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(3)预算外事项预警。对在期初的年度预算案中没有设定而在实际业务执行中确有发生的事项进行处理,即为预算外事项。对于预算外事项,一律按照 “预算外事项控制流程”处理,并严格进行预警和控制。
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(4)反常事项预警。在预算执行过程中,针对业务的运行过程中出现的预算指标异常事项、反常经济现象、超出安全范围的指标等,要及时发出预警信息,以便相关经理人做出决策。
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对于预算事项的预警和审批控制,需要根据预算项目的重要性和性质进行确定,预警信息分别报送不同级别的经理人,审批也需要经过各级经理人。表2-26是以某一公司的营销中心为例说明预算控制的基本流程,作为在实际工作中的参考。
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表2-26 预算事项控制流程表
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上述预算控制中的权限预设置流程需要根据预算事项的重要性、性质等来设置流程流转的环节与和关键控制点。如可以根据金额大小、资本性还是非资本性、超预算还是预算外事项等来判断,预先设置非常具体的流程环节。
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3.预算执行中的约束
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(1)流程约束。
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预算流程的约束是指在预算执行中根据一定的流程对预算执行进行控制,如预算信息预警流程、预算调整流程、超预算的审批流程等。
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一般来说,对于预算内事项,可以执行正常简化流程;对于超预算事项需要执行额外的审批流程,按照额度进行分级审核和审批;对于预算外事项需要执行复杂的特殊审批流程,一般需要报经上级预算管理机构进行审批,以便于进行严格控制。
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(2)系统约束。
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通过预算信息系统的实施,建立有效的预算事前、事后预警机制。对超预算事项、预算外事项进行自动预算预警,既可以通过发送邮件,也可以通过发送短信息的形式进行信息的传递,以起到预警作用。
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利用信息系统的功能可以实现在线的事前预警、事中控制(执行流程锁定功能,进入超预算和预算外事项流程,审批通过后,再解开锁定功能)、事后分析和反馈。
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(3)考核约束。
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预算的刚性特征以及与绩效考核的关系,就在于对预算进行考核约束,或者说预算考核是绩效考核的主要内容。针对超预算和预算外事项要分别进行有针对性的考核,以使预算得到严格执行。对于超预算事项必须扣减预算得分,进行奖惩;对于预算外事项除已经核准进行预算项目调整外,一律纳入考核范围,扣减预算得分,进行奖惩。
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2.3.2 预算的调整
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预算调整是指在预算执行时,由于客观环境的急剧变化或者组织结构调整、人员变化等因素,使得原有预算失去客观性,各责任中心根据预算管理规定提出预算调整需求,经预算管理机构审批后,对预算目标进行的重新修订。预算本身是一件很严肃的事情,任何部门不经预算管理机构批准不得随意调整预算数据。因此预算调整涉及调整的原则、调整的条件、调整的时间、调整的方式、调整的流程等相关问题。
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1.预算调整的原则
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(1)不随意调整原则。预算方案一经批准,非客观情况下不得随意调整预算。
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(2)内部挖潜原则。当不利于预算执行的重大因素出现后,应首先通过内部挖潜或采取其他措施弥补,只有在无法弥补的情况下,才能提出预算调整申请。
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(3)积极调整原则。当外部环境和内部条件发生重大变化,应积极主动提出预算调整申请,以保证预算方案符合客观实际情况。
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2.预算调整的条件
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当有下列情况之一并且严重影响预算执行时,可按规定程序申请预算调整:
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○一是企业体制改革、重组、合并、购并等情况发生;
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