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• 需要采取行动（经常是你的领导或客户）。
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• 客户和/或潜在客户。
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• 参考资料。
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• 会议。
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• 分派工作。
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• 项目（每个项目要单独建立一个文件夹）。
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用颜色标志你的接收邮件
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用颜色标志发件人是判断邮件重要性的最快速的方法。这样，收件箱中由你的领导、团队成员或客户发来的邮件将格外醒目。当打开电子邮箱时，你的注意力将先集中在这些邮件上。
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点击“工具”→“组织”→“使用颜色”。突出显示收件箱中的一封邮件，发件人的姓名将自动出现在方框内。然后，选择你想使用的一种颜色，点击“应用颜色”。于是，这个人所有的邮件，都会显示为你所选的那个颜色。
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说明：这种着色不是一成不变的。你可以随时把它变回黑色（默认的颜色）或按照上述步骤变换成其他一种颜色。
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如果你想看见只发送给你的邮件，打开抄送过滤器
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如果你的邮箱地址出现在“抄送”一栏，这意味本邮件仅供参考。当你的邮箱地址出现在“收件人”一栏，这意味着需要你采取行动。如果打开抄送过滤器功能，将使得需要你采取行动的邮件格外醒目。点击“工具”→“组织”→“使用颜色”，点击第二个项目符号，“将只发给我的邮件显示为蓝色”，点击“打开”。这样，只发送给你的邮件将全部显示为蓝色。
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给邮件设置标志，或放进你的日历
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如果你阅读邮件后发现不需要立即处理，可以给它设置标志或将其放入你的日历，以便你将来抽时间处理它们，避免忘记。右击邮件，选择添加合适的提醒。而且，每封邮件的右侧也有一个空心的“小旗”，点击它，根据你想添加的提醒选择合适的标志。
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创建规则，移动和阻止某些电子邮件
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这个神奇的功能可以帮助你管理收件箱。它不但可以删除不想要的邮件，还能自动将某些邮件移至指定的文件夹，以防收件箱空间不足。
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你可以设置一个垃圾邮件过滤器，根据发件人或邮件内容自动删除邮件。请点击“工具”→“组织”→ “使用文件夹”。可使用快捷方式，点击鼠标右键，“创建规则”→“主题包含”→“将电子邮件移至文件夹”→ “选择文件夹（垃圾邮件）”→“确定”。
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如果你希望某些人或某些部门发来的邮件不直接进入你的收件箱，而是进入你预先选择的文件夹，可以重复上述步骤。你需要做的是将“垃圾邮件”文件夹改为其他合适的文件夹。这样，当你接收到一封由这些人发来的新邮件的时候，就会看见那个文件夹的旁边有一个蓝色的数字。
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定期存档，清空文件夹
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每天下班前或每周结束前抽出一段时间，检查是否有不需要的文件夹。使用快捷方式，点击“自动存档”选项。点击“工具”→“选项”→“其他”→“自动存档”，在你认为合适的选项前的方框内打钩。每个文件夹都可以用于实现不同的目的。
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使用邮箱清理功能
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点击“工具” →“邮箱清理” →“查找”，输入“365”天。所有超过一年以上的邮件都会被显示出来。问问自己：“这些邮件还需要放在收件箱里吗？是否应该删除或存档？”
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如果你做事有条理，就可以缩短上述的时间周期，你就能更轻松、更高效地管理你的文件夹。
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设置拼写检查
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大多数电子邮件系统都有拼写检查功能。你只要手动设置即可。在outlook中，点击“工具”→“选项”→ “拼写检查”即可。并在下列方框内打钩：
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