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征服如山的邮件
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如何才能从每天堆积如山的邮件里爬出来，在上面少花点时间呢？对此，行为科学有很多话要说。
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首先，不要频繁查看 邮件
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每天从早到晚都在处理邮件——不论是正在执行任务、开会，还是在四处走动时——让我们觉得忙碌而高效。但这意味着我们花了很多不必要的时间在邮件上。正如我在第四章阐释的，一心多用会迫使我们的大脑在不同任务之间切换注意力，每次在工作任务和邮件之间来回调整都是在浪费时间和精力。与其如此，不如把邮件“分批”，每天分几次处理邮件，而不是每分钟都在处理。
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其次，过滤收 件箱
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就像大脑在邮件和工作任务之间循环往复会浪费时间一样，在不同种类、需要截然不同的认知回应的邮件之间跳来跳去也会浪费时间。有的邮件来自重要人士，需要你回复；有的只是抄送给你的邮件，还有订阅邮件、会议邀请、垃圾邮件等，种类繁多。它们对你的大脑提出了不同的要求。因此，如果能充分利用邮件程序中把不同邮件过滤分类到不同文件夹的功能，将邮件分门别类后依次来处理，你就能节省更多的处理时间。下面介绍一些你可能用到的过滤和文件归档办法：
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个人直接发给你的邮件。如果可能，把只是抄送给你的邮件单列出来。对特别重要人士发来的邮件，你可以创建一个特殊文件夹或选项卡。
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如果你经常收到很多日程邀请，这些邮件也要单列出来。
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订阅邮件。我们很容易就淹没在“推荐你可能觉得有意思的某事”的邮件中，更别提订阅邮件了。看这些邮件你觉得是一种负担，而不是在获取有用信息。所以我建了一个文件夹，专放可能有用的研究材料，每周或更长时间才看一次。
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最后，只处理一次 邮件
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当你专心处理收到的邮件时，只处理一次。如果一封邮件你看了三次还没回复，那么在这件事上花费的时间就增加了两倍，而你也知道，大脑深思熟虑系统的容量有限。借鉴戴维·艾伦在其精彩著作《搞定：无压工作的艺术》中提到的方法，查看邮件时可以把如下的4D原则当作目标：3
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执行（Do）：做好决定并回复。
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授权（Delegate）：如果有些事由别人处理也可以，就尽管把任务分派给别人。
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延迟（Defer）：申请过段时间再采取行动或探讨。如有必要，写个回复告知对象“我回头再答复你”。
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删除（Delete）：如果以上几条都不适用，直接删除。
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有时尽管你设想得特别好，但还是让邮件日复一日躺在那儿没有处理。所以，我每周都会查看有没有潜伏在收件箱里很久都没有处理的邮件，问自己：“再缓一天我的回复会更好吗？”如果答案是否定的，我就催促自己马上处理，因为简短的回复总好过迟到的回复。
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告知，认可，致意
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不要默不 作声
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如果你重视发件人，不要把他或她的邮件放在一边。人类大脑会把社交上的排斥行为和不确定性视作威胁，每次你推迟回复邮件，就给发件人造成了一次小小的威胁。发件人不知道你是否收到、已读邮件，是否厌烦这封邮件，是否认为邮件很愚蠢，也不知道你是忽视还是直接删了邮件。这对你的人际关系没有丝毫好处。所以，针对你重视的人：
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如果可能，在收到邮件的24小时内做出简短、积极的回复。你拖得越久，就越愧疚，不得不更详细回复邮件。如果还没准备好如何回复对方的请求，可以回复一句话告知对方：“谢谢你的邮件，期待具体再谈。”
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如果你连写一句回复的时间都没有，可以考虑设置自动回复，在回复中说明你现在很忙，并告知你可能的回复时间。我在写作本书时就设置了一个自动回复，回复内容是“我现在很忙，不是不理你”。这让我能在准备妥当和方便的时候去处理邮件。