构决定了我们无法在一个地方存储如此多的信息。也许现在看来，对很多人而言，这个建议的成本还有些高，但随着电脑价格的下降，很快我们就能实现：如果能够用一种设备存储一个领域的信息，我们将受益匪浅。与其使用电脑来观看视频、听音乐，我们不如用更精巧的设备（iPod，iPad）来完成这些事情。我们用一个电脑处理私人事件（对账单、查税），另一个用来处理个人娱乐事件（安排旅行、网购、分类照片），还有一个用来处理工作。我们在每个电脑桌面都创建不同的桌面图案，这样，视觉系统就能提醒我们，让我们进入每个电脑区域所对应的空间记忆环境之中。
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神经病学家兼作家奥利弗·萨克斯进一步认为：如果你需要在工作时处理两个完全不同的项目，那么请选择不同房间的桌子或区域来完成任务。仅仅是位置的转换就可以摁下大脑的重启按钮，拥有更有效率、更有创造性的思维。
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我们现在还无法实现拥有2~3台不同的电脑，但现代技术已经发明了便携式存储器，可以容纳整个硬盘的东西——你可以使用一个存储器装娱乐有关的东西，另一个装工作有关的东西，或者是跟个人经济有关的东西。你也可以在计算机上使用不同的用户模式，创建不同的桌面图案，放置不同的文件，设计不同的外观。这些都利用了以位置记忆为基础的、受海马体所支配的差别分类。
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我们大量的信息源实际上还没有实现数字化。要知道，大多数信息我们都是从纸张上得到的。如何处理和组织家中各种各样的纸张，针对这一问题，两大学派正发起一场争论。这些纸张包含器具和各种电器或电子设备的操作手册，产品和服务保修卡，支付账单，取消的支票，保险，以及其他日常商业文档和收据。
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第一大学派——微软工程师（前雅虎、联想、苹果公司工程师）马尔科姆·斯莱尼提倡将每件事情都扫描成PDF（便携式文档格式），然后存储进电脑。家用扫描仪相较而言还不那么昂贵，手机上也有很好的扫描软件。马尔科姆认为，如果需要记住某些事情，你可以扫描它，取个文件名存入文件夹中，这样以后就可以快速找到它。请使用OCR（光学字符识别）模式，这样PDF就是可读的，而不仅仅是一张图片。电脑的搜索功能也可以帮你找到所寻找的关键字。数字存档的好处在于它不占用物理空间，也很环保，还可以电子搜索。此外，如果你想与其他人（你的会计师、同事）分享某个文档，由于是电子文档格式，你可以简单地将它添加进附件里。
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第二种学派的创始人，我称其为琳达。琳达担任某《财富》100强企业老总的秘书已经很多年了。她曾经要求匿名，以保护老板的隐私（多好的秘书啊！）。琳达倾向于为每件事都保存纸质文档。纸质文档的优势在于它几乎是可以永久保存的。伴随科学技术的不断进步，数字文档的可读时间大约为十多年；但纸质文档可以保存上百年。许多计算机用户，当他们发现自己的旧电脑无法工作时，都陷入了莫名的警醒状态；我们几乎不可能买到一个跟旧电脑拥有一模一样操作系统的电脑，新的操作系统也无法打开所有的文档。金融档案、税收回执、图片、歌曲——这些几乎都消失不见了。在大城市，几乎很难找到将你的旧文件格式转变成新文件格式的服务，即使有这样的服务，也会很贵、不完整且不尽如人意。电子文档是免费的，但你的付出与回报也是成正比的。
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纸质文档的另一大优势在于它不会被轻易改动或编辑，也不会感染病毒，即使没电了你也可以阅读。虽然纸质文档可能会被大火烧毁，但你的电脑也同样可能会被烧毁。
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尽管马尔科姆和琳达都各持己见，但他们都保管着许多并非他们首选格式的文档。有些时候是因为这些信息就是以那种格式传递到他们手中的——网购收据以电子文档的形式通过邮件发送；小公司的账单仍然通过邮递方式传递。
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总有一些办法可以分类电子的和纸质的信息，以扩大它们的实用性。最重要的是，它们能够很便捷地被检索到。
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对纸质文档而言，最佳系统仍然是最经典的文件柜。目前最先进的是悬挂式文件夹系统，由弗兰克·D.乔纳斯发明，牛津归档供应公司于1941年取得专利，该公司后来发展成为牛津便达飞（Pendaflex）公司。牛津大学和秘书学院为创建文件夹设计了很多原则，这些原则都以“更简便地存储、检索文件”为核心。对于数量较少的文件，例如小于30个文件，根据主题按照字母顺序排列标记分类已经足够。如果大于这一数字，通常给出大类再按字母顺序排列，例如家庭、经济、孩子等。我们还可以利用物理环境来区分这些类别——例如，文件柜有不同的抽屉，可以包含不同的更高类别的分类；或者在一个抽屉中，不同颜色的文件夹或文件标签可以让我们更快速地识别分类。一些人，尤其是那些患有注意力缺失症的人，当打开抽屉无法看到所有文件时，他们会感到恐慌。在这种情况下，开放式存档车或存档架可以避免文件被隐藏在某一个抽屉中。
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传统存档系统（将纸张放进悬挂式存档文件夹）经常告诉我们，我们不应该在一个文件夹里面只放一张纸——这样太没有效率了。存档的目的在于将纸张进行分类，这样文件夹里面可以存放5~20张的不同文件。如果少于这个数量，浏览大量文件夹标签将会变得很困难；如果超过这一数量，你又会花大量时间翻阅每个文件夹中的内容。这一原则也适用于家庭和工作分类。
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创建一个家庭存档系统并不仅仅是为每个文件夹都贴上标签。你最好按计划进行，腾出时间思考你需要存档的文件究竟有哪些不同的种类，拿出那些未来好几个月都用得上的纸质材料开始分类，你需要创建一个能概括它们的上级分类。如果你的文件夹总数较少，例如小于20个，你只需要为每个文件夹确定一个主题，然后按照字母顺序排列；但如果文件夹总数超过这个数量，在需要这些文档时，你会花大量时间寻找。你可以有类似这样的分类：财务、家用、私人、医药、杂物（这是你系统中的杂物抽屉，用于放置那些不适合任何其他抽屉的物品：宠物疫苗记录，新版驾照，明年春天想去的地方的旅游手册）。特殊、特别的文档应该存放在一个单独的文件夹中。也就是说，如果你有一个单独的储蓄账户、支票账户、退休账户，你一定不愿意将它们都归类为“银行账户”；你会希望每个账户都有自己的文件夹。这一原则也适用于其他事物。
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存档、分类所需的时间不应该比你找寻物品的时间更长。对于那些经常用到的文档，例如健康记录，可以采用最便于查找的存档与分类方式——为每位家庭成员都创建一个单独的文件夹，或者按照类别创建文件夹，例如普通医疗、牙医、眼科等。如果你有大量文件夹只装有一张纸，请将它们概括进一个主题。为那些经常用到的重要的文件创建一个单独的文件夹，例如护照、出生证明或者健康保险政策。
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所有这些原则都适用于物理世界，也适用于计算机上的虚拟文件和文件夹。计算机最明显的优势在于，你可以完全不对文件进行分类，计算机的搜索功能会帮助你很快找到所需要的东西（如果你能记得它们的名字）。但这会增加你的记忆负担——你需要记住并回忆起所命名过的所有文件名称。对文件及文件夹进行细分的最大优势在于，你可以重新发现那些已经遗忘了的文件。这就将你大脑的记忆外化到了计算机之中。
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如果你真的赞同为所有重要文件做电子备份，可以创建大量灵活的相关的数据库和超级链接。例如，你可以在Excel（微软公司开发的一款试算表办公软件）中创建一个个人账户，将所有的收据与发票都扫描成PDF格式。在这个Excel表格中，你可以创建一个连接到你电脑的链接。当需要“奥维斯钓鱼外套”的收据与发票时，你可以在Excel中搜索“奥维斯”，点击单元格，就可以找到收据并发送给客户服务部门。当然，并不仅仅是财务文件才可以这样进行链接。如果你需要在研究论文中引用一篇文字文档，可以将这些文章创建链接到你的硬盘、公司服务器，或者云端服务器。
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谷歌前首席信息官、工程部副主席道格·梅里尔认为，“组织信息的原则不是——也不应该——适用于所有人”。但是，仍然有些基础的东西我们可以采纳，例如创建待办事项列表，随身携带笔记本或索引卡，或者“将所有物品都放在一个固定的位置，并记住这些位置”。
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虽然我们的家中也有办公室，也会在家支付账单，但这一切却并不像是一个家。家不涉及存档。你希望在家是什么感觉？很平静？严格控制你的每一分钟？你通常会在家干什么？如果你跟大多数美国人一样，那么你会肩负着多重任务。21世纪前10年的流行语已经不是只会在工作中出现。智能手机和平板电脑都已经走进千家万户。
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我们的手机已经变得像瑞士军刀一样，囊括了字典、计算器、网页浏览器、电子邮件客户端、游戏、预约日历、录音、吉他调谐器、天气预报、GPS（全球定位系统）、文字编辑器、推特、脸书的更新、手电筒等多种功能。它们比IBM公司（全球最大的信息技术和业务解决方案公司）总部30年前最先进的电脑还要强大，还能做更多的事情。我们无时无刻不在使用它，从21世纪填鸭式狂热的每件事，到空余时间的每分每秒。走在大街上，我们还在发着短信；在排队的同时，我们还在发着邮件；与朋友共进午餐时，我们还在关注着朋友圈的更新。在舒适安全的住所内，在厨房的柜台边，我们能一边用智能手机写着购物清单，一边听着有关城市养蜂的奇妙信息的广播。
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