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沟通是指用各种可能的方式来发送或接收信息，或者通过沟通活动（如会议和演讲），或者以工件的方式（如电子邮件、社交媒体、项目报告或项目文档）。
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项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目相关方沟通，包括来自组织内部（组织的各个层级）和组织外部的人员。不同相关方可能有不同的文化和组织背景，以及不同的专业水平、观点和兴趣，而有效的沟通能够在他们之间架起一座桥梁。
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沟通活动可按多种维度进行分类，包括（但不限于）：
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◆ 内部。针对项目内部或组织内部的相关方。
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◆ 外部。针对外部相关方，如客户、供应商、其他项目、组织、政府，公众和环保倡导者。
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◆ 正式。报告、正式会议（定期及临时）、会议议程和记录、相关方简报和演示。
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◆ 非正式。采用电子邮件、社交媒体、网站，以及非正式临时讨论的一般沟通活动。
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◆ 层级沟通。相关方或相关方群体相对于项目团队的位置将会以如下方式影响信息传递的形式和内容：
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■ 向上沟通。针对高层相关方。
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■ 向下沟通。针对承担项目工作的团队和其他人员。
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■ 横向沟通。针对项目经理或团队的同级人员。
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◆ 官方沟通。年报，呈交监管机构或政府部门的报告。
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◆ 非官方沟通。采用灵活（往往为非正式）的手段，来建立和维护项目团队及其相关方对项目情况的了解和认可，并在他们之间建立强有力的关系。
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◆ 书面与口头沟通。口头（用词和音调变化）及非口头（肢体语言和行为），社交媒体和网站，媒体发布。
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沟通可以为成功完成项目与项目集建立必要的关系。用于开展沟通的活动和工件多种多样，从电子邮件和非正式对话，到正式会议和定期项目报告。通过言语、面部表情、手势动作和其他行动有意或无意地发送和接收信息。为了成功管理与相关方的项目关系，沟通既包括制定策略和计划，以便创建合适的沟通工件和开展合适的沟通活动，也包括运用相关技能来提升计划和即兴的沟通的效果。
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成功的沟通包括两个部分。第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。从该策略出发，制定沟通管理计划，来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。这些信息构成项目沟通—成功沟通的第二部分。项目沟通是规划过程的产物，在沟通管理计划中有相关规定。沟通管理计划定义了信息的收集、生成、发布、储存、检索、管理、追踪和处置。最终，沟通策略和沟通管理计划将成为监督沟通效果的依据。
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在项目沟通中，需要尽力预防理解错误和沟通错误，并从规划过程所规定的各种方法、发送方、接收方和信息中作出谨慎选择。
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在编制传统（非社交媒体）的书面或口头信息的时候，应用书面沟通的 5C 原则，可以减轻但无法消除理解错误：
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◆ 正确的语法和拼写。语法不当或拼写错误会分散注意力，还有可能扭曲信息含义，降低可信度。
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◆ 简洁的表述和无多余字。简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
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◆ 清晰的目的和表述（适合读者的需要）。确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
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◆ 连贯的思维逻辑。写作思路连贯，以及在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结”的小标题。
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◆ 受控的语句和想法承接。可能需要使用图表或小结来控制语句和想法的承接。书面沟通的 5C原则需要用下列沟通技巧来配合：
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◆ 积极倾听。与说话人保持互动，并总结对话内容，以确保有效的信息交换。
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◆ 理解文化和个人差异。提升团队对文化及个人差异的认知，以减少误解并提升沟通能力。
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