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当你拿起电话时，电话的另一端常常会告诉你要立即做什么事。这件事很紧急。你需要下意识地先问问自己：“这是真的吗？”
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过去，我经常根据某人的语气或者他/她在公司中的职位来猜测要求的优先次序。哎，我是不是太傻了？下次如果再有人向我提要求，我就要问问：“最晚什么时候给你？”对方的回答一定会让你大吃一惊。我们猜测对方现在就要，其实下班前或明天给他也是可以的。你要设法判断任务会落在矩阵的哪个方框内。
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案例研究
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当詹妮弗在下班前浏览自己的清单时，她发现上面只剩下自己最不喜欢做的工作。她百思不得其解。看上去，她一整天都忙得团团转。她暗自思忖：“我目前过度劳累。”接着，她记录了自己一周的时间，发现是以下几个方面是造成现在的局面的因素。
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她每天上班的第一件事就是先处理电子邮件。接着休息一会儿。之后她开始从最喜欢、不太费事的任务开始做起。（她可以把这些工作从清单中划掉。）一想到要开始做艰巨的工作，她就会不停地想：“现在我的时间不够了。等到下午3点再做或许更适合。”（于是，到了下班前，她会说：“好吧，我明天开始做。”）
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詹妮弗发现，每当某人要求她做其他事情时，她都会不假思索地扔下手中的工作。看上去她一整天都在不停地从一个工作转移到另一个工作。她感到很纳闷儿：“我是不是太轻易放弃了手中的工作呢？”
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詹妮弗开始思考：“当我在做某件事的时候，我为什么要做呢？”她发现自己一整天都在搬起石头砸自己的脚。当她改变了做事方式后，就能够准点下班了。
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成功人士每次只做一件事
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大多数人都想同时做很多事。研究显示，成功人士每次只做一件事。他们认为这么做花费的时间更少。他们可以集中精力、更快地完成工作，而且犯的错误更少。
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想一想，当你一边讲着电话，一边阅读和写电子邮件是什么样？花费的时间会更长。电话的另一端会说，你在说话的时候一定还在忙着别的事情。每次只做一件事，这种能力需要靠纪律来维系。成功人士会做出如下选择：
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• 尽可能拖延干扰，以便有足够的时间完成手中的工作。（这是增加每天和每周工作完成量最快捷的方法。）
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或
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• 如果干扰的优先次序更高，那么接受它。如果出现这样的情况，成功人士会记录重要的看法或想法，以及他们当前工作的进展，并添加到自己的清单上。
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判断这个要求是否和自己的时间表相冲突
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成功人士学会采用商议的方式，将干扰或要求安排到自己的日清单里。你能否营造一个双赢的局面，既符合对方的要求，又能争取到对自己有利的时间？
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过去我并不是这么做的。只要得到一个要求，我就会马上转移目标。我觉得自己的思维方式必须做出改变。我不应该再想“马上转移目标”，而是应该停下来想一想：“如何安排时间才能既对我有利，又能满足他们的要求？”
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一旦我开始提问题并批量处理任务，我便开始与对方进行商议，以便不和我的时间表发生冲突。但请记住：你必须有一张总清单，记录这些要求，以免自己忘记。
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记下任务并圈出截止日期
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如果你能同对方商议成功，请务必在你的总清单上记录你们双方同意的内容，并圈出双方同意的截止日期。要言而有信。如果你失信了，你将会失去在将来同这个人商议的权利。
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技巧：
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如果有可能，请在双方商议的截止日期前完成工作！
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将你的计划告诉领导和团队成员
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当你的领导带着他/她认为非常重要的事情找到你时，把你的清单拿给他看。告诉你的领导你现在手中正在做的事，和你当天必须完成的其他工作。如果你在前一天晚上没有准备计划，就不可能做到这一点。
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请领导告诉你最后期限，并排定你工作的优先次序。如果由他来排定优先次序，速度会更快，优先次序会更准确。看看自己能否重新排定其他任务的优先次序，以便将新任务或本该属于你的总清单或日清单中的要求安排进你的时间表。
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技巧：
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