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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） 让商业会议发挥作用
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大部分工作场所中的沟通，包括群体决策在内，都在会议中进行。会议的目的有散布消息、提供培训、树立团队精神、解决问题和头脑风暴等。如果安排得当，会议就能够达到这些效果。但是，如果安排不得当，会议就会削弱员工的生产率。以下建议适用于现场会议和网络会议，而且对参加者也十分有帮助。视频会议和电话会议适用于组织不同地点的员工共同参加的会议。出于商业全球化和削减差旅开支的目的，视频会议的需求大大地增加了。因此，遵循以下9项建议会提高会议沟通的效率。
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实践中的人际关系也会介绍商业组织寻找提高会议效率的方法。
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（1）从关键的会议结果开始。会议召开前，会议的召开者要确定会议目的。在确定会议议程之前就要时刻记住会议须达到的结果，因为明确会议的目的有助于安排会议日程。38例如，医院管理者把会议的目标确定为“寻找减少急诊室候诊时间的新方法”。因此，会议的议程就要包括讨论其他医院减少急诊室的候诊时间的方法。
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（2）只为满足正当理由开会。很多会议无法达成预计的效果，这是因为会议开始之前就缺乏可实现的目标。做好会议的议程十分重要，因为议程是组织信息的重要根据。但是，只有在需要与会人员共同努力并做出决策的时候，会议才必要。在决策的制定不那么重要或者可以分散完成的时候，电子邮件和公司内网就可以代替会议。如果想要满足正当的理由，就要注意不同文化的人参加会议的动机不同。在某些文化下，开会是为了建立关系。例如，在亚洲文化下，做生意之前双方要先建立私人关系，然后再解决问题并达成买卖协议。因此，对于亚洲的管理者而言，建立私人关系就是举办会议的正当理由。对于美国的管理者而言，面对面的会议就是为了建立商业关系。商业栏目的专栏作家Jared Sandberg说：“就其本质而言，我们就是缺乏相拥相抱。”39
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（3）准时开始和结束，并提供茶点。如果举办者准时开始和结束会议，会议就会显得非常专业，并且具有行动力。如果领导到最后一刻才出现，就会浪费其他人很多时间，并且迟到的行为就会被强化。准时结束会议是对其他人时间的尊重。提供茶点是另一个强调会议重要性的方法，同时会提高与会人员的满意度。提前通知什么时候休息也会减少与会人员的焦虑。
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（4）评论要简短并切题。会议举办者遇到的主要挑战就是保持谈话的内容不偏离主题。一个有效的途径就是问讲演者一个问题：“你的评论在哪些方面符合议程？”
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（5）鼓励反馈和评论。如果与会人员对会议的内容做出批判和负性的反馈，会议的效果就会更好。开放的交流有助于抵御群体思维，以及让管理者注意到重要的问题。
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（6）争取广泛的参与者。举办好会议的一个方法就是保证与会人员的多样性。虽然不是每个人都有能力提出正确的观点，但是每个人都在倾听。有经验的会议举办者会限制刚愎自用的和花言巧语的参与者的发言。要求与会人员提前准备几个问题有助于提高会议的活跃程度。会议的举办者不会表现出重视某一些人而忽视另一些人。如果举办者在整个会议期间都在做讲演，就无法达到听众积极参与的效果。幻灯片会对会议的内容做出补充并确定讨论的要点。
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（7）召开会议之前通过邮件或其他电子沟通方式解决小问题。如果在开会前把小问题解决掉，会议的内容就会变得简洁，并且不那么枯燥。在解决小的行政问题方面，电子邮件尤其有效，并且电子邮件还可以收集议程的信息。内网和博客也能达到同样的目的。
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（8）如果需要迅速做出行动，考虑使用“集中会议”的方式。集中会议是快速地、以行动为目的地，迅速把员工聚集在一起举行简单的会议，并讨论关键问题的一种方式。一名百货公司的管理者会在10分钟内把每个楼层的经理召集在一起，指出：“因为商店今天搞促销，大约有500名顾客等在门外。大家都准备好迎接这些客户了吗？你们预期会出现什么问题？”当员工无法参加冗长会议的时候，“集中会议”就是一个很好的途径。“集中会议”通常是站着完成的，这也有助于维持会议的简洁。
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（9）保证后续行动是安排得当并且记录在案的。通常在决策做出之后，发现会议缺乏有效的产出。分发一个备忘录，注明谁将负责什么任务，并需要在什么时候完成。
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（10）做好迅速反应的准备。实践中的人际关系中提到了一些会议的形式是站着而非坐着举行。在这种情况下，人们必须“站着思考”。站着开会通常很简短，所以没有时间让你仔细思考该说什么。
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（11）开会期间要减少干扰。会议举办方要提前决定是否允许与会人员携带电脑，并且做与会议记录无关的事情。还要决定是否允许打电话和收发短信。例如，IDEO公司的首席执行官Tim Brown认为，开会期间不允许使用手机，因为时刻关注讲演者是十分重要的。40如果要分发材料，给与会者足够的时间阅读材料的内容。会议开始之前，要检查好演示设备是否正常，并确认和讲演者的软件是否兼容。
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实践中的人际关系
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软件开发商Atomic Object举行每日“立会”
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软件开发公司Atomic Object位于美国密歇根州大急流市。每当员工参加会议的时候，他们不敢迟到，或者搞得太舒适，因为会议时间很少超过5分钟。除非你受伤、身体不适或者有孕在身，否则你没有座位。会议准则表明会议是强制性参加的，尽量减少与工作无关的闲聊，而且必须站着。
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这种集中会议的目的是消除冗长耗时的讨论环节，避免员工用手机玩愤怒的小鸟以及不理会会议的内容。该公司的副董事长迈克尔·马尔西利亚不鼓励在会议中使用桌子，因为“这会让员工靠在或趴在桌子上休息”。会议结束时，员工大多会简单地伸展一下身体，然后继续工作。
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通过“敏捷式软件”的使用，立会的形式在Atomic Object公司和其他公司被官方广泛运用。“敏捷式软件”是一种开发软件的方法，把开发项目压缩成一个一个的小段。敏捷式软件需要与会者在立会上与同事更新三个问题的内容：昨天开完会之后大家都完成了什么；他们今天计划做什么；任务完成中遇到什么障碍。
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Atomic Object公司的会议是十分集中的。在会议开始之后，所有的话题都要集中在办公室、目前进展和整个行业中。规定9点开会，而且要全员到齐。把技术人员集中在办公室里有助于交换观点并且有助于创造力的开发。
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尽管立会很简短，但是马尔西利亚认为这种形式的会议有助于减少错误的发生。在会议中共享信息或者学习课程会使同事之间互相促进，而且避免重复其他人的错误。
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问题
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你认为，Atomic Object公司的管理者怎样才能保证会议在短短的5分钟之内达成目标。
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资料来源：Original story based on facts in the following sources
:Rachel Emma Silverman，“No More Angling for the Best Seat
:More Meetings Are Stand-Ups Jobs，”The Wall Street Journal，February 2，2012，pp.A1，A10;Garret Ellison，“Atomic Odject In Grand Rapids Gets National Attention for Keeping Employees On Their Toes，”All Michigan，February 2，2012，pp.1-4;“Let’s Stand and Meet，”Steve Boyd Presentations（WWW.Steveboyspresentations.com），February 4，2012，PP.1-2;Michael Marsiglia，“10 Reasons We Have Daily‘Stand Up’Meetings，”Atomic Object’s Blog On Software Design&Development，July 7，2009，pp.1-3.
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