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询问“真的需要我去吗？”
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去开会的时候，人们经常会感到疑惑：为什么让我去参加？看着你的“时间管理表”上曾参加过的会议，回答下列问题：
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① 如果我不在会上发言，真的需要去参加会议吗？
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② 我能派别人代替我去吗？
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③ 我能否通过电子邮件发给他们需要讨论的资料？
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④ 是否整场会议我都必须在场？
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将会议安排在下午
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请记住：会议的目的决定了开会的时间。如果可能，将会议安排在下午，除非它是一个“素食”会议。原因如下：
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① 人们对下午的会议准备得更充分，可以利用午餐时间为下午的会议做准备。
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② 上午开会时，由于脑子里想的是越积越多的工作，因此无法集中百分百的精力。这样将导致会议超时。将会议安排在下午举行，与会者可以在上午完成自己的“素食”工作，以便轻松地参加会议。
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③ 上午开完会后，与会者的心绪很难马上恢复并转移到“素食”工作上。他们需要花些时间才能再次进入状态。而下午开会，“素食”工作已经完成了，他们不必为恢复心绪进入工作状态而头疼。
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案例研究
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市场部总是在星期一早上召开部门全体会议。这么做形成了惯例。有的时候开会确实有实质问题要解决，而有的时候并没有。
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会议本该一小时结束，可实际上常常超时。终于有一天，一名员工提出了他们是否需要出席每个星期一早上会议的疑问。在她看来，星期一一早是一星期当中适合做重要工作的最佳时间，而星期一早上的会议却让她感觉：
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• 是一次“自由讨论”，因为他们连一份会议议程都没有。
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• 心不在焉，虽然人在会议室，可满脑子想的是桌上越积越多的工作。
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• 容易造成拖沓。因为当会议结束时，她会一路说着话走到办公桌旁，打扰了其他同事的工作。
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她问大家是否同意在有实质性问题的时候才开会，并将会议挪到星期五下午。届时人们能积极地关注会议。这样，大家在每周五都能将注意力集中到相同问题上，并且接到下周的“开拔令”，提高他们下周一快速进入状态的概率。
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大家同意了。接下来的星期五，大家都表示：会议结果让他们吃惊。会议只用了规定的一半时间就开完了，而且完成了更多的内容。
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不要把会议安排在同一天
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规则：除非与会者有时间做准备，否则绝不要把会议安排在同一天。把会议安排在同一天容易造成会议超时，且完成的内容更少。可以将会议安排在第二天。
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技巧：
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在最糟糕的情况下，如果你不得不将会议安排在上午，那么将它们安排在靠近午餐前的时间段。不要刚一上班就安排会议，这样会降低所有人的工作效率。把会议安排在午餐前的时段，饥肠辘辘的人们更容易产生紧迫感并集中精力，会议就容易准时结束。
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设法不在星期一安排会议
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请记住：会议的目的决定了开会的时间。员工会议最好安排在星期五。这么做有利于回顾团队工作的进展情况，让所有人的注意力统一到相同的问题上，以便下周一能快速进入状态。
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