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我在前面说过，你每天所做的一切工作都必须与你的项目有关，并且扑灭的火也应该是项目周围的火。关键在于，你在制订计划时应率先而不是最后安排这些项目，更不是推迟到快下班的时候再处理。否则，你就会把项目推迟到第二天，眼看着交工的最后期限一天天逼近。
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准确建立项目，这对你很重要
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• 项目开始之前，要清楚项目的预期结果是什么。
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马戏团团长会不停地追问，直到他/她完全搞清楚提要求者所希望的结果，这比在缺乏信息的情况下草率开工，最后不得不全部返工的情况要好得多。你可以因此准确地分清工作的优先次序。
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• 确保提要求者清楚自己想要的最终结果。即便是提要求者，他对自己所分派的任务和/或项目也常常含糊不清。这将导致你交付了非预期的最终结果。你问得越仔细，提要求者就越清楚自己想要得到什么样的最终结果。这样一来，你们双方将取得一致意见，最大限度地抑制误解的发生。
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• 在项目开始时，确认自己能够得到单位的资源或其他小组的帮助。因为你需要从他们那里得到承诺，确保单位资源可以方便你使用，这样也能让其他同事尽早做计划。如果你不这么做，就无法保证项目按期完成。
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有效管理项目的9个简单步骤
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想象最终结果
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闭上眼睛，想象一下项目结束时是什么样的结果。现在，逆向思考，想到什么就写什么。人们在筹划项目时往往会遗漏一些步骤。如果你能展开想象，犯这种错误的概率将会降低。
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现在，对项目的最终结果进行清楚、具体地说明。在项目开始前向提要求者确认，你对最终结果的描述是否符合他的期望。最终结果界定得越清楚，你准确、按时完成项目的概率就越大。
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记下开始日期和完成日期
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记下开始日期和完成日期，将提高你对项目的关注度和按时完成项目的可能性。如果你不这么做，你很可能迟迟不能推进项目，最后只得延期交付项目。
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如果你在接到项目时并不知道需要何时开始和/或何时完工，一定要询问清楚。如果还是没有准确的日期，就估计一下完工日期并告诉你的老板。你现在就要这么做。你过去多次接到过没有截止日期的任务或项目，却突然接到指示说该任务或项目现在十万火急？不要让这样的情形在你身上重现！
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通过头脑风暴分解项目
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从头脑风暴开始。想象一下预期的最终结果，接着记下需要完成的各个步骤、任务和冒出来的想法。不分先后，把想到的事情都记下来。大多数人都不知道，如果你的大脑能够想象出你需要完成的各个步骤或任务，你就能更快速、轻松地组织这个项目。如果非要按照一定的顺序去回忆所有需要完成的步骤或任务，大脑的反应反而会很慢，而且更不准确。
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请记住：规划和组织不仅是一项任务，还是一个方法，这么做能推动工作进展。
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尽可能多地写下有关项目或任务的信息。记录的数量同完成项目的概率之间有直接联系。你写得越详细，能够成功完成的概率就越高；你写得越详细，你做出的承诺就会越多。
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这就好比从电脑上下载图片。刚开始下载时，图片很模糊，随着加载进度的推进，图片会变得越来越清晰。两者的道理是一样的。请记住：你的大脑对视觉反应很敏锐。当大脑看见你记录了大量信息后，会反馈一个信息：“我们最好还是做这件事，你已经花了那么多时间在做记录！”
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最容易造成推延的一个原因在于，项目或任务看上去太多或太复杂。以下这些方法能帮助你避免推延项目：
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• 将项目分解成22份（一个月22个工作日），这样你不但可以每天向前推进一点，而且不会感到太难或不愉快。即便你某一天开小差没做，问题也不大。你不会感到压力太大，因为你还有足够的时间去做。
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• 在接到项目后尽快开工，别等到最后一刻才赶着去做。接到项目的当天就开始头脑风暴，表示你已开始向前推进。每天做一点，要远比最后花整天来做压力小得多。
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前文说过，人们推延任务或项目的最大原因在于，它们看上去像洪水猛兽。然而，请记住：最好是少说大话多做实事，而不能光说大话却迟迟不开工。告诉自己：“我只需要干15~30分钟。我要看看都需要做哪些事并如何把它们分解成更小的事。”（在当今干扰不断的环境中，要想腾出一大块完整的时间去做事情，可能性不大。）
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在安排工作优先次序的时候，你会发现我们会经常做那些看上去最容易或不太费时的任务。当任务或项目被分解成更小的部分后，你会发现它们每一个都比你通常选择先做的那些任务或项目还要小。下一次，当你无法开始行动时，告诉自己：“这个活儿我只需要15分钟就能完成。”
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项目被分解得越细，你记的东西就越多。当你完成记录时，可能会说：“嗨，现在我可以做这件事了！”
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案例研究
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