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图9-1 沟通三大方式
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面对面沟通
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面对面的沟通，其优点为亲切而具有弹性，有利于双向沟通，所以通常比较有效。面对面沟通可以应用在下列各种情况：
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1.收信人很有兴趣获得此类信息。
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2.收信人太忙，可能没有时间阅读书面文件。
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3.收信人可能有不同的意见，甚至是批评。
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4.收信人获得此类信息时，可能产生相当的抗拒或强烈的反感，而发信人又必须适当坚持，需要反复加以说明，或者复杂信息使得彼此需要互相讨论才能真正了解。
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5.彼此关系密切，使用口语比较自然。
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6.收信人只能聆听或者偏爱面对面沟通。
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我们常说“见面三分情”。通过面对面沟通，彼此的感情最容易交流，若有一些不如意的地方，也可以立即加以调整。同时，从对方的反应找出自己的缺点，应该是比较合适的做法。因此，重要的事情最好面对面沟通；就算不是十分要紧的事，如果情况许可，也可借着面对面沟通来增进彼此的关系，等到将来遇到重要的事情，沟通起来必然更加有效。电信沟通和面对面沟通毕竟还有一些差距，有时候电信讲不通，必须赶紧想办法见面沟通，以资补救。
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一般说来，凡是和自己切身有关的事情，人们大多希望以面对面的方式来处理，以期获得比较好的结果。如果自己不方便开口，或者情势相当不利的时候，就会委托妥当的人士作为中介，务求以彼此的情分，来增进沟通的效果。迫不得已时，也要亲自冒险，争取面对面的机会。
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但是，面对面沟通的正确性，往往不如书面沟通，常常造成下述三种缺失：
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首先，认为自己听得很清楚，但因语言本身存有若干障碍，使我们很不容易听出发信人的真意。因此，在面对面沟通时，必须配合对方的身体语言，才能更好地理解对方真意。
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其次，不好意思问明白听不清楚的部分，以致以讹传讹，传过若干人之后便错误百出，甚至意思完全相反。
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第三，强制把自己的意见加在对方身上，造成“当面勉强对方承认”的局面，使当事人十分不愉快，增加了沟通的困难，影响沟通的效果。此类沟通方式的优缺点如图9-2所示：
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图9-2 面对面沟通
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所以，在面对面沟通时，必须注意下列要点，来弥补这一沟通方式的不足：
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1.充分了解对方。越了解对方的背景和兴趣，越能调整自己的谈话内容和次序来配合对方，以增强沟通效果。
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2.选择适当的时间、地点。沟通的时间要充足，免得匆促中造成错误，或者无法达成目标。地点要合适，不受干扰或分心。
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3.清楚、明白地表达。不可吞吞吐吐或者使用意义含糊的词句。音量要适度，让对方听得清楚，以免产生误解。
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4.简明、扼要地说。不可反反复复，也不能遗漏要点。最好先简单说明要点，再分段说明细节。
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5.不断观察对方。眼睛自然地看着对方，随机调整自己的声调、语气和姿态，并且适当地结束谈话。
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书面沟通
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