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Yours faithfully,
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S. Stevens (Mrs)
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Company Secretary
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正 文
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信的正文应以清晰简洁的英语撰写，分段和标点符号要正确。
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分段 信中的每一段都应该只表达一个主题，因此有可能整段只有一句话。但是如果短段落太多，会影响整封信的外观。回头看看第13章第3节关于“主题句”的说明，了解一下如何组织段落的内容。
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副主旨 如果把信息再划分成几个部分，更有助于对方的理解，不妨再为各部分加上一个副标题（但是不要过度使用）。
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列 表 同样地，如果哪个段落的内容用列表方式呈现会更清楚，也不妨使用列表。为各个项目加上编号或项目符号。
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标点符号 即使你在地址等部分省略标点符号，信的正文依旧要使用标点符号。使用标点符号的目的是帮助理解。信中随意使用太多逗号，对读信人来说未必是一种帮助，而且通常表示写信人不是很清楚各种标点符号的用法。清晰易懂的信应具有以下特点：
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1.如果之前已有过通信，提到之前的来信
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2.段落首行缩排，或者是段落之间空行（见图14-2至14-4）
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3.善用标点符号，帮助理解
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4.有需要时，加上副主旨和列表
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5.清晰正确的英文
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凡是有助于对方轻松迅速理解信息，并有助于改善信的整体外观的做法，一般皆可以采用。
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边缘 这里最重要的标准就是整体外观。一般说来，左右两边留个2.5厘米的边缘，看起来就很舒服，但是这也要视信的长度和信头的位置而定。一般机构在其计算机系统中都有现成的样板或事先设计好的版面，方便员工遵守使用。
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行距 几乎所有的英文商务书信都采用单倍行距，段落之间则为两倍行距。但是有些机构则规定，很短的信（像是最多十行）要用两倍行距，边缘也加宽。收件人地址和寄件人地址，则永远都用单倍行距。
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附件 如果信中有附件，会在信的最底端用“Enc.”或“Encs 3”字样表示，或者在正文中提到附件处，在边缘的地方以“/”表示。
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接续页 如果信的长度超过一页，就需要换一页接续下去，但是如果接续页上只会出现两行内容，或是只有结尾敬辞和签名的部分，那你就不应该使用接续页，而应该调整版面，让内容维持在一页之内。接续页上不需要信头，但是应该注明收件人姓名、页数和写信日期，如：
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G Mainwaring & Co Ltd -2- 22 February 2014
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副本 如果要把信的副本寄给第三者，要在信的底端以“copy to”、“copies to”或“c.c”等写法表示，后面则列出副本收件人的名字。
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警告 如果信的内容属机密或私人内容，通常应该在信中的收件人姓名、地址上面和信封上清楚注明：
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CONFIDENTIAL 或 PRIVATE AND CONFIDENTIAL
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PERSONAL 或 PERSONAL AND CONFIDENTIAL