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把碎片化时间用起来 第三章：让沟通更省时的技巧
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使通信变得过于方便的电话成为导致工作中断的原因，从而渐渐成为工作的障碍。通过将电话替换为传真，能够大幅节约联络所需要的时间。
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（1）电话——问题百出的联络手段
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电话是最好的手段吗？
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在当前社会，不同地点之间的联络大部分都是通过电话进行的，电话给我们的生活带来多么大的利益，这一点不用再说(1)。
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但是，电话也是导致时间浪费的元凶。就我个人而言，把一整天都耗在打电话上也不罕见。这种时候我会觉得自己完成了大量的工作。然而，这只不过是错觉。实际上，我并没有在什么事情上取得进展，最终只能是“没有着手重要的工作”。因此，摆脱这种状态是时间管理的重要课题。
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电话真的是最好的联络方式吗？
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我们有必要试着认真反省这一点，只需认真思考一下就会发现，电话存在很多的问题。
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时间碎片化事件
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从接电话的这一方来看，最大的问题就是电话总是在工作的过程中若无其事地插进来。无论我们正在做多么重要的工作，都不得不中断。通话本身会耗费时间不用说，工作被中断是很大的问题。
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关于“中断综合征”，在第二章的（1）中已经讲过。通常电话结束后，我们就会进入一种患了失忆症似的状态。看到桌子上散乱地放着写到一半的文件，这才想到“可能刚才正在做这个工作吧”。但是，至于刚才正在想什么，不多想几次是想不起来的。在写稿子的过程中，正在顺着思路写的时候，电话突然插进来的话，就会削弱气势，很难再回到原来的状态。此外，忘记重要想法的情况也会经常发生。
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如果对电话的随意插入置之不理，就不只“中断”这么简单了。我们一整天的时间都会被分割得零零散散的，这就是“时间零碎化事件”。
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电话在最坏的时机打来
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除此之外，电话还有其他几个问题。一是由于电话来得突然，接电话的那一方的状态会被打乱。例如，关于调整会议日程的电话打来。为了寻找手账，我们翻皮包和口袋，拨开桌子上的文件，却怎么找都找不到。如果让对方稍等，我们又会感到过意不去。因此，即使日程安排上有些勉强，我们也会接受。但是，仔细考虑过这个日程与其他计划的关联等事项之后再做决定，不是更好吗？
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在大部分的情况下，电话都是突然打来的。从接电话的那一方来看，那就像遭受了突然袭击。尽管打电话的人的本意并非如此，可结果还是会变成这样。实际上，人们100%认可打电话那一方的自由，却几乎没有考虑到接电话人的情况。仔细考虑一下我们就会发现，这是毫无道理的事情。
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即使打电话的一方有所顾虑地问“现在方便吗”，接电话的一方也很难说“现在很忙，希望您待会儿再打过来”，因为这样回答会传达一种不重视对方的信息。事实上，你能在社长打来的电话里这样回答吗？虽然打电话的人会说“很抱歉给你打电话”，但在很多情况下，这并不是为电话的突然插入所表达的歉意，而是为没能登门拜访所表达的歉意。
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这样的手段光明正大地被认可本来就很奇怪。由于工作性质的关系，在很多情况下，我都属于接电话的那一方，因此，我想要主张接电话那一方的权利。
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开场白问题
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电话的另一个问题就是，如果打电话的人不得要领，就很难清楚地传达要办的事。事实上，无论多么精明强干的人，要用电话向初识的人快速传达要办的事都是比较困难的。
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例如，委托写稿的电话通常是这样的——
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“我们的杂志是这种性质的……（很长的说明）。这次，我们决定做个特辑号。这个企划的主旨是……（很长的说明）。因此，我们希望您能帮我们写一下这方面内容的稿件。其他的执笔者是这些人，字数是……截止日期是……”
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但是，接电话的这一方首先想听的是截止日期。因为如果在截止日期之前的工作都排得满满的，即使听到了其他的注意事项，也是没有意义的。然而，不听到最后截止日期是不会出现的。因此，我就必须中断工作，记下对方的说明。
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比较合理的做法是，颠倒一下顺序。首先传达截止日期与字数，如果这些没有问题，接着再说主题，然后再说明背景，应该这样推进。但是，这种说话方式是难以做到的。
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