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组织规划包括为待办事项分类，包括没有完成的任务和项目。组织规划还意味着给电脑上和墙上贴着的小便签分类。一个重要的原则就是扔掉永远不会用到的东西。一个有价值的建议是，每天至少从办公室和家里扔掉一个东西，即使这个东西微小到只是一支用完的圆珠笔。因为几乎每天都有新东西进入到办公室，所以你要扔掉一些东西。
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给活动制订计划
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有效时间管理的首要原则就是计划（planning），即决定所要完成的目标以及实现目标而需要采取的行动。最基本也是最为重要的：计划工具就是需要完成的任务清单。几乎所有成功人士都按照一份需要完成的事情清单工作。这些清单与日常目标很类似。在形成这样一份清单以前，你需要每天花一点时间整理手头上的工作。使用需要完成的事情的清单的一个好的起始点就是在周日把下一周的清单准备好。这样就可以在周一到周六的时间段里不断地调整和修改清单。一名上班族家长的清单如图16-1所示。
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图16-1 需要完成的事情的清单
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完成待办事项清单对个人生产率的提升非常重要，同时也有助于减轻压力，因为很多人会雇用虚拟助理来帮助他们解决任务。虚拟助理的工作主要是完成一些在线的任务，譬如购物和解决一些银行的问题。18然而，一些助理也会帮助完成一些家务，譬如去商场买东西、把汽车送去修理或者把衣服送去干洗。私人琐事和生产率的关系就是，你被越少的琐事打扰，就会有越多的精力放在工作上。
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我们把待办事项的清单放在什么地方呢？很多人不喜欢把这些清单弄得到处都是。一个原因就是它们很容易混杂在其他的纸张中而丢失。因此，很多人喜欢把这些清单放在台历或者被称为“规划师”的打印版本上，也可以录入到电脑或者存在掌上电脑的中。“规划师”可以保证以最短15分钟的间隔来记录你的活动。每天定时使用“规划师”，包括周活动的分类，以及每天需要做的事情，要处理的约会、电话和开销。很多人把清单放在电脑桌面或智能手机上。你是选择使用纸笔记录还是电子日历的形式进行记录，这取决于你使用的效率。
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建立清单的另一个好方法就是使用一个便携笔记本。这个笔记本就成为你的主要清单，其中记录着你的工作任务、约会甚至购物项目的各种活动。其他任何需要完成的事情也可以记录在这个小本子上，甚至是再次对工作区域进行清理的备忘等。一些人在这方面非常明确，以至于会在头脑中进行规划，因此往往会跳过在纸上或电脑上做清单这一步。
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不论你把清单放在哪里，只要不定期查看就一点用处也没有。查看的周期应该是每天两次。
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如何设定优先次序？面对需要同时完成的多项任务，你很容易感到难以应付而灰心丧气。一个久经考验的方法就是在需要完成事情的清单上为每项任务设定优先次序。一个典型的方法就是用A来标记最为关键和重要的任务；用B来标记次重要的任务；用C来标记不重要的任务。尽管某个简单任务被标记为C（例如，给订书机进行填装），但它对于提升你的生产率和幸福感仍有贡献。无论完成清单中的一项多么琐碎的任务，很多人都会感到满足。此外，如果你的责任心很重，未完成的琐事会干扰你的注意力。
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为了有效地安排好优先顺序，你必须知道哪些任务是重要的。总之，那些直接关系到任务的主要目的的活动是重要的，譬如直接处理一个重要客户或者完成一部分预算。将你的上级认为重要的活动也要标为优先级别。像处理龙卷风过境或产品召回这样的紧急事项，也是重要的任务。
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当你必须和不同时区的人打交道的时候如何进行规划？商业全球化为与不同时区的人工作带来了挑战。在美国境内就有4个小时的时差，在美国周边的阿拉斯加和夏威夷也要加上不同的时差。（同时，加上加拿大的大西洋时区）。一种计算时区的方法就是查找国际电话簿，按照里面的方法计算。例如，芝加哥的时间比意大利晚7个小时，比日本晚15个小时。如果你在意大利的工作伙伴想在他的早上8:30和你通话，你就要在凌晨1:30打电话给他。如果你和日本的工作伙伴在他的早上8:30通电话，你就要在下午的6:30给他打电话。你对于时差的理解还体现在通过互联网的定时发送功能在特定的时间和工作伙伴取得联系。
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如果你不想自己计算时间，登录像www.timeanddate.com这样的网站，这类网站会自动帮你计算出在两个不同时区打电话的时间，并且还包括会议电话和视频会议的时间。总之，如果时常开会，不同时区的人就要轮流在彼此不方便的时间段参加会议。
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怎样安排时间并执行？为了使待办事项清单达到应有的效果，必须将它付诸行动。为了把你的清单付诸行动，需要准备一个时间表，时间表上标明什么时候做什么。然后按照时间表行事，做完一件划掉一件。
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时间和活动图（也称为“甘特图”）在工厂与办公室中已经被广泛运用百年之久，主要做跟踪项目之用。很多人都认为这些基本的图表在规划活动时间和追踪活动进展方面非常有效。时间和活动图也能强化这样一个概念，那就是大多数活动都是日历驱动的。日历集合了所有的约会、截止日期和运营一个公司的关键季节。例如，许多客户要求在票据上规定的日期前运到一批货物。图16-2展示了一个时间和活动的图表，你可以使用它，并把它作为生产率提升的助推器。
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图16-2 计划活动的时间行动表
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打起精神
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很多员工没有达到公司要求的生产率，主要是因为他们缺乏满足工作需求的精力。纽约的精力项目的发起者Tony Schwartz认为，打起精神是快速高效工作的最好方法。精神饱满地工作比延长工作时间的效率更高。
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许多参加精力项目的公司的切身体验表明，员工在高度紧张和适当休息之间转换会使绩效达到顶峰。员工可以通过做一些简单的练习来恢复精力，譬如简单的散步和深呼吸，或者在特定时间关掉邮件，这样可以集中精力把事情做得更好。19适当的休息、充足的营养和适量的运动也能增强身体和心灵的活力。
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一个针对一家软件开发公司214名专业工作者和文书工作者的项目，深入研究了什么能够或不能够为提高生产率提供条件。参加者需要完成一些关于如何进行精力管理以及活力和疲劳（精力的两个方面）水平的问卷。
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这项研究的一项惊人发现就是这5个最常见的和工作相关的战略中没有一个与活力及疲劳水平显著相关。5个不会提高精力的策略为：①查收邮件；②切换任务；③制定一个待办事项清单；④在工作中为别人提供帮助；⑤和同事或主管聊天。吃零食和喝带咖啡因的饮料不仅不能起到提神的作用，还会增加你的疲劳。
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与精力提升具有正相关的精力管理策略都是直接和工作相关的：①学习一些新的东西；②关注工作中有趣的方面；③设立一个新目标；④做一些让同事开心的事情；⑤腾出时间向和你一同工作的人表达感激之情；⑥寻求反馈；⑦反思在工作中我该如何有所作为；⑧反思工作的意义。在这里，人际关系给我们的提示是，所有的策略都应该和工作相关（不是像喝能量饮料这样的微休息）。所有有效的策略都是围绕工作中的学习、关系和意义展开的。20值得注意的是，精力项目的发现表明工作中短暂的休息有助于精力的恢复。
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“实践中的人际关系”向我们展示了员工如何打起精神。