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把信息测量出来后以图表呈现，你就能够加强文字的意义。图表、表格都是这样的工具，能让你把数量信息更清晰地呈现出来，方便你的读者比较和对照。图解、图片还能够把抽象的概念具体呈现出来，读者或听众会很高兴你使他们的理解过程变得更轻松，并避免误解。
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图 示
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不管采用哪种视觉辅助，有几点原则是你一定要记住的。视觉图像可以大大辅助文字信息的传达，因此你应该时刻记得考虑采用图示的做法，但是也有些人会做过头，在说明不是特别科技、数量或复杂的主题时，为每一点内容都制作一个视觉图像。唯有当视觉辅助具有清楚的目标，也就是有具体的需要时，或者唯有当视觉辅助能够带来上述优点时，才应该使用视觉辅助。你不应该只为了让听众或读者刮目相看，或是为了让你的报告看起来更“专业”或更“漂亮”，而使用视觉辅助。至于该用哪一种图示方法，你可以问自己：哪一种图示方法，最能够传达出我想传达的信息？
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我们很容易就习惯为某一种呈现方式采用某一种表格，为另外一种呈现方式采用某一种图表，然后只是视情况作些调整。这样的习惯很可能让你忘了去看看有没有其他更好的呈现信息的方式。
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什么才是最恰当的呈现方式，取决于读者、信息的类型（统计或非统计的）及你的目的（对照数字、显示趋势、说明程序等）。你不只要选择最好的图示方式，还要决定这个图示要有多复杂或多简单。这个读者可能在一个图表上看五条不同的曲线就能了解你的意思，另外一个读者可能需要看五个不同的图表才能看懂，因为他没有足够的能力、兴趣或动力去分析一个复杂的图示。图示有以下的优点：
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如果做得美观顺眼，能抓住对方的注意力。
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迅速把最大量的信息传达出来。
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如果不过于复杂，能够加速理解。
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在文字之外增加一些变化。
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简单迅速地呈现出整体趋势。
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方便读者挑出特定的数据。
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方便读者看出关联。
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加强文字信息。
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明显展示出差异。
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让读者或听众看到图示前，一定要先让他做好心理准备。视觉图像迫使你的读者停顿下来，以弄清图示的目的，而这个停顿会降低阅读的流畅性。因此，事先告诉读者，接下来有图示了。不需要有多长的提醒，简单提一下就可以了，例如：“在下表中（图6）可看到，薪水增加了10%，而销售量只增长了5%。”
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永远不要假定你的读者会自动研读你的图示，就算他看了，你也无法保证他会以你预期的方式阐释你的图示。因此，光是写“表6在第9页”或“请看这个图表”并不够，你还要解释你企图用这个图或表传达出什么信息。
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记住，视觉辅助只是辅助。也就是说，它应该辅助文字，而非取代文字。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 18.2 统计信息
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文字说明
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大多数的人都无法立刻吸收文字中的一连串数字，因此也无法看出该信息的意义，或是挑出特别重要或具有特别意义的数字。但是即使是在这样的呈现方式中，你仍旧可以突出强调特定的数字，并点出重要的比较结果。如：
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根据MSL国际主管招募顾问的调查显示，比起通过口耳相传或职业介绍所，人事部经理直接回复招聘广告更容易找到工作。26%的人事部经理是直接向招聘广告应聘，16%则是通过职业介绍所。只有4%是通过口耳相传找到工作，而没有一个人是被猎头公司网罗。总经理则较容易通过校友网络或猎头公司找到工作。42%的总经理即通过这种方式找到工作。猎头公司和校友网络也是年薪超过3万英镑的经理最常找到工作的渠道。在年薪不到3万英镑的经理中，直接向招聘广告应聘是最常见的做法。
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上面这段文字至少点出了重要的数字和比较结果，但是这些信息不是很好消化，听起来也很难吸收。但如果当做图表的说明，这段文字就能够为读者强调出重要的数字和比较结果。除了像这样用文字说明，最常用的图表方式就是表格、曲线图和直方图，而这几个基本的种类还有很多变化和合并的方式。
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