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七堂思维成长课：精英群体的行为习惯 [:1704338951]
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七堂思维成长课：精英群体的行为习惯 附录B 如何利用好电子邮件
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现在，每天与工作相关的邮件数量达1100亿封，并且这一数字还在稳步上升。1邮件的好处很多：比开会更高效，比电话更灵活，比短信或即时消息更正式。但如果随便问某个人如何看待电子邮件，你至少会碰到一个翻白眼的。首先他们会说，光是邮件数量就让人不知所措。绝大部分人都积压了一堆邮件没回复，很多邮件都还未读。可有意思的是，如果别人不回复我们，或回复得敷衍了事，我们就会不耐烦。
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同时，我们还会用邮件去处理本不该通过它处理的敏感事务。我们花很长时间起草措辞微妙精巧的信件，即使知道如果面对面，很容易就能找到合适的话来说。正是因为这些缘故，调查报告显示，我们每天一般要花至少1/4的时间发邮件和回邮件，而且大家对此都并不满意。2
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那么，行为科学告诉我们该如何改善这个局面呢？让发出的邮件达到我们想要的效果的最好方式是什么？如何管理收到的邮件，让收件箱变得讨人喜欢的好办法是什么？
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写出别人愿意读的邮件
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让邮件内容好懂、好 执行
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不论你是否喜欢，由于大脑对“处理流畅度”的偏好，人们更容易被好理解的信息说服，因此：
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尽可能把大部分邮件用几行文字写完。使用简单的语言和短句子，用词干脆。把修辞手法留到你写小说或婚礼致辞时用。
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针对不可避免的长邮件，把内容拆分成若干小段落，让人容易阅读，可以使用项目编号或小标题。
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突出你想要收件人采取的所有措施或要做的决定。假设他或她只有时间看邮件的头两行，你会怎么写开头？
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从积极面 开始
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有时你不得不在邮件里提出棘手的问题——但开头几句就引发人采取防御态度的邮件通常会被误解，因为收件人的大脑会进入防守模式，所以：
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以感谢开头。与其写“谢谢你的报告，我能提一些建议吗？”，不如多花10秒钟评价一下至少一个你欣赏的方面：“谢谢你的报告，我觉得你纳入了客户的意见这点很好。我能提一些建议吗？”如我们在第十章所述，称赞具体事物要比笼统地做热情的评价效果更好。
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以解决办法而不是提出问题开头。不要说：“很遗憾，我们最初的想法行不通，因为……所以我们接下来要这么做……”，而应该从你提议的解决方案开始说：“我们认为最好的方案是……这和我们最初的方案有所不同，因为……”。一样的内容，次序有所不同就形成了不同的情绪影响力。
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解释事情的重要性，争取收件人的支持。假设有人做错了事，你会怎么说？“事情现在如此混乱，你必须得收拾好这个烂摊子。”对方会有所行动，但却是基于防守而非明智的思考。不妨试试另一个办法，促使对方去追求解决问题带来的好处，调用他们的奖励系统。我们可以说：“把事情办好对我们至关重要，因为……，你能做些什么来补救吗？”
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模仿对方的 语调
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在不丧失自己立场的前提下，试着与对方的语调匹配。记住，人们在心理上都会被与自己看起来相似或行为方式差不多的人吸引，并且如果我们觉得与对方身处同一战线，就基本不太可能把对方视作潜在威胁。再小的事情也能强化或削弱这种同属一个圈子的感觉。
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如果你收到的上一封邮件语调热情，而你的邮件风格更正式，可以在邮件中加一句热情的话，比如你期待见到对方等。
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如果对方的沟通风格干脆利落，你在回复时就要直奔主题。简短并不一定意味着冷漠，语调上你还是可以保持亲切。
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就像在讲话时做的那样，自然而然地重复对方的用语。可以复制对方在表达问候和结尾时的风格。加分的办法：对方用几个感叹号，你也用几个感叹号。
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