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对于某项工作的目的是什么这个问题，经常会出现错误答案，同样常见的是:对此问题会有两个或多个答案。但是，一项精心设计、成本合理的工作，其目的只能有一个。如果一项工作同时满足两个或者更多目标，这就意味着它是无效率的，而且成本高昂。
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当我问这家建筑材料批发商大规模物流对企业有什么用时，回答如下:“我们给全国2800家经销商供货是想达到两个目标:确保经销商不会断货，同时确保我们没有过多库存。”实际上该公司需要的是两项不同的工作。
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一项工作是确保经销商有足够的畅销产品存货，这些产品约占公司一半的销售额。对策是让经销商比未来三周销售实际所需多备15％20％的畅销货。不再对这些畅销商品进行集中式库存，也不再进行库存管理。经销商的存货水平取决于系统化的实地抽查，这种抽查每隔一周进行一次，抽查3％的经销商的实际零售量——也就是说，在全国范围内抽查84家经销商。这项工作只需要七八个销售实习生来做即可，同时这一办法也被证明是最有效的培训方式。
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另一项工作则是经营20％的“特色”商品——主要是高价货——这些产品占了公司销售额的另一半（利润贡献则要大得多）。现在，这些产品存储于一家航空货运公司的中央仓库中，在接到订单后，六小时之内就可以通过昼夜航班，送往国内任何地方。
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原先的系统要花掉公司销售收入的1％（而在这个行业里，销售利润率达到6％就被认为是很优秀的了！）。新系统的总成本还不到原来的1/3。老系统需要53个人忙碌不停，而两个新系统加起来只雇了20个人。另外，新系统还做到了更好的服务和更好的存货管理。
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最后一个问题才是如何使重组后的企业实现最优绩效和最低成本。正确的回答并不是用更多的计算机来更快地处理更多的数据。当然，在很多案例中，最终的成果往往体现为一个计算机程序。但关键不是如何操作这个程序，而是确定我们需要什么信息。
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这可能意味着——就像我前面提到过的例子那样——从内部数据转向外部数据，以便找出公司客户（经销商）对最终消费者的实际零售额。这也可能意味着——特别是在控制性的工作中——从算总数转向统计抽样。抽样不仅比算总数更节省成本，而且更为可靠。统计分析本身就可以提供有效控制所需的重要信息:可以允许的正常波动范围与“例外”（需要立即纠正的真正误差）。
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成本削减还只是个开头。如果我们只是削减成本而没有建立适当的成本控制体系，几年后肯定会重新出现多余成本，因为成本绝不会自动下降。成本控制要求逐步提高每一项工作的生产效率，年复一年，月复一月——每年提高3％是一个最低目标。这就要求每隔三年左右，都要重新审视每一项工作、每一项活动:“我们真的需要这个环节吗？或者应该把它裁减掉吗？”这也就要求:只有在旧的工作被裁掉或者至少精简之后，才能引入新的工作和活动——特别是要用到新员工的新工作。
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同时，每隔三年，都要重新检查每项工作、每项活动的目标及其对企业的贡献。最后，还需要考虑:实现这一目标的最简单方法是什么？
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过度肥胖
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现在，大多数人都知道减肥比一开始就控制体重要困难得多，过高的成本就像过度的肥胖。削减成本很少能得到员工的支持:毕竟这意味着裁员。但是，没有员工的积极参与，有效控制成本的措施就难以执行。的确，在过去这么多年中，削减成本的努力大多付之东流的原因之一就是它们是从上往下强加给员工的，而员工则视其为对自身工作和收入的威胁。其实，成本控制更需要得到积极的、热情的员工支持。因为员工最清楚哪里的成本过多了，他们也知道较低的、可控的成本意味着更好的、更可靠的工作。
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我们还需要进行更多的成本削减，尤其是大企业（绝不只是美国企业——还有日本大企业，例如日本大银行有大量冗员）。但是，成本削减永远只是在企业中建立长期性成本控制体系的第一步。
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管理未来（珍藏版） 第27章 非营利组织带给企业界的启示
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女童军（美国女童军（Girl Scouts） 是世界上最大的专门服务于女孩子的组织，培养女孩子在现实世界中取得成功所需要的个性与技能。在诚恳负责的成人义工合作下，女孩们提高使她们得以终身受益的素质，例如领导能力、健康的价值观、社会是非观以及对自身潜能与自我价值的信心。——译者注）、红十字会、教区教会——我们的非营利组织——正在成为美国管理界的领跑者。在战略和董事会有效性这两个方面，非营利组织正在做着那些美国企业界说到而没有做到的事情。在至关重要的领域——对知识型员工的激励与如何提高其生产率——非营利组织是真正的先驱，它们的实践和策略将成为企业界未来学习的对象。
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很少有人知道:非营利组织目前是全美最大的雇主。每两个成人中就有一个——总数超过8000万——以志愿者的身份为一家或多家非营利组织工作着，他们的工作时间平均每周约五小时。这相当于1000万份全职工作。如果这些志愿者领薪水的话，即使按照最低工资，其工资总量也高达1500亿美元，占美国国民生产总值（GNP）（国民生产总值。它与国内生产总值有所区别，它包括本国企业在外国的产值。——译者注）的5％。而且，志愿者的工作变化非常快。当然，许多此类工作不要求你有什么技能或判断能力:每年花一个星期六的下午募集社区公益金（Community Chest）、陪着年轻人挨家挨户兜售女童军小甜饼、开车送老人去医院等等。而越来越多的志愿者成为了“不领报酬的职员”，他们在非营利组织中承担着专业工作与管理任务。
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当然，并不是所有的非营利组织都很出色，有很多社区医院目前处于困境之中。传统的教堂和各种犹太教——自由派、保守派、福音教派、正统基督教——都在逐渐失去信徒。实际上，在过去1015年，从募集的资金额（经过通货膨胀调整）或志愿者人数来看，整体上非营利组织并没有扩大。不过，如果是看生产率、工作范围和对美国社会的贡献，非营利组织在过去20年里获得了巨大的发展。
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救世军（救世军（Salvation Army）:一个国际救助和慈善组织，由威廉·布思（William Booth）于1865年建立，作为一个伦敦复兴组织，1878重新命名。——译者注）就是一个例子。佛罗里达州首次入狱的罪犯大多是一些贫困的黑人和西班牙裔的年轻人，现在他们可以获得假释，由救世军负责监护——每年25000人左右。统计数据显示:如果这些青年人被送进监狱，大部分将会变成惯犯。但是，通过一项主要由志愿者从事的非常严格的活动，救世军挽救了80％的罪犯。而与将这些初犯者关进监狱相比，这项活动的成本微不足道。
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这项活动以及非营利组织许多其他有效活动的背后，是对管理的重视。20年以前，对于非营利组织的人来说，管理还是个肮脏的字眼，因为这意味着商业与利润，非营利组织以自己不受铜臭影响和超脱于利润算计为豪。现在他们大部分都认识到:非营利组织甚至比企业更需要管理，这恰恰是因为他们不受利润指标的约束。当然，非营利组织仍然在致力于做善事，不过他们也认识到，一片好心并不能替代组织与领导，也不能替代责任、绩效和成果。这些都要求强化管理，而管理始于组织使命。
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通常，非营利组织比企业更为关心资金问题。他们花费很多时间讨论和操心资金问题，因为筹集资金太困难了，而且他们的资金总是远远少于需要的数量。但是，非营利组织不会像许多企业一样，将战略建立在资金之上，也不会把它当做发展计划的核心内容。一位同时在企业董事会和非营利组织理事会任职的著名CEO说:“我就职的企业是从财务回报开始起草其计划的，非营利组织则是从组织使命的执行开始。”