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很多非正式的邮件往来都不注重拼写和语法的准确，也不注重思维的连贯性。这使得人们产生一种误解：商务沟通可以容忍这种错误。事实并非如此，在邮件中显示邮件草拟者的专业态度和智慧十分重要。因此，在编辑邮件的时候要使用正确的拼写和语法，大小写分开，并注重标点的使用。然而，一些专业人士也开始在电子邮件中使用不规范的书写方式，包括用小写的i而非大写的I。此外，一些著名的出版公司出版的图书标题也用小写的i代替大写的I。
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电子邮件也日渐成为热衷于办公室政治的人维护自己的形象、贬低他人形象的工具。很多办公室的“政治家”群发邮件称赞自己在项目中的表现；当事情搞砸的时候，“政治家”又会让所有人知道不是自己的错误导致项目的失败。
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3.避免面对面的申诉
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很多主管和员工都是通过电子邮件向其他人进行申诉的，因为这样可以避免面对面的冲突。电子邮件十分适合不喜欢和团队成员面对面交流的管理者。但是，使用邮件传递令人不悦的信息也会引发一些问题。首先，阅读申诉或带有冒犯的邮件会令人感到震惊。其次，个体只能通过回信做出解释，并表现出反抗的态度。最后，收件人不知道该怎样回应这样的信息，可能会陷入沉思并且感到焦虑。
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4.电子邮件的替代品
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一些商业公司对电子邮件引发的问题做出了回应，社交网络和公司内网可以代替电子邮件的部分职能。目前最大的问题就是收发邮件耗费过多的时间。因此，在众多的替代品中，可以选择工作场所的维基百科、博客、即时消息、简易信息聚合（RSS）以及较为正式的用于团队沟通的软件。通过上述方式，员工可以建立一个项目组网页，并在上面发布信息。维基百科允许小组成员在上面评论并修改其他人的工作成果。结果是维基百科成为共享知识的有效工具，成员都愿意在上面分享自己的成果并得到别人的指正。简易信息聚合（Really Simple Syndication，RSS）可以为人们提供信息订阅的服务。在一对一的沟通中，电子邮件的使用依旧频繁，但是在团队沟通中，以上替代品则显得更加高效。23
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电子邮件转换到其他传递电子信息的方式会降低信息流动的频次，但不会降低信息交换的数量。例如，法国信息技术公司Atos将其员工沟通方式从电子邮件转变成社交网络媒体，例如维基百科，这一举动使得员工之间的信息沟通方式转变为在线交流和修正。这家公司还使用在线聊天系统使得广泛的交互式沟通成为可能。24
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图8-3为如何礼貌地收发邮件或信息提供了一些建议。收发邮件的时候注重礼节会大大提高邮件使用的效率。
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图8-3 电子邮件和通信礼仪
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资料来源：“Communicationg Electronically:What Every Manager Needs to Know，”Communication Solutions，Sample Issue，2008，p.2;Monte Enbysk，“Bosses:10 Tips for Better E-mail，”Microsoft Small Business Center，www.microsoft.com/smallbusiness/resources/technology/communications/bosses-10-tips-for-better-emails.aspx;Heinz Tschabitscher，“The Ten Most Important Rules of Email Etiquette.”Accessed September 9，2003，at:http://email.about.com/cs/netiquettetips/tp/core_netiquette.htm;Erich Schwartzel，“Use Emoticons Carefully in E-Mails with Boss，Others.”The Detroit News（www.detnews.com），October 4，2010，pp.1-2;Mike DeBonis，“Personal E-mail Used for City Work，”The Washington Post，December 8，2011，P.B3.
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使用演示技术增强你的优势
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在各种类型的组织中，演讲人都会使用一些技术辅助自己的演说，例如使用PowerPoint，并且按照PowerPoint的内容组织自己的演讲。很多人都希望将演示的内容简化为概要的条目和醒目的图形。（你有没有注意到学生中间有这种趋势？）在这种情况下，沟通的挑战在于：在一场口头讲演中，眼神交流是听众与讲演者最常见的沟通方式，而当听众的注意力不断地从讲演者身上转移到屏幕上、电脑声音上或者醒目的颜色上时，眼神交流就变得困难，信息交流也会受到一定的影响。
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最严峻的挑战之一就是学习如何使用设备，并且维持经常性的眼神和声音的接触。为帮助讲演者克服潜在的由演示技术操作不当引起的沟通障碍，一些商务沟通领域的专业人士给出了以下几点建议。25
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·只展示必要的观点：只在需要时展示幻灯片，并且使用光标、激光棒或者金属指针以示强调。
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·面对听众讲话，而不是对着屏幕：运用幻灯片的主要问题就是讲演者和听众都只注意幻灯片的内容。如果讲演者减少看幻灯片的时间，增加注视听众的时间，与听众保持交流就会变得十分简单。如果讲演者只顾着读幻灯片，而没有和听众进行其他方式的交流，就会在沟通方面产生问题。
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·在听众理解要点之前不要切换幻灯片：讲演者经常快速地切换幻灯片，并没有给听众足够的时间理解幻灯片的内容。所以，讲演者的演说进度要和幻灯片的播放进度保持一致。
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·尽量减少每页演示文稿的文字量，并将其控制在一定范围之内：很少有听众能既听讲演者说话又阅读演示文稿的内容，即使是对任务处理能力很强的人来说也是如此。对于绝大多数听众而言，只是把演示文稿上的文字作为理解讲演内容的提纲，抓住讲演的要点。因此，提纲挈领的文字才能使演示文稿发挥作用。
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·再三检查文稿的内容，不要出现拼写错误：幻灯片上的拼写错误会迅速成为整间屋子的笑料。
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总之，不要被新的沟通技术所左右，要使它成为你的优势。
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提高电话、语音信箱和免提通话的使用技能
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克服沟通障碍的最直接方法就是有效地利用电话和语音信箱，这两种沟通媒介经常引发交流上的问题。许多公司之所以能够吸引和留住顾客，主要是因为这些公司的客户代表擅长利用电话和语音信箱进行沟通。有些公司经营不善，或者非营利性机构遭到公众的诋毁，都是因为他们的员工不善于沟通，或者缺乏语音信箱的沟通技巧。此外，尽管计算机网络技术得到了广泛的应用，但是大量的工作还是需要员工使用电话和语音信箱来完成。例如，像美林银行这样的投资公司，从来不用电子邮件发送敏感的财政信息，而是使用电话沟通的方式交流。
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免提通话的方式也受到了挑战。像揉纸、吃松脆的食品和放一个手机在桌子上这样小的声音都会影响免提通话的质量。如果有人在办公室里，在你开始通话之前要告知电话那边的人。26这样做会减少很多不必要的麻烦，避免电话那边的人对你的上司和同事做出不好的评价。前面提到过的克服电话沟通障碍的方法在这里也适用。同时，为了提高免提通话的有效性，熟记以下四点建议。
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·改变你的语气和音调，以避免对方表达出对你的工作和公司不感兴趣的言论。
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