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要求还会导致另一种问题,有人以为提出要求的行为就相当于接收者做出承诺了。你可能会收到一封邮件通知你下周一开会,除非你和召集开会的人提前有约定,否则你便可以正当地将这一通知视作要求——你可以接受或拒绝。要求并不是承诺。
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另一方面,如果你是请求者,我建议你每次都要求答复。收到接收者——或获得接收者授权的人——的答复,你才能宣称获得了承诺。谁也不能替别人做出承诺。做出承诺的人需要签字画押。(当然,人们会对反复出现的情况做出总体的承诺。你可能对老板做出过长期承诺,保证一定会参加他提前24小时通过电子邮件通知你的会议。如果你们达成了这种协议,那么恰当的邀请也可以算作承诺。)
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即便你认为这种做法很合理,也并非所有人都能接受。总有人倾向于认为只要他们提出要求就意味着你做出了承诺。为了避免在与这些人的交往中遇到问题,立即提醒他们注意这个问题符合所有人的利益。不规范的要求可以通过明确的答复来纠正。
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答复
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要求不是承诺对话中唯一一个含糊其辞的部分,人们也总是出于类似的原因在答复中搪塞敷衍。我们不想受到承诺的约束,抑或不想拒绝别人,所以我们选择给出含糊其辞的答复,这往往会带来短期利益。埃琳娜向亨利给出了含糊其辞的答复,其后几周,两名同事得以装作一切顺利的样子。但生产开始延期时,亨利却想让埃琳娜遵守她从来没有做出的承诺。如果埃琳娜明确地说她无法承诺,她就能帮助亨利避免做出含糊其辞的承诺。相反,她含糊其辞的答复令情况雪上加霜。
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如果说要求的挑战在于鼓起勇气开始对话,答复的挑战则在于找到以诚实的态度继续对话的意志力。为了诚实地做出答复,我建议你们在做出承诺之前,思考4个问题:
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1. 我是否明白对方要求我做什么?
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2. 我是否具备完成这种要求的技巧与资源?
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3. 我是否相信我要依靠的人能够不负所托?
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4. 我是否愿意承担预估潜在失败的责任?
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如果你无法对全部4个问题给出肯定的回答,你便无法无愧于良心地做出承诺——至少在没有进一步澄清的情况下,是无法做到这点的。
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我认为对于一项要求,有且仅有6种清晰的答复。这些答复令对话中的各方知道谁承诺在何时做什么,以及谁有权让谁对什么事情承担责任。按照这些清晰的答复,可以接受其中的声明和质疑其他任何人。6种答复如下:
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1. “是的,我保证。”
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2. “不,我无法承诺。”(但我可以尝试……)
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3. “我需要澄清。”
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4. “我承诺(在特定日期之前)给出答复。”
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5. “我的接受是有条件的。如果R(双方均可观察到的一项条件)发生,我才可以承诺满足你的要求。你觉得这样行吗?”
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6. “我来提另一项建议给你吧。我无法在Y之前做X,但我可以在T之前做S。你觉得这样行吗?”
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或许你还知道有一种答复不在列。我可以断言,它要么是这6种答复之一的变体,要么并不清晰。可能的不清晰答复成千上万,任何其他答复都有可能令对话脱离正轨。
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第一种答复是:“是的,我保证。”保证就是承诺在未来做出某件事,或在我们有权代表别人做出承诺的情况下,承诺他们会做出某件事——此类声明的例子有:“我会去开会的”“我会在六点半之前将包裹送到的”或“我们的技师会在明天下午检查你的电脑”。你在说“我保证”的时候,就是承担了遵守承诺的无条件责任。“我无法拒绝”或“他过于坚持,我最终不得不接受”这样的借口并不成立。完美履行承诺要求你在任何情况下都要承认自己的保证并处理好你与债权方(你做出承诺的对象)的问题。
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第二种可能的答复是:“不,我无法承诺。”作为接收者,你永远都可以拒绝要求——这就是请求与强迫的区别。你可能有很多很好的理由:你可能不理解对方的要求;你可能不具备所需的资源;你可能不具备所需的技巧;你可能不信任你所依靠的人能不负所托;你可能认为对方的要求会产生适得其反的效果或与你此前做出过的承诺相冲突;你可能预料到会出现你不知如何解决的问题;或者你也可能仅仅是不想这么做而已。当你说“我拒绝”的时候,你仍有可能会尝试满足对方的要求,却没有做出承诺。你令对方无权让你负责。各方都明确地拒绝要远好过因为一句优柔寡断的“我想想办法吧”而陷入僵局。
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第三种可能性是要求进一步澄清。要求不明晰的时候,你可以要求对方提供更多信息。例如,如果我让你帮我完成一个项目,你可能会问:“你需要什么样的帮助?”然后你可以做出知情的选择。如果你担心提出要求澄清情况的问题会令你显得无知或不情愿,你往往会在并不真正了解所承诺之事的情况下接受要求。
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第四种可能的答复是承诺在特定日期之前给出答复。当你需要了解你是否可以无愧于良心地对前四个问题给出肯定答案的时候,这便是合适的答复。你或许需要检查资源、得到他人的明确承诺(并确认他们的可靠性)或预测可能的问题并相信你有办法解决这些问题。例如,我让你在周五之前准备好某个项目,你可能会认为你需要两名同事的帮助。那么你的答复或许会是:“我先去问问我的同事,因为我需要他们帮忙,但我不确定他们是否有时间。我一小时后回复你。”在说“回复你”的时候,指定时间非常重要。如果你只说“我想想办法吧”,谁也不知道对话进行到什么程度了。
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第五种合理的答复是有条件的接受。在这种因情况而定的约定中,承诺取决于一项可观察到未来会发生——或促成——的条件。例如,我让你准备一些有关产品线的信息,并在当天下午发给我们的一个客户,你可以说只要我一小时之内将我们最新的电子目录发给你,你就答应我。如果承诺的履行需要先满足不在承诺者控制范围内的条件,这便是合适的答复。
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第六种也是最后一种清晰的答复是替代建议,或谈判建议。假设一名客户打电话给我说:“弗雷德,我需要你今天飞到亚特兰大来,明天为我们的领导团队做介绍。”假设我已经另有约定了,我可以回答说:“抱歉,我明天没有时间。让我的同事帕特里克替我去怎么样?我可以在一个小时内问他有没有时间。或者你们也可以多等一天,我可以周四到。”我的提议是为了满足请求者的需求,但不是以他要求的方式。
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