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如果陌生人或关系疏远的人发来的邮件太多，不好管理，可事先准备一封礼貌的标准回复邮件，方便你（或助理）快速复制粘贴发送给别人。
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利用积极拒绝的 技巧
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我们不回复邮件的一个常见理由是不想处理邮件中提出的问题，通常是要避开或质疑对方的提议：“不行，恐怕我没法在你设定的最后期限前完成”，或“不，我认为我们不能采纳那个价格更高的方案”。一想到要这么回复，我们就有些泄气，所以想再推迟一天。碰到这种情况，利用我在第六章提到的“积极地拒绝”就很有用。下面回顾一下具体怎么做：
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热情的开场白。说些感激的话，至少感谢发件人发了这封邮件。
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告诉对方你正在积极投入的某件事——某个目标、优先事项或某个约定。
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然后，解释正是因为这个你正积极投入的事项，你才不得不婉拒对方的请求或建议。
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温情结尾，祝愿对方的事业一切顺利。
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我们太习惯一开口就说“我很抱歉”，所以在发邮件之前重写一遍，用上“积极地拒绝”。如果发现自己在邮件一开始就打出了“抱歉”，停下来想一想是否可以写个更积极正面的开头。
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浇灭怒火
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在气头上或不耐烦时不要发邮件。这时候你多半处在防守模式，大脑里更明智的部分已经退居二线。因此，不论你认为自己那封要惹麻烦的邮件措辞如何慎重，你在起草的时候肯定没有利用好最精明圆融的那部分脑力资源。所以不妨停下来，等平静些的时候再看看——比如睡一晚后再说。
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如果你想要写出来发泄怒气，试试第十七章中提到的“给情绪贴标签”的办法，然后再把邮件打出来——不过，首先要把“发送至”一栏清空，防止一不小心向全世界广播你的愤怒。写完后保存到草稿箱，方便之后再看，到时候你会想“谢天谢地我没把这个发出去”。
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如果你生气的原因是收到了令人恼火的邮件，不要马上想当然地认为发件人意图不良。记住我们容易犯“基本归因错误”，会假设负面行为源于负面动机而不是情境造成的。也就是说，我们通常以为唐突草率的邮件是因为发件人的鲁莽，而不会想到他们可能是太匆忙。并且，如果我们在生气时读邮件，还可能受到非注意盲视的影响，以致完全看不到其中表示和解的细微之处。想想有多少次你重读一封表面看起来怒气冲冲的邮件，却发现根本不像一开始读得那么严重？
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以上两条建议结合起来形成了第三条建议：如果能避免，尽量不要通过邮件处理敏感的人际交往问题。直接打电话给对方或提议面对面开会，特别是如果你们已经来往了一两封略带火药味的邮件。我们喜欢社交的大脑很擅长理解别人的感受，但如果不是面对面交流，这个能力就会打折扣。研究人员发现，当人们在邮件里使用略带讽刺的幽默时，能准确被理解成讽刺的概率只有56%。4在语音信息传达中，人们识别出讽刺的概率稍有提高，而面对面交流时，人们在情绪识别和理解方面的测验得分最高。
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减少邮件数量
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一封邮件很快就能催生出3封、5封、10封，甚至更多封邮件，特别是如果邮件有多个收件人。《哈佛商业评论》在真实办公环境下针对80名员工和5位高管开展了一项研究，研究结果证明了邮件的“传染率”。5每位高管一天少发10封邮件，每个人收到的邮件数量就不到原来的1/3。如果处理这些邮件每封平均耗时一分半钟，这么一个小举措每天就能节省出4个小时的工作时间。因此，尽可能少发邮件是精明的商业行为。下面介绍一些有益的方法来减少发邮件的次数：
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不要模棱两可。 写清楚你希望别人看了你的邮件后该怎么做，如果不需要对方进行邮件回复就直接说明。
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不要逼别人追着你要回复。 延迟回复通常会引发新一轮的邮件。如果实在不方便，发一封简短回复让对方等一等。
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明确具体时间、地点和最后期限。 在通过邮件安排工作时，写明具体时间、地点和最后期限能控制邮件的来往数量，并且多亏有了“默认偏见”，你的建议很可能会被采纳。
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遵循这些建议，你的收件箱应该就不会过于杂乱，也不会让你紧张不安了——同事们会为此感谢你的。
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