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注意：如果信上标示“Personal”，那么只有信封上的收件人可以拆阅该信。要确保某个特定的人才会拆阅你的信，还有一个方法，就是写上：
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For the attention of：（然后写上对方的姓名和地址）
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 14.12 口 授
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现在的人在工作岗位上大多都有文字处理软件，因此自己的信也应该自己撰写，但是如果遇到出差，又没有笔记本电脑时，有个录音机就很方便随时做记录，或是充分利用等待的空当。不过，很多人即使有秘书和口授设备，还是会尽量避免用口授的方式。
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随着沟通方式越来越先进有效率，我们每个人的工作角色也受到影响，我们需要熟悉这些现代的、越来越普及的电子信息处理设备。在这许多新技巧中，口头沟通的技巧越来越受到重视，因为这是在使用现代设备时不可或缺的，其中以发音吐字清晰、表达精准明确尤为重要。
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因此，不管你现在有没有机会跟秘书口授写信，或是录音口授写信，练习口授的技巧仍有助于你在录音机或语音信箱上留下清楚明确的留言，而且当然也有助于你使用语音输入的文字处理系统。
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准备工作
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“好的口述”，其实就是把“好的文章”大声念出来；“好的文章”，其实就是把“好的想法”清楚表达出来。
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换句话说，只要你给自己准备的时间，事先计划好你要说什么，那么最后的稿子是用手写在纸上、用嘴巴念给录音机听或念给计算机听，应该不会有很大的差别。许多人之所以对口授心存恐惧，可能是因为他们不愿意事先仔细计划信息内容，要不就是因为对不熟悉的事物感到害怕。因此，这也是练习的重点。拿个小录音机自己在家练习，直到掌握了停顿和开始的诀窍。
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以下是口授的准备工作：
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准备好自己 把其他的事情都忘掉；清理你的脑袋和书桌，也就是“专心”；把嘴巴清干净，笔、口香糖、甜食，嘴巴里有任何东西，都会影响你说话。
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把资料准备好 就跟你开始写演讲初稿时会准备好资料一样，也就是制作大纲，此一步骤也应该先完成。
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决定优先级 如果你有好几封信或好几个信息要口授，按轻重缓急排好顺序，因为你有可能中间会突然有事必须去做。
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让文字处理人员准备好（可能就是你自己） 给他完整的信息，也许是面对面的，也许是在录音当中。告诉他：
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1.信是要写给谁的
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2.信是谁写的
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如果你需要信件的副本以归档，告诉他：
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1.参考文号
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2.你需要几份副本
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3.这些副本是要给谁的
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如果你需要他去从原来的来信上去找地址等，清楚告诉他哪封信是回给哪封来信的。
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练习口授
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1.用简单的话说。用简短的句子，而且一个段落只有一个主题。
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