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将会议安排在下午
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会议有三种类型:
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• 介绍情况。
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• 制定决策。
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• 头脑风暴。
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如果需要做决定或酝酿新的点子,这种会议就应该定在上午开。如果是介绍情况或最新动态的会议,就应该安排在下午。如果你上午的时间全都在开会,你哪里还有时间去做最重要的工作?
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充分利用你的能量循环
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每个人每天至少有3个能量循环。75%的人,最旺盛的能量循环是在上午,下午稍微差一些,晚上的能量循环最微弱。但是,为什么晚上的能量循环(当你还在加班时)却常常显得很旺盛呢?因为大家都走了,没有任何人可以干扰你。
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因此,你必须保护上午的黄金时间。我建议你在上午不要安排会议、退出电子邮箱、把电话设置成语音留言状态。将每天的第一个小时空出来,这样你才能至少完成一项“素食”工作。
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我花了很长时间才搞明白,别人是在利用我最好的工作时间来做他们的事情。他们将我一天当中效率最高的时间挥霍了,而且我同意他们这么做。如果我没有充分利用上午的时间,关键的任务和项目就不得不推到下午,在我工作效率低的时候去做。于是,我每天需要花更多的时间去完成工作,最后我只能熬夜工作。
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撬动小组能量一小时
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召集你的团队或小组,每个上午抽出一个小时的时间,大家一起抵制:
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• 当面干扰。
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• 制造噪声(大声说话)。
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• 建立人际关系。
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• 不使用免提功能。
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• 处理无关紧要的问题。
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所有人都将注意力关注在“素食”原则上,看看在没有干扰的一个小时内大家能完成多少工作。这需要依靠整个团队的努力,并将成为增进同事之间友情的动力。当有效的一小时结束后,休息一会儿,看看每个人都完成了多少工作。(结果一定会让大家大吃一惊!)
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不再挑灯夜战
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加班加点工作的人数在急剧增多。别再溜到电脑前查收和发送电子邮件,或继续做你当天还没完成的工作。这么做只会给你第二天上午的能量循环施加压力。能量循环将转向不利于你的一面,你将从一个“上午”工作效率高的人,转变成一个“下午”工作效率高的人。
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如果你一直工作到很晚,时间一长,你就会在自己的日程安排表中添加这段加班时间,因此,每天用较少的时间完成更多工作的紧迫感就会降低。如果你不想让自己晚上在家加班的话,把控好上午的时间就变得格外重要。有一句谚语是这样说的:说话看场合,做事看时机。问问自己,“如何才能在上午完成更多的事,从而不用把工作带回家”。
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还有一个顾虑,如果你对工作感到厌烦或疲惫,最终会导致你的工作效率低下,拖沓的概率也会越高。
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如何让一个星期更高效且你干劲儿十足
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