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以上四项工作中,必须花最多心思和时间的工作是(A),其次是(B);而最简单的工作应该是(D)。因此,我会先从(D)着手。像这样把工作一一列出来,再安排工作的先后顺序,处理事情的过程就会更顺畅。因为不管是什么工作,只要完成之后大部分的人都会很有成就感,并且更有斗志,这时候就能一鼓作气,把最困难的(A)项和(B)项轻松搞定。
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我不建议各位先做困难的工作,因为那需要非常坚定的意志才能完成。如果是意志不够坚定的人,做事时还是从简单容易的小事开始着手比较实在。
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通过简单的小事,掌握做事的常识
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有哪些事曾经让你还没开始就觉得做不到?把你在工作和生活上想要实现的愿望写下来,并把它简化成容易做到的事。
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做事的常识:事情一来,马上就知道怎么做 04 事前有准备,通常能事半功倍
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虽然这只是我个人的经验,但我还是认为办公桌的整洁度与工作效率成正比。
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过去,我总是被工作追着跑,办公桌永远堆着处理不完的文件,乱到不能再乱。每当我想要整理桌面时,却又告诉自己:“虽然我知道应该把桌面整理干净,但现在还有更重要的事要做,等我把项目做完之后,再来整理好了。”当然,最后我的桌面还是非常乱,没有一点变整齐的迹象。
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现在就不一样了。因为我发现,整齐干净的办公桌不只看起来清爽,还能提高工作效率。因此,即使工作再怎么赶,我还是会先整理好桌面,再继续工作。
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通常愿意花时间动手整理的人,反而能提前结束工作。这是因为经过整理的桌面,能省去找文件或文具的时间,让工作节奏更紧凑,做事会更有干劲,工作效率也会因此提升。
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相反地,面对杂乱的办公桌,只会令人沮丧,还没开始做事心情就焦躁不安。所以,在开始工作前,务必先动手整理工作环境,这样能让你保持愉悦的心情,并且更有效率地工作,更快达成目标。
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零碎时间,你会利用吗?
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对于第一次见面的客人,以及曾经送礼给我的朋友,我会寄出自己亲笔书写的谢卡,向对方表达感谢。不过,虽然只是一张谢卡,还是要表现出自己的心意,不能太随便。
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写一张谢卡至少需要十五分钟的时间,有时候甚至需要半个小时以上。如果优先处理其他比较重要的工作,这件事很容易会一延再延,没办法顺利做完。
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因为写谢卡的过程总是不太顺利,不知不觉中,每次当我想到要写谢卡,就会觉得压力很大。虽然这只是一件简单的工作,但是,开始一样充满困难。
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后来,我想到一个解决的办法,就是利用工作的空当,完成可以在十五分钟内写完的谢卡。于是,我的工作行程表中,只要是通勤时间,或会议的中场休息时间,就会看到“写谢卡”这三个字。
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不过,说永远比做容易。每当我准备好开始动笔时,总是会遇到各种状况。像是:公文包里忘了放写谢卡专用的笔;要在那么多信封上写同样的寄件人地址,想到就没力;忘记在签名处盖落款章,等等。因为开始的过程非常不顺利,让我忍不住觉得:“唉!这个办法实在太琐碎又太麻烦了,不如在公司处理还比较容易。”所以,没多久我就放弃了利用工作空当写谢卡的计划。
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但是,经过认真思考之后,我发现如果能够利用工作中的零碎时间,其实是很有效率的方式。因此,我决定检讨失败的原因,重新设定计划。于是,我开始思考:“有什么方法可以让我把谢卡顺利写好并寄出去呢?”
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经过检讨之后,我马上找出问题,就是没做好事前准备。找到问题之后,自然就能得到解决的方法。
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做好准备,随时都能轻松开工
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解决利用工作空当写谢卡的方法,就是做好事前准备工作。首先,买好一百张明信片和邮票。然后,刻一个有公司地址、职称和我的姓名的大图章,并且准备好落款章。接着,在一百张明信片的正面贴上邮票、盖上地址图章。像这样先做好准备,等到开始写谢卡的时候,只要再填入收件者姓名和地址,写好感谢的话并到邮局寄出,工作就完成了。
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另外,为了节省时间,在谢卡的最后则用红色的落款章代替签名。不过,还是要让对方感受到自己的诚意;因此,我会针对不同客户,准备各种手刻的感谢章,当然,这些印章也是我事先准备好的。
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因为已经做好充足准备,在写谢卡的时候,只要从这些事先盖好印章的明信片中,挑选出符合收件者特性的印章就可以了。
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