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一般而言，书面沟通在时间、费用方面都较为经济。与面对面沟通相比，也比较正确、详尽，更具有权威性，且容易永久保存。大致说来，书面沟通适用于下列几种情况：
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1.收信人多，而且愿意花费时间阅读和了解。
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2.收信人分散，不可能集中面对面沟通。
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3.收信人需要较长时间来充分研究信息。
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4.收信人需要保留书面的记录，以方便查询或当做凭据。
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5.收信人需要按照一些程序去完成指令，最好有书面的说明，可以按部就班，方便随时查阅。
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6.收信人听力有障碍，听不清楚或事后记不清楚，甚至有忘记的情况，需要利用书面资料来作为面对面沟通的补充。
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7.不善于面对面沟通，或者特别喜欢书面沟通。
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然而，书面沟通也容易造成下列缺失，必须小心预防：
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1.收信人无心阅读文件，顺手将其放在桌上或抽屉里，根本不去管它，问起时则以没有收到或者还没有看为理由来推卸责任。
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2.收信人不想看的文件，看完可以装成没有看到。
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3.收信人不想配合的文件，可以装成看不懂或者看错了，做出自己想做的行为，还具有相当的理由。
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4.书面拒绝比口头拒绝容易得多，若干说不出口的内容比较容易以书面形式来表达。
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所以，为了使收信人想看，必须提高他们的阅读兴趣，因此在建立书面信息的公信力之外，尚需注意下述八点：
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1.简明的主旨，引人注意的字句。
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2.尽量口语化，亲切、活泼而且清楚、明白。
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3.避免令人不悦的措辞，以免引起收信人的不良情绪反应。
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4.事先模拟收信人可能产生的疑惑，适当地在书面信息中给予解答。
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5.依照书面沟通的内容切实执行，增强书面文件的可信度与公信力，使大家自动想看，且给予相当的重视。
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6.必要时指定询问或联系的电话或人员，以方便收信人查询。
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7.明确收信人，然后用电话询问其是否收到以及有无任何困难或意见，使收信人无从推托。
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8.在文件的形式、内容方面，力求趣味化，也可以配合彩色的变化，吸引收信人的注意，增加其阅读兴趣。
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有时候把书面沟通和口头沟通配合使用，可以收到很好的效果。特别是内容比较复杂，或者有资料必须作为计算的依据时，通常先口头沟通，再把书面文件交给收信人。让他听完之后，还可以查阅书面资料，十分方便，也比较正确。
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采取哪种沟通方式，主要应该依据收信人的习惯和沟通内容的性质。如果他们喜欢面对面的方式，就应该尽量以口头为主，以书面为辅；反过来说，如果他们习惯于使用眼睛看，不喜欢用耳朵听，那就应该以书面为主。
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电信沟通
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