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图16-5 报告摘要范例
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资料来源：英国国家审计局审计长报告《国家乐透经营执照申请者评估过程》（HC569, Session 1994-5）, HMSO Publications, 7 July 1995
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补充资料
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引用文献和参考书目 如果你在报告中引用别人的作品，应该在文中注明，并在报告最后面把引用过的文献都列出来。这一点在学术论文中尤其重要。严守下列五条规则：
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所有引用自他人的想法或字句，都应该注明是“引用”，才无抄袭之嫌。
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直接引用的字句要用引号括起来，甚至只有一个字也要注明。
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文中引用到的字句和图表，都应注明出处，并列在引用文献中。
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引用文献中列出的文献，每一个都应该在报告中引用过，并注明出处：在文中引用他人的字句或图表时，就应该同时注明资料来源。
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每张引用自他人的图表和照片，都应在文中注明出处。
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各项文献通常按照在报告中出现的顺序编号，并写出作者、书名或期刊名、出版者和出版日期。如：
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Gowers, Sir Ernest, Complete Plain Words, Harmondsworth：Penguin Books, 2003.
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参考书目列出相关的书籍，让有兴趣的读者可延伸阅读，但是可列可不列。
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附录 如果有统计数据或引用数据太多太长，放在文中会占去太多空间、影响内文的流畅，就应该放到附录的部分，如几本书中的段落、其他报告、信件等。文中须清楚说明附录中的资料所扮演的角色，不能光是丢下“见附录A”一句，就期望读者看一眼附录就知道其用意。如果文中经常提到某个附录，可以将其做成展开式，方便翻看。照片、地图等平面资料应该放在封底的口袋里。
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索引 只有真的非常详细的长篇报告才需要索引。如果是英文报告的话，重要的概念按照英文字母顺序排列，方便忙碌的读者查找。现在不妨看看本书的附录。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.9 内部规定的报告格式
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前面强调过，报告的版面、分节和标题，取决于报告的性质、目的和读者。因此要如何呈现你的报告，你有很多的自由。不过，不用为这份自由感到不安。我们在上面说明过报告的典型结构，目的就是让你有个选择的范围，而且虽然我们用到了一些奇怪的术语（如“职权范围”），你现在应该也知道可以视情况选用更平常的字词（如“目的”）。
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而且许多机构已有现成的版式指引，方便员工为报告（及信件、电子邮件、备忘录等）选择正确的结构和版面。也许你会发现公司甚至都把这些样板储存在文字处理系统里了。
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这种“内部规定”当然非常有帮助，机构也可以借此确保所有的员工都按统一的格式呈现书面资料，但是随着你越来越有经验、有自信，也会发现它的缺点。这种内部规定可能反而是一种限制，使你无法以你觉得最恰当的方式制作文件。因此你要有勇气去问问主管是否可以在某些地方作些调整，以符合报告的目的。但是记住，一定要征求主管的许可：毕竟内部规定存在的目的，就是防止大家“自己想怎么做就怎么做”。
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