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沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) Chapter16 撰写报告
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16.1 人人都害怕写报告?
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“写一份报告上来!”
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一想到要写报告,许多人心里就充满恐惧。报告似乎是大家最怕写的东西了。如果你也有这种感觉,那你并不孤单。
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本章目的:
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1.讨论什么是“报告”,报告有哪些不同的种类,及一篇好的报告具有哪些基本要素。
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2.让你看到不管多长多短、多简单多正式的报告,都具有同样的基本结构。
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3.说明报告中用以引导读者的“标记”系统。
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4.详细说明长篇报告的结构。
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让你更清楚了解到报告的本质后,再:
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5.一步一步说明如何计划和撰写报告。
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6.就如何完成最后的成品给你几点提醒。
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自我检查
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如果主管要你写一篇报告,你第一个反应是什么?写下来。
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你心里有什么感觉?写报告 到底是哪一点让你有这种感觉?
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就算你觉得自己在近期内不可能有需要写报告,你应该还是会觉得本章的内容很有用,因为报告的基本结构就与所有长篇写作的基本结构非常类似,如论文。而且报告有各种形式和长短,我们稍后就会看到。
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但是首先,让我们先回到写报告给大家带来的恐惧。
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也许是因为报告似乎是比较少用到的沟通形式。而写信、开会、与人交谈是大多数人经常进行的活动,所以感觉起来比较不可怕。我们不需要常常写报告,因此一旦需要写报告,不是很熟练的我们就不知道该怎么办。
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也许大家不喜欢写报告的另外一个原因是,“报告”似乎总是规模庞大而难以征服。我们总是会想到一个正式严肃的封面,里面是厚厚一叠纸,纸上是密密麻麻的字,而一想到要制作出这样的成品只会使人更恐惧。但是让我们来看看真相。
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首先,我们已经学到,就连要让最简单的沟通活动有效率、有效果,我们也需要在事前做好充分的思考与计划。
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另外,我们至今学到的沟通原则,特别是写作时该遵守的原则,不只适用于写信,也适用于写报告。只要具备这些原则与技巧,你其实就已经有能力写出一篇好报告了。另外有些特别的技巧是你可能还不知道,而我们在本章才会说明的。
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最后,是报告长短的问题。不是所有的报告都是冗长复杂的,我们稍后就会看到。其实你可能每天都在制作“报告”,只是自己不知道,因为报告有各种不同的形式和长短。此外,长而复杂的报告的基本元素其实就跟短而简单的报告一样,两者只是规模不同而已,而要完成一份大规模的任务,诀窍就只是要按部就班,一个步骤接一个步骤地去进行,并有“开始”的勇气。
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