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1702321370 利用自动预览或预览窗格节省打开电子邮件的时间
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1702321372 你可以不必打开全部的电子邮件正文,可以利用预览窗口来查看,以节省时间。你可以告诉发件人,让他们知道:
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1702321374 ① 在主题一栏写明他们发邮件的原因。
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1702321376 ② 在邮件正文的第一段,写明他们的要求及截止日期。
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1702321378 点击“视图”→“自动预览”。“视图”下面另一个选项是“阅读窗格”。选择“靠右”或“底端”,你将会看见你的个人文件夹、收件箱和邮件正文。
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1702321380 创建电子文件夹和子文件夹
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1702321382 如果邮件箱里的邮件数量超出一个屏幕的显示范围了,那么就应该整理你的邮箱了。如果找邮件所花费的时间太长,你就应该把这封邮件放进收件箱里。
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1702321384 不要建立太多的主文件夹。如果每个主文件夹都附带子文件夹,那么主文件夹的数量最好不要超过10个。
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1702321386 技巧:
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1702321388 电子邮件中文件夹的名称和目录,必须和桌面上文件夹的名称和目录一致。以下介绍一些常用的文件夹名称:
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1702321390 • 需要采取行动(经常是你的领导或客户)。
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1702321392 • 客户和/或潜在客户。
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1702321394 • 参考资料。
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1702321396 • 会议。
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1702321398 • 分派工作。
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1702321400 • 项目(每个项目要单独建立一个文件夹)。
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1702321402 用颜色标志你的接收邮件
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1702321404 用颜色标志发件人是判断邮件重要性的最快速的方法。这样,收件箱中由你的领导、团队成员或客户发来的邮件将格外醒目。当打开电子邮箱时,你的注意力将先集中在这些邮件上。
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1702321406 点击“工具”→“组织”→“使用颜色”。突出显示收件箱中的一封邮件,发件人的姓名将自动出现在方框内。然后,选择你想使用的一种颜色,点击“应用颜色”。于是,这个人所有的邮件,都会显示为你所选的那个颜色。
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1702321408 说明:这种着色不是一成不变的。你可以随时把它变回黑色(默认的颜色)或按照上述步骤变换成其他一种颜色。
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1702321410 如果你想看见只发送给你的邮件,打开抄送过滤器
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1702321412 如果你的邮箱地址出现在“抄送”一栏,这意味本邮件仅供参考。当你的邮箱地址出现在“收件人”一栏,这意味着需要你采取行动。如果打开抄送过滤器功能,将使得需要你采取行动的邮件格外醒目。点击“工具”→“组织”→“使用颜色”,点击第二个项目符号,“将只发给我的邮件显示为蓝色”,点击“打开”。这样,只发送给你的邮件将全部显示为蓝色。
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1702321414 给邮件设置标志,或放进你的日历
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1702321416 如果你阅读邮件后发现不需要立即处理,可以给它设置标志或将其放入你的日历,以便你将来抽时间处理它们,避免忘记。右击邮件,选择添加合适的提醒。而且,每封邮件的右侧也有一个空心的“小旗”,点击它,根据你想添加的提醒选择合适的标志。
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1702321418 创建规则,移动和阻止某些电子邮件
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