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√ 让他人知道你什么时候有时间以及如何找你最合适。
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√ 让呼叫者尽快进入主题。
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√ 每天或每周更换语音信箱问候语。让呼叫者知道你的日程安排。
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√ 给他人留言时要简短，15~30秒即可。
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√ 留言时语速要慢。电话号码要重复一遍。
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每天节省2小时 第12章 制定一个简单有效的归档系统
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物应各有其所，亦应各在其所。
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——格言
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每天节省2小时 整洁的桌面能减少自我干扰；当桌面凌乱不堪时，我们就会分神。平均而言，我们每天有45分钟的时间都浪费在桌面和抽屉里翻找东西（文件）。工作场所的整洁程度越来越多地出现在职员的个人考评中。
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技巧：
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想象自己是一个自动点唱机。一台自动点唱机找到并取出一张cD，播放选中的歌曲，播完后再退回去，接着找下一首歌曲。
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许多人担心如果看不见某个文件，就会把它忘到九霄云外。其实，如果你想提高自己对工作的专注力和注意力，就要设法每次在办公桌上只打开一份文件。这样，就不会有其他文件分散你的注意力。关键在于，每次在办公桌上只放一份文件将有助于提高你的注意力，使你在更短的时间内完成更多的任务或项目，降低出错率。
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很多人把办公桌面当作自己的工作清单。事实上，几乎每沓文件上都有名字。请记住：除非发生以下两种情况，否则你应该把这些文件从办公桌上挪走：
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① 使用“总清单”或日历，可以将每份需要完成的文件摆在面前。
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② 你可以迅速从抽屉中找到文件。
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一个例子
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我儿子在蒙台梭利学校上学。如果他想玩别的玩具，就必须先把手中的玩具收起来放好，才能拿另一个玩具。我敢说这绝对是一种强迫式的做法！
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每次桌上只放一件东西，这么做的目的是提高专注力和注意力。由于你对某个任务或项目投入了百分百的专注力和注意力，你就能更快地完成这个任务或项目，并减少出错率。
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以下介绍一些简单的步骤，帮助你掌控好自己的办公桌。请按照顺序进行。
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清空办公桌面
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假设自己刚搬进这间办公室或工位。将桌面上的全部东西都清理到地板上。取出清洁剂，将办公桌上上下下、里里外外都仔细喷一遍。现在，按照你利用率的高低顺序，将东西重新摆放在桌面上。为了提高自己的专注力和注意力，我会按照以下顺序将物品重新摆放。
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