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1702600212 如果主管要你写一篇报告,你第一个反应是什么?写下来。
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1702600214 你心里有什么感觉?写报告 到底是哪一点让你有这种感觉?
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1702600216 就算你觉得自己在近期内不可能有需要写报告,你应该还是会觉得本章的内容很有用,因为报告的基本结构就与所有长篇写作的基本结构非常类似,如论文。而且报告有各种形式和长短,我们稍后就会看到。
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1702600218 但是首先,让我们先回到写报告给大家带来的恐惧。
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1702600220 也许是因为报告似乎是比较少用到的沟通形式。而写信、开会、与人交谈是大多数人经常进行的活动,所以感觉起来比较不可怕。我们不需要常常写报告,因此一旦需要写报告,不是很熟练的我们就不知道该怎么办。
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1702600222 也许大家不喜欢写报告的另外一个原因是,“报告”似乎总是规模庞大而难以征服。我们总是会想到一个正式严肃的封面,里面是厚厚一叠纸,纸上是密密麻麻的字,而一想到要制作出这样的成品只会使人更恐惧。但是让我们来看看真相。
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1702600224 首先,我们已经学到,就连要让最简单的沟通活动有效率、有效果,我们也需要在事前做好充分的思考与计划。
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1702600226 另外,我们至今学到的沟通原则,特别是写作时该遵守的原则,不只适用于写信,也适用于写报告。只要具备这些原则与技巧,你其实就已经有能力写出一篇好报告了。另外有些特别的技巧是你可能还不知道,而我们在本章才会说明的。
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1702600228 最后,是报告长短的问题。不是所有的报告都是冗长复杂的,我们稍后就会看到。其实你可能每天都在制作“报告”,只是自己不知道,因为报告有各种不同的形式和长短。此外,长而复杂的报告的基本元素其实就跟短而简单的报告一样,两者只是规模不同而已,而要完成一份大规模的任务,诀窍就只是要按部就班,一个步骤接一个步骤地去进行,并有“开始”的勇气。
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1702600233 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) [:1702591476]
1702600234 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 16.2 什么是报告?
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1702600236 自我检查
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1702600238 依据“报告”的定义,列出 所有你过去一星期自己制作或帮 忙制作过的“报告”。
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1702600240 报告用来传达信息或建议,就是由一个收集和研究过事实资料的人,传达给因特定目的而要求这份报告的人。报告的最终功能常常是决策和行动的依据。
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1702600242 如果你接受这个广义的定义,那么你会发现自己过去一星期完成过各式各样的“报告”。例如:
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1702600246 跟一个不知道该不该看某部电影的友人报告影片内容。
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1702600248 跟没出席的同学或同事报告上课或开会经过。
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1702600250 跟主管报告你对某件事的了解情况与意见,供主管作为决策或行动的参考。
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1702600252 在表格上报告某些数据或信息,表格填好后将转给其他部门,供某人作为决策或行动的参考。
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1702600254 以信件、备忘录或电子邮件的形式跟某人报告你对某事的了解或是给予建议。
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1702600256 换句话说,报告的种类也许就跟报告产生的原因一样多,从一场闲聊到五厘米厚的政府报告都属于此类。
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