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在模糊不定的项目环境中，必然需要对不断演变和出现的细节情况，进行更频繁和快速的沟通。因此，应该尽量简化团队成员获取信息的通道，频繁进行团队检查，并让团队成员集中办公。
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此外，为了促进与高级管理层和相关方的沟通，还需要以透明的方式发布项目工件，并定期邀请相关方评审项目工件。
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项目管理知识体系指南（PMBOK指南）（第6版） 10.1 规划沟通管理
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规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。本过程的主要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。图10-2 描述本过程的输入、工具与技术和输出。图10-3 是本过程的数据流向图。
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图10-2 规划沟通管理：输入、工具与技术和输出
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图10-3 规划沟通管理：数据流向图
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需在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。应该定期审核沟通管理计划，并进行必要的修改，例如在相关方社区发生变化或每个新项目阶段开始时。
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在大多数项目中，都需要很早就开展沟通规划工作，例如在识别相关方及制定项目管理计划期间。
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虽然所有项目都需要进行信息沟通，但是各项目的信息需求和信息发布方式可能差别很大。此外，在本过程中，需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。应该在整个项目期间，定期审查规划沟通管理过程的成果并做必要修改，以确保其持续适用。
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10.1.1 规划沟通管理：输入
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10.1.1.1 项目章程
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见4.1.3.1节。项目章程会列出主要相关方清单，其中可能还包含与相关方角色及职责有关的信息。
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10.1.1.2 项目管理计划
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见4.2.3.1节。项目管理计划组件包括（但不限于）：
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◆ 资源管理计划。见9.1.3.1节。指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。团队成员和小组可能有沟通要求，应该在沟通管理计划中列出。
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◆ 相关方参与计划。见13.2.3.1节。相关方参与计划确定了有效吸引相关方参与所需的管理策略，而这些策略通常通过沟通来落实。
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10.1.1.3 项目文件
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可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
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◆ 需求文件。见5.2.3.1节。需求文件可能包含项目相关方对沟通的需求。
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◆ 相关方登记册。见13.1.3.1节。相关方登记册用于规划与相关方的沟通活动。
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