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• 留给呼叫者一个印象：语音信箱对你很重要，你会查看它。（这将减少他们按“0”转接总机并要求传呼你或转接团队中的其他人的可能性。）
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你还可以向呼叫者提供以下四种选择：
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• 如果呼叫者必须立即找到人通话，可以让他们联系别的人。
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• 其他可以立即联系到你的电话号码或传呼号码。
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• 呼叫者可以按“0”转接总机（以转接其他人）。
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• 呼叫者可以在语音信箱中留言。
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技巧：
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变更语音留言表明你尊重呼叫者，如果呼叫者需要立即回复可以不必等你的回电。
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案例研究
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格洛丽亚讨厌电话。她会检查自己的语音留言并迅速给对方回复，但对方总是转接语音信箱。她想给对方一个“别出心裁”的留言。让格洛丽亚最得意的留言是：“猜猜我是谁，猜猜我的电话号码是多少，猜猜我想干什么？”
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格洛丽亚开始意识到，“或许是我的问题。如果我语音信箱的问候语能够告诉呼叫者我真正想帮助他们，我可以不必和他们通话，而将他们需要的答案留在他们的语音信箱中。”因为最浪费时间的事情就是打电话，这么做的确可以节省时间。于是格洛丽亚开始每天变更语音留言，呼叫者也开始留下明确的语音留言，结果让格洛丽亚大吃一惊：她每天真的能节省出大量时间。
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从语音信箱问候语中表示希望得到
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• 呼叫者的姓名。
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• 呼叫者的电话号码。
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• 致电的性质或缘由。
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• 如果呼叫者需要回复，你最合适在什么时间给他们回电。（这将增加当你回电时，对方在电话旁的概率，从而不必留言。）
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如何做到节省时间：
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① 不用猜测就可以知道对方的姓名。
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② 不必查找对方的电话号码。
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③ 不必直接通话，可以将呼叫者所需的答案留在其语音信箱中。
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④ 让呼叫者告诉你何时回电，避免你给他们的语音信箱留言。
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当你给他人的语音信箱留言时
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如同要求对方在自己语音信箱留下详细的留言，你也要设法这么做。这就是我拿起电话前会先做计划的原因。在当今喧嚣的世界中，你应该估计到，给某人打电话时很可能会转接到语音信箱。打电话前先作计划，如果对方转接到语音信箱，简明扼要地留下自己的信息。告诉对方先前讨论过的所有细节，并设定一个请对方回复的最后期限。特别是在留自己的电话号码时，要说得慢一点，让对方有时间记下来。
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技巧：
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电话号码要重复一遍，在留言的开头说一遍，结束时再说一遍。这样，如果对方第一次没听清你的电话号码，可以不必重听整条留言。
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