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既然你已意识到人性对选择任务有重要作用,那么你就必须放慢节奏,想清楚自己选择某项任务的动机。如果你能更快地选择,并完成关系到你的目标、上司的任务和关键项目的任务,每天你就能提前结束工作。
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判断并处理优先次序
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确定工作优先次序的第一步,是记录你每周的时间安排。大家要看一看自己的时间究竟是怎么花掉的。很多人似乎只是在“随大流”。
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当我客观地看待自己的“时间管理表”时,发现自己也有这样的问题,在收到任务和项目时,大家还需要掌握更多的信息。我发现,与其猜测或推测正确答案,不如直接提问来得快。请记住,推测不但更费时,而且容易出错,出错的概率是50%。
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(如果你已完成了时间管理表,那么现在是你练习书中提到的方法和技巧的最佳时机。所有做过这项练习的人,都从中得到了收获,激励他们提高自己的组织技能。)
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确定优先次序
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确定优先次序的方法有两种:
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• 传统的aBc优先排序法。
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• 新型的“充分利用时间”法。
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人们在确定工作的优先次序时,通常会根据对方的性格或他们在公司中的职位进行猜测。我推荐的这两种方法,能帮助你提高确定优先次序的速度和准确度。
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传统的ABC优先排序法
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a类事情是在今天必须完成的事情。它们应该:
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• 对你的领导者很重要。
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• 充分展示你的才能。
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• 对你的顾客、平级同事或团队成员至关重要。
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B类事情是应该做的事情。它们也是“素食”工作,但不需要今天完成。如果你能有效地制订计划,就应该在这些事情变成a类事情之前动手去做。
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c类事情是想做的事情。一旦你有时间了,就可以做这些事。
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技巧:
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a类、B类事情的关键区别在于,a类事情必须在今天完成,B类事情的完成没有时间限制。
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新型的“充分利用时间”法
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在你完成一项任务后,取出总清单,根据以下三种因素选择新任务:
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① 你还剩多少时间可以利用?如果你只有10~15分钟,开始一个项目是来不及了。回三个电话或两封电子邮件或许更合适。
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② 你的精力如何?现在是精力最旺盛的时期还是最低迷的时期?如果你的头脑还清醒,一个“素食”工作就是最好的选择。如果你感觉累了,或许回电子邮件是最好的选择。
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③ 这段时间哪件事情最重要、最紧急?如果时间所剩不多,少做一些项目可能是不错的选择,这样可以推动该项目的进展。如果时间还很充裕,你可以多做一些项目。
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如何判断优先次序(紧急程度和重要性)
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