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在六天测试期（周一到周六），三种贺卡的总售出量为：商店A、B、C、D分别售出174、410、220、187份，商店E、F、G、H分别售出435、475、286、575份，商店I售出275份，商店J售出525份。贺卡售出量与展示架的类型显示出明显的关联，在曼彻斯特与阿伯丁进行的类似研究也显示出同样的关联……
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上面的内容摘录自一份研究报告。里面的信息你吸收了多少？贺卡售出量与产示架类型的关联真的很“明显”吗？
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作 业
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继续读下去之前，用最有效率的图表呈现上面的信息。
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统计资料
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大部分的商务沟通都牵涉到呈现事实，以协助决策过程。这些事实常常是数字或统计数据，但是如同我们在上面的例子中看到的，这些统计资料的呈现方式往往使事实更混乱，而不是使事实更清楚。统计数据的功能可能是：
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历史性质的：显示过去发生的事
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比较性质的：用以比较不同的事物或不同的时期
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预测性质的：用来预测未来可能会发生的事
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换句话说，统计数据是要使用的，但是要能够使用它，我们必须能够先理解它，而呈现数据的人有义务把数据清楚呈现出来，让需要这份信息的人能够立刻掌握住其中最重要的想法和概念。要达到这个目的，不管是口头或书面的报告，都应该把信息快速、清楚、完整地传达给对方。有人曾经估计：
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为员工准备自发性阅读资料，每花10英镑，有3英镑是浪费掉的。
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为顾客和大众印制书面资料，每花10英镑，有4英镑是浪费掉的。
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写信给股东，每花10英镑，有4英镑是浪费掉的。
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为主管准备必要的阅读资料，每花10英镑，有8英镑是浪费掉的。
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虽然这个估计也许有些夸张，但是很多数据，尤其是书面数据，的确没有按照其该使用的方式被使用，而完成这些数据所花的费用远超过数据本身的价值。尤其是随着更先进的信息处理设备出现，机构往往更容易生产各式各样的信息，使得读者见树不见林。因此，信息的生产者（报告的撰写人或演讲人）有义务为读者指出各种信息之间的重要关联，并从所有的信息中挑出对读者有用的部分。在本章，我们会讨论：
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各种呈现统计数据和信息的方式，这样就知道如何从中选择最恰当的做法。
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所传达的信息可能会如何被其呈现方式所扭曲，这样就知道如何避免误导读者，也知道别人有可能会误导你。
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图 表
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图表用来呈现信息。图表使用有方，就可以简化和加快沟通或指示的过程。用于呈现统计数据时，图表通常无法取代文字，但是可以大大减少需要的字数。图表加上简短的文字说明，能够有效协助你的沟通，尽管严格说来，“一图胜千言”的说法并不正确。
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图表是书面或口头文字极佳的辅助。读到“2010年4~8月，复活节彩蛋的需求量增长了2%，之后七个月（2010年8月至2011年3月）增长了4%，但是2011年3~4月之间就增长了9%”这样的句子时，读者很难立刻把这些数字之间的关系吸收进去，如果是听的话就更困难了。但是如果同样的信息用图表呈现出来，读者马上就能清楚看到这些数字的关系（看上面的图18-1）。
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图18-1 简单的图表