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利用活动挂图激发并控制与会者
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我建议每个会议室都摆放活动挂图。利用活动挂图可以：
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• 写下与会者提出的想法。
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• 写下与会者所提出的，但与此次会议日程无关的想法，以保证会议的正常进行。
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• 将与会者分组，利用活动挂图写下他们的想法。
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当你集思广益时，可以将与会者分成若干小组，让他们把想法写在挂图上。这样最容易吸引所有人参与会议，有助于在更短的时间内激发更多的创意（创意常常是五花八门的）。
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案例研究
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弗兰克讨厌开会。这些会议从来都不按时结束。会议开始时，头几个议题进展还算顺利，接着就会有人提出一些与会议不相干的议题。你马上就会意识到，会议已脱离了日程。讨论结束后，你会发现会议已超出了原计划一个小时。弗兰克想：“又是这样的一天。”
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终于有一天，他决定做点什么以摆脱这种挫折感。弗兰克问上司，他是否可以当会议的“计时器”，以使会议按照议程进行。上司同意让他试一试，看看能否行得通。
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结果让人们大吃一惊。第一次尝试，会议就实现了准时结束，而且讨论完了所有议题。
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给与会者分派任务
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把所有参加会议的人当作一个团队，给他们分派任务，让他们成为团队中的一分子。这将使所有与会者都参与会议中，有助于与会者密切关注会议。
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与会者的类别：
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• 领导者（马戏团团长）：会议的推进者，确保会议按照议程进行。
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• 记录人：做会议记录。
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• 计时器：确保会议在规定的时间内完成。
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• 基调观察员：搜寻生气或失望的情绪。
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• 门童：当会议开始时关门、会议期间坐在门边、提醒迟到者已讨论过哪些议题。
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• 会议调查人：负责填写会议调查表并评判会议是否实现既定的目标。
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让与会者作自我介绍，比如说说自己的姓名、职位或者和会议议题有关的职责。这样有助于与会者尽快投入到会议当中，并能增加会议的趣味。
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做会议记录
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如果不做会议记录（许多人都不做记录），在下次会议前需要完成的行动方案就会非常少。做会议记录不但是高效会议的一个关键内容，也是一种责任制度。
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作为参考，每次会议开始前常常要回顾之前会议记录。让所有人对会议结论有统一的意见是非常重要的。你在做会议记录或会议纪要时，要记住以下几点：
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① 在开会前制定一份与会者名单（以便核对他们是否到场）。
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② 熟悉会议日程上的各项内容。
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