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电子邮件和人际间的沟通
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电子邮件、即时消息和手机短信是现今对人际沟通影响最大的信息技术。电子邮件的影响在于它大大改变了人们之前通过电话或面对面进行交流的方式，取而代之以文字信息。团队成员喜欢通过电子邮件定期保持联络，而不是通过冗长的会议或者电话交流。
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附有图表和视频的邮件成为工作中最受欢迎的沟通方式。但是，我们也要时刻警醒自己，电子邮件和即时消息也存在一些弊端，在人际交流中要注意规避这些问题。
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1.邮件的滥用
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通过电子邮件沟通最主要的问题就是不加选择地发送。某些职位的员工每天平均会收到300封邮件，某些员工每小时要检查电子邮箱30次以上。有些员工这样调侃自己的工作，“我的工作就是不停地回邮件”或“我在工作时间回复邮件，在休息时间工作。”
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Donna Rewady是一名高管教练，她指出了产生如此多的电子邮件的原因是，邮件系统造成了对员工工作时间的不合理期望。20许多员工的工作都围绕着收发邮件进行，以至于形成了一种观念：“既然我在不停地收邮件，为什么我不能发邮件呢？”尽管有些员工认为某些笑话具有攻击性，有些员工还是会通过电子邮件进行虚拟笑话发送比赛。随着垃圾邮件的增多，许多公司的高层决定采取措施抑制这种情况的发生，例如加载垃圾邮件过滤器。
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为了防止邮件泛滥，有些公司做出规定，要求周五和周末不许收发邮件。这样做的目的既可以防止邮箱爆满又促使员工之间通过面对面的方式或电话交流。许多员工宁愿发送电子邮件也不愿和其他人面对面地交谈。这项禁令没有禁止员工与客户收发邮件，也没有禁止处理紧急事件，只是对日常邮件的收发做出限制。许多员工抱怨这项措施，因为它严重地干扰到他们的工作。而且周五禁止收发邮件使得员工在周末积攒了大量的邮件，这也增加了周一的工作量。21
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为了减少被邮件吞噬的感觉，如果员工的工作可以限制邮件的数量的话，最好可以对收发邮件的时间做出限定。一个时间管理软件公司对员工收发邮件的次数做出了评估，结果显示办公室职员每天平均要检查50次邮箱。每隔一小时查看一次邮箱会给其他工作留出更多的时间。关闭邮件的提醒声音也是一个好办法。22其实，有时候一个简短的电话交流就能解决十几封邮件才能解决的问题。一个有代表性的例子就是，一位人力资源专员尝试通过电子邮件来解释一个非常复杂的福利政策。
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许多成功人士都能够控制电子邮件而非受电子邮件的控制。过量使用电子邮件会阻碍公司生产力，员工通常要花费4分钟左右的时间阅读一封邮件，并且在重新关注工作内容的时候还需要一定的恢复时间。当然，对于在线客服代表而言，处理邮件就是他们的全部工作。
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2.内容太过随意
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很多非正式的邮件往来都不注重拼写和语法的准确，也不注重思维的连贯性。这使得人们产生一种误解：商务沟通可以容忍这种错误。事实并非如此，在邮件中显示邮件草拟者的专业态度和智慧十分重要。因此，在编辑邮件的时候要使用正确的拼写和语法，大小写分开，并注重标点的使用。然而，一些专业人士也开始在电子邮件中使用不规范的书写方式，包括用小写的i而非大写的I。此外，一些著名的出版公司出版的图书标题也用小写的i代替大写的I。
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电子邮件也日渐成为热衷于办公室政治的人维护自己的形象、贬低他人形象的工具。很多办公室的“政治家”群发邮件称赞自己在项目中的表现；当事情搞砸的时候，“政治家”又会让所有人知道不是自己的错误导致项目的失败。
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3.避免面对面的申诉
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很多主管和员工都是通过电子邮件向其他人进行申诉的，因为这样可以避免面对面的冲突。电子邮件十分适合不喜欢和团队成员面对面交流的管理者。但是，使用邮件传递令人不悦的信息也会引发一些问题。首先，阅读申诉或带有冒犯的邮件会令人感到震惊。其次，个体只能通过回信做出解释，并表现出反抗的态度。最后，收件人不知道该怎样回应这样的信息，可能会陷入沉思并且感到焦虑。
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4.电子邮件的替代品
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一些商业公司对电子邮件引发的问题做出了回应，社交网络和公司内网可以代替电子邮件的部分职能。目前最大的问题就是收发邮件耗费过多的时间。因此，在众多的替代品中，可以选择工作场所的维基百科、博客、即时消息、简易信息聚合（RSS）以及较为正式的用于团队沟通的软件。通过上述方式，员工可以建立一个项目组网页，并在上面发布信息。维基百科允许小组成员在上面评论并修改其他人的工作成果。结果是维基百科成为共享知识的有效工具，成员都愿意在上面分享自己的成果并得到别人的指正。简易信息聚合（Really Simple Syndication，RSS）可以为人们提供信息订阅的服务。在一对一的沟通中，电子邮件的使用依旧频繁，但是在团队沟通中，以上替代品则显得更加高效。23
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电子邮件转换到其他传递电子信息的方式会降低信息流动的频次，但不会降低信息交换的数量。例如，法国信息技术公司Atos将其员工沟通方式从电子邮件转变成社交网络媒体，例如维基百科，这一举动使得员工之间的信息沟通方式转变为在线交流和修正。这家公司还使用在线聊天系统使得广泛的交互式沟通成为可能。24
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图8-3为如何礼貌地收发邮件或信息提供了一些建议。收发邮件的时候注重礼节会大大提高邮件使用的效率。
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图8-3 电子邮件和通信礼仪
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资料来源：“Communicationg Electronically:What Every Manager Needs to Know，”Communication Solutions，Sample Issue，2008，p.2;Monte Enbysk，“Bosses:10 Tips for Better E-mail，”Microsoft Small Business Center，www.microsoft.com/smallbusiness/resources/technology/communications/bosses-10-tips-for-better-emails.aspx;Heinz Tschabitscher，“The Ten Most Important Rules of Email Etiquette.”Accessed September 9，2003，at:http://email.about.com/cs/netiquettetips/tp/core_netiquette.htm;Erich Schwartzel，“Use Emoticons Carefully in E-Mails with Boss，Others.”The Detroit News（www.detnews.com），October 4，2010，pp.1-2;Mike DeBonis，“Personal E-mail Used for City Work，”The Washington Post，December 8，2011，P.B3.
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使用演示技术增强你的优势
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在各种类型的组织中，演讲人都会使用一些技术辅助自己的演说，例如使用PowerPoint，并且按照PowerPoint的内容组织自己的演讲。很多人都希望将演示的内容简化为概要的条目和醒目的图形。（你有没有注意到学生中间有这种趋势？）在这种情况下，沟通的挑战在于：在一场口头讲演中，眼神交流是听众与讲演者最常见的沟通方式，而当听众的注意力不断地从讲演者身上转移到屏幕上、电脑声音上或者醒目的颜色上时，眼神交流就变得困难，信息交流也会受到一定的影响。
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最严峻的挑战之一就是学习如何使用设备，并且维持经常性的眼神和声音的接触。为帮助讲演者克服潜在的由演示技术操作不当引起的沟通障碍，一些商务沟通领域的专业人士给出了以下几点建议。25
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