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现在,在你清单上两个最重要的任务前标上星号。一般来说,最重要的两个任务的价值占整个清单上所有任务的80%。关键是用素食原则诚实地找出这两个任务。设法从其中一件任务入手,作为一天工作的开始,并争取在午餐前完成这两件任务。千万不要把它们留到下午再去做。
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如何谋划一个干劲儿十足的上午
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在浏览别人的时间管理表时,我最关注他们每天的第一个小时都做些什么事情。我发现,除了查收电子邮件之外,他们几乎没干什么。
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一般人会花1~3个小时:
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• 查收电子邮件。
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• 回复语音留言和电话。
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• 接待到访者,处理他们的紧急要求。
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• 和同事或自己的上司说说话,或是建立人际关系。
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技巧:
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这个时间段应控制在15~30分钟,这样你才能快速开始第一项“素食”工作。让素食原则为你所用,并形成规律,使你每天在午餐前完成更多工作。
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以下介绍一种开始工作的新方法,可以帮助你在上午完成更多的工作。比如,你从上午8点开始工作:
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8:00~8:15
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当你早上查收电子邮件、收听语音留言时,只寻找有没有“素食”。比较邮件和留言中的事情,以及你前晚计划中的“素食”。如果你找到了“素食”,将其添加到你的清单,然后退出电子邮箱,将电话设置为语音留言状态,并投入清单上所列出的工作中,关闭电子邮箱的通知功能。
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8:15~9:15
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处理最大的“素食”工作或最重要的任务。这段时间是一个小时。设法拖延这个时间段内出现的任何干扰。告知对方一旦你完成了“素食”工作,就会尽快回复他们。
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9:15~10:15
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完成你的“素食”工作,查收电子邮件、收听语音留言并允许他人干扰。寻找“素食”并尽快回复。在这60分钟内尽可能多地处理他人的要求。
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10:15~11:15
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一旦你做完上面这些工作了,立即退出电子邮箱,再次把电话设置成语音留言状态,并设法拖延这个时间段内出现的一切干扰。将注意力集中在第二个最大的“素食”上,并花一个小时处理它。
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11:15~11:30
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当你完成第二个“素食”后,可以回复那些不太重要的电子邮件和电话。在午餐前继续恢复自我控制。你将发现在这个时间段,人们对你的反应很迅速(干得漂亮)。
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11:30~12:15
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利用午休时间制订下午的计划,让自己头脑清醒地迎接下午的工作。请记住,不要边吃饭边干活儿。否则,不但每一件事都会更浪费时间,而且每件事情都干不好。
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技巧:
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请记住,吃午餐的时候坐在你最大的干扰者对面。因为他们在吃午餐,你们之间将会相安无事,而且你可以把第三个“素食”工作(最大的干扰者要求你做的工作)做完。当干扰者吃完饭回来后,你可以离开。这将有助于你避开干扰。
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