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与自主性相关的事实是，大多数员工都容易因自身的收获而激发动机，而不是工资。管理人员倾向于认为只有他们自己会因内部需要而被激发例如自豪感、自尊，做一些值得的事情；而员工们除了工资，对其他事情都不太在意。但研究显示，事实并非如此。老板将员工的动机归因为肤浅的动机，显然低估了员工的思维深度，从而无法给员工提供真正能激发他们的任务。以加利福尼亚州费列蒙市通用汽车厂为例。20世纪70年代，费列蒙市通用汽车厂是世界上最糟糕的汽车厂之一——问题泛滥，缺勤率达到20%，工人们蓄意破坏汽车。老板认为员工都是没头脑的白痴，员工也确实这样表现。员工无法掌控自己的工作，他们只是被告知完成自己工作相关的信息；他们无从知晓自己的工作是怎样融入工厂或整个公司大的图景的。1982年，通用汽车公司关闭了费列蒙市的工厂。几个月之后，丰田汽车开始与通用汽车合作，重开了这家工厂，返聘了90%的原来的员工。丰田的管理方法基于这样一个概念：那些渴望以工作为傲、渴望知道自己的工作怎样呼应全局的人，一旦有机会，他们就有能力取得进步并减少失误。在一年的时间里，还是相同的员工，这个工厂成为通用汽车公司旗下最好的团队。工厂的缺勤率下降到2%以下。唯一改变的事实只有管理人员对员工的态度。管理人员尊敬员工，就像尊敬其他管理层一样尊敬他们——作为内在动力，负责任的团队成员拥有共同的目标。
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谁能始终保持最高效率？这是一个很难回答的问题，因为效率本身就很难定义。效率在不同时期和世界不同地方都有着不同的内涵。但我们可以说莎士比亚很多产。在世的52年，他完成了38部戏剧、154首十四行诗和两部长篇叙事诗。他的大多数作品都是在最高产的24年间完成的。这些都不是普通的作品——它们是历史上最受人尊敬的作品。
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我们也可以认为托马斯·爱迪生很多产，他一生有接近1100项专利，其中包括一些改变历史的专利：电灯、电力设施、录音、电影。1984年，他还引入了付费点播的方式。这两个人都有一个共同点——与莫扎特、达·芬奇等伟人共有的特点——他们都是自己的老板。这也就意味着，很大程度上，他们活动的心理控制都属于内控。当然，莫扎特也会有任务，但这在限制性的系统内他可以做任何想做的事情。做自己的主人需要遵守很多规矩，但对于那些能够成为自己主人的人，他们的回报可能就是高产出。
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其他因素也能提高效率，例如成为早起的鸟儿。研究显示，早起的鸟儿比夜莺更愉快、更勤恳、更有效率。有规律的作息，例如安排时间锻炼，能让我们获益匪浅。地标剧院和达拉斯小牛队的老板马克·库班，与许多首席执行官和员工对会议有着相同的看法：开会通常就是在浪费时间。但协商与征求大众意见除外。但即使是这种会议，时间也不应太长。制定严格的议程，然后给出时间限制。25年来，沃伦·巴菲特的记事本几乎是空的——他几乎不会计划任何事，他认为，开放性的计划才是他高效率的关键。
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文书工作
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企业增值的良好开端源自对人的良好组织。但人类——我们每个人——怎样开始组织如洪水般侵占我们工作与私人生活方方面面的文件呢？纸质文档与电子文档的管理效率对公司而言，已经变得越来越重要。现在，我们是否想过拥有一间完全没有纸张的办公室呢？自1980年开始，纸张消耗已经增加了50%。现在，美国一年的纸张消耗量为7000万吨。这相当于每个男性、女性以及儿童都消耗了467磅（1磅=0.4536千克）或120000张纸，相当于用掉了6棵40英尺高的大树。我们是如何消耗这么多纸张的？我们又该怎么办呢？
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19世纪中期以后，随着公司规模的不断扩大，员工也开始分布到更多的地方，公司发现有必要对发送出去的信件备份，他们要么选择手写要么选择影印机，也就是后来的复印机。收到的信件通常会放在归档桌子和柜子中，有时会被分类，有时不会。那些重要信息如发件人、日期、主题，都会被写在信件外面或信封上帮助随后分类。在当时，公司收到的信件还很少，所以，这个系统很好管理——在找到正确的信件之前，他们可能也许需要浏览几封信，但这并不会花费太多时间，这与孩子们的纸牌记忆游戏差不多。
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这一游戏基于20世纪60年代休·唐斯主持的电视游戏节目。在家用版本中，玩家建立一个正面朝下的纸牌矩阵——可能30张牌中6张一行，一共5行（游戏开始时，你有两副纸牌可以选择配对，使矩阵中的纸牌都有一个相同的纸牌）。第一个玩家翻两张纸牌，如果它们匹配，玩家可以保留这些纸牌；如果它们不匹配，玩家轮流放回纸牌，并将纸牌朝下，接下来就该下一个玩家翻牌。能够记住之前翻过来的纸牌位置的人在游戏中占据优势。这种能力存在于我们的海马体——请记住，这是伦敦出租车司机大脑中尺寸更大的位置记忆系统。
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当我们尝试寻找某个文件或家庭用品时，所有人每天都会使用这种海马体空间记忆。我们通常都有一个清晰的概念；物品到底在哪儿，它的旁边都有什么其他物品。认知心理学家罗杰·谢泼德的整个存档系统就是排满他办公室的一摞又一摞的纸张。他知道每个文件具体在哪一摞以及大概位置，这样，他就可以减少使用空间记忆进行搜索的时间。同样，在文字办公初期，人类在文件夹中找寻分类文件时，依靠的也是办公室职员的空间记忆。空间记忆可以非常非常好。松鼠可以定位它们掩埋的数百颗坚果——它们不只是通过气味。实验结果表明：它们会优先寻找自己埋藏的坚果，而不是其他松鼠埋藏的坚果。然而，到了19世纪，再在大量文书工作或信件中找到正确的那个就开始变得费时和令人沮丧了。
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文件架存档系统是人类尝试将记忆外化、提高大脑处理能力的第一次现代尝试。人们会记录下重要的信息，以便稍后验证。但这种系统存在一定限制：人类大脑需要记忆每个文件的位置。
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文件架存档系统的下一次发展是……更多的文件架！伍顿桌（1874年取得专利）精选了100个存档场所，并承诺广告商人，它会成为那个“局势掌控者”。如果某个系统能够对文件架标签分类——通过客户的姓氏、订单到期日，或通过一些其他的逻辑方案——那么，这个系统一定可以运转得很好。
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但最大的问题在于每个文件都需要折叠以适应文件架，这意味着它必须打开才能加以识别和使用。19世纪晚期，这一系统出现了第一次大的进步：平面文件。平面文件可以保存在抽屉中，装订成册，或放在柜子中，这大大提高了搜索的效率和能力。平面文件可以折叠，也可以展开。折叠时，文件往往是按顺序存储，这也就意味着人们必须大致知道每个文件到达的时间，以便对其定位。更灵活的平面文件松散地存储在箱子或抽屉中；这让文件得以在必要时进行排列、重排或删除，就像我们在第2章提到的深受菲得洛斯（和许多高成就人士）推崇的3×5索引卡。
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19世纪晚期，平面文件存档系统进一步发展，出现了信封大小的文件盒系统，类似于现在大多数文具店仍有的存档系统。信件可以按照字母顺序或时间顺序进行缝制、粘贴或插入。1868年，平面文件柜引入——文件柜内包含几十个平信大小的抽屉，像大型图书馆卡片目录一样。这些抽屉可以按照之前提到的方式进行组织。通常，人们按时间、字母顺序排列，也可以按照专题，将抽屉里的东西进一步排列。大多数时候，抽屉里的内容都是未经分类的，使用者必须浏览文件内容才能找到正确的文件。麻省理工学院管理学教授、商业通信的世界级专家乔安妮·耶茨，对这一问题是这样阐述的：
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在开放的文件盒或横向文件柜中定位一封信件，其上所有的信件都需要被拿出来。由于横向文件柜中字母顺序或数字顺序指定的抽屉都按照不同等级塞满了信件，信件会从常用的存储档案或资料腾出来按照不同的等级备份。抽屉不能放得太满，因为当打开抽屉时，文件很可能被抓破或抓坏。存档内容过多时，信件盒子就需要从架子中拿出来打开，这本身就是一件费时的事。
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正如耶茨所说的那样，一份文档本身是否是常用档案，本身就很难定义清楚。此外，如果用户想扩展常用档案，还需要反复将一个盒子里的文档放进另一个盒子，这需要将文件柜中好几十个箱子都搬出来，为新的盒子腾出空间。
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为了防止文档丢失，把文档按照顺序存放，1881年，一种新的环形系统产生了，这就类似于我们今天使用的三孔活页夹。环形平面文件的优势是巨大的，它能够提供随机接入（像菲得洛斯的3×5索引卡系统），减少文件丢失风险。即使环形平面文件有如此大的优点，也没能成为占主导地位的存储形式。在接下来的50年中，横向文件及文件书籍（绑定并胶合）成为办公室标配。1898年，类似我们今天使用的立式文件开始引入。当时的背景决定了这种立式文件是很有用处的。复印技术的改进，增加了需要存档的文档的数量；“系统管理运动”增加了文件和信件的数量；1876年引入的用于图书管理的杜威十进制系统主要依靠抽屉中的索引卡片，由此，立式文件逐渐被大众熟知。现代打字机的发明加快了文件制备的速度，文件数量开始显著增加。梅尔维尔·杜威创建的图书馆局，发明了一种包括立式文件、索引、标签、文件夹和橱柜的文件存档和管理系统。该系统在1893年芝加哥世界博览会上获得了金奖。
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按照字母顺序排序，立式文件能够最好地发挥其作用。影响这一系统早期产生的一个因素在于：18世纪之前，人们都还不懂得字母系统。历史学家詹姆斯·格雷科认为，“17世纪末，一位受过教育负责采购书籍的英国人，可能一辈子也不会遇见一组排列有序的字母系统。”可见，字母系统没有成为首批存档方式的原因仅仅在于，大多数读者都没有这样一种意识：按照字母顺序，H是在C的后面。现在，我们会认为这是理所当然的事情，因为所有学龄儿童都要求记忆字母顺序。此外，直到18、19世纪，拼写才开始引起人们的重视。因此，在那之前，字母系统都是不实用的。人类历史上第一批字典就曾面临过怎样排列单词的困惑。
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当20世纪立式文件成为标准的时候——在此基础上，1941年，弗兰克·D.乔纳斯发明了悬挂式文件夹——这一系统提供了很多我们现在看来理所当然的好处，但这的确是几百年来的一项创举：
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1.文件可以打开，不必折叠，使用者可以快速查阅其中的内容；
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2.便捷的处理与访问：放在边缘位置的文档能够更方便地处理；排列在此之前的文档不需要移开；
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3.相关文档可以放在同一个文件夹中，然后再在文件夹内部进行分类（例如，日期、主题或作者）；
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4.整个文件夹可以很方便地从柜中取出；
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5.与之前使用的活页系统不同，这个系统中的文档可以单独从系统中取出，可以任意重新分类或重新存档（菲得洛斯原理）；
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6.当文件夹塞满的时候，其中的内容可以很便捷地重新分配；
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7.这个系统可以随意扩展；
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