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把收件箱当成工作清单，是导致效率低和陷入麻烦的主要原因。这同在办公桌上堆满文件一样。规则是，收件箱内的邮件数量永远不要超出屏幕所能显示的范围。大多数人每天浪费在找邮件正文上的时间为30分钟。
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当阅读完一封邮件后，第一件事就是立即采取以下行动：
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• 处理邮件后将其归档。
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• 设置标志并将其归档，以便将来处理。
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• 将其放进你的时间进度表或设置提醒，以便在将来处理。
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• 删除或阅读完删除。
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说“不”
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如果事情与你无关，请通过电话或电子邮件告诉对方，发邮件时不要同时发给你或抄送给你。如果你不说“不”，事情将不会发生改变。
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技巧：
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告诉你的直接下属涉及哪些项目的邮件需要抄送给你；否则，他们会把所有邮件都抄送给你。
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处理垃圾邮件
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垃圾邮件的形式可谓多种多样。立即删除这些邮件，千万不要打开。如果你打开了，它将会告诉发件人这是一个有效的电子邮件地址。
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更适合使用电子邮件的规则
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电子邮件 电话 只需要信息 需要立即响应 提供了一个书面备份 需要提问题 有的人对电子邮件的反应更快 想听到某人的声音 可以同时发给数人 私密性 技巧：
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严格地说，电子邮件不夹杂任何语气。如果你不确定某人将如何解读你的电子邮件，干脆给他/她打电话，或者在点击“发送”按钮前给他们打电话，让对方听到你的声音，从而理解电子邮件的意思。
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发邮件要比打电话节省时间，要比作记录更方便，特别是在你忙的时候。电子邮件是用来传递信息的，电话是用来讨论问题的。如果你需要讨论问题，就应该拿起电话拨过去。
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利用日历安排你的工作进度
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利用在线日历，安排你要参加的会议、预约以及你为了准时完成某些重要的项目空出的时间。这样，别人就会了解你什么时候有时间，什么时候适合召开一项会议。
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利用电子邮件系统管理电子邮件
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无论你使用的是Lotus notes、outlook还是groupWise（novell公司旗下的邮件系统），这些工具都可以帮助你节省大量的时间。关键在于，每周你应该学会如何使用一种新的工具并真正将其用到实处。短期内你可能会多花点儿时间，但从长远来看，可以达到事半功倍的效果。
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这些工具可能藏在Lotus notes、outlook或groupWise不同的工具栏里，但简单易懂的使用手册将会为你详细讲解如何使用这些策略。以下介绍一些易于使用的工具和策略，让你每天都工作得更加轻松。
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关闭你的电子邮件通知功能
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如果你听到电子邮件发出“叮”的声音，或者看见通知窗口弹出来，你可能会中断手中的工作去查看邮件。点击“工具”→“选项”→“电子邮件选项”，选择“高级邮件选项”。
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点击“收到新邮件”按钮，确认“播放声音”选项前没有打钩。如果你想知道是否收到电子邮件，在“通知区域显示信封图标”选项前打钩即可。
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确认“显示新邮件桌面通知”选项前没有打钩。
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