打字猴:1.702601828e+09
1702601828 在六天测试期(周一到周六),三种贺卡的总售出量为:商店A、B、C、D分别售出174、410、220、187份,商店E、F、G、H分别售出435、475、286、575份,商店I售出275份,商店J售出525份。贺卡售出量与展示架的类型显示出明显的关联,在曼彻斯特与阿伯丁进行的类似研究也显示出同样的关联……
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1702601830 上面的内容摘录自一份研究报告。里面的信息你吸收了多少?贺卡售出量与产示架类型的关联真的很“明显”吗?
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1702601832 作 业
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1702601834 继续读下去之前,用最有效率的图表呈现上面的信息。
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1702601836 统计资料
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1702601838 大部分的商务沟通都牵涉到呈现事实,以协助决策过程。这些事实常常是数字或统计数据,但是如同我们在上面的例子中看到的,这些统计资料的呈现方式往往使事实更混乱,而不是使事实更清楚。统计数据的功能可能是:
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1702601842 历史性质的:显示过去发生的事
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1702601844 比较性质的:用以比较不同的事物或不同的时期
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1702601846 预测性质的:用来预测未来可能会发生的事
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1702601848 换句话说,统计数据是要使用的,但是要能够使用它,我们必须能够先理解它,而呈现数据的人有义务把数据清楚呈现出来,让需要这份信息的人能够立刻掌握住其中最重要的想法和概念。要达到这个目的,不管是口头或书面的报告,都应该把信息快速、清楚、完整地传达给对方。有人曾经估计:
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1702601852 为员工准备自发性阅读资料,每花10英镑,有3英镑是浪费掉的。
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1702601854 为顾客和大众印制书面资料,每花10英镑,有4英镑是浪费掉的。
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1702601856 写信给股东,每花10英镑,有4英镑是浪费掉的。
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1702601858 为主管准备必要的阅读资料,每花10英镑,有8英镑是浪费掉的。
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1702601860 虽然这个估计也许有些夸张,但是很多数据,尤其是书面数据,的确没有按照其该使用的方式被使用,而完成这些数据所花的费用远超过数据本身的价值。尤其是随着更先进的信息处理设备出现,机构往往更容易生产各式各样的信息,使得读者见树不见林。因此,信息的生产者(报告的撰写人或演讲人)有义务为读者指出各种信息之间的重要关联,并从所有的信息中挑出对读者有用的部分。在本章,我们会讨论:
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1702601864 各种呈现统计数据和信息的方式,这样就知道如何从中选择最恰当的做法。
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1702601866 所传达的信息可能会如何被其呈现方式所扭曲,这样就知道如何避免误导读者,也知道别人有可能会误导你。
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1702601868 图 表
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1702601870 图表用来呈现信息。图表使用有方,就可以简化和加快沟通或指示的过程。用于呈现统计数据时,图表通常无法取代文字,但是可以大大减少需要的字数。图表加上简短的文字说明,能够有效协助你的沟通,尽管严格说来,“一图胜千言”的说法并不正确。
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1702601872 图表是书面或口头文字极佳的辅助。读到“2010年4~8月,复活节彩蛋的需求量增长了2%,之后七个月(2010年8月至2011年3月)增长了4%,但是2011年3~4月之间就增长了9%”这样的句子时,读者很难立刻把这些数字之间的关系吸收进去,如果是听的话就更困难了。但是如果同样的信息用图表呈现出来,读者马上就能清楚看到这些数字的关系(看上面的图18-1)。
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1702601877 图18-1 简单的图表
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