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图10-6 管理沟通：数据流向图
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本过程不局限于发布相关信息，它还设法确保信息以适当的格式正确生成和送达目标受众。本过程也为相关方提供机会，允许他们请求更多信息、澄清和讨论。有效的沟通管理需要借助相关技术并考虑相关事宜，包括（但不限于）：
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◆ 发送方 — 接收方模型。运用反馈循环，为互动和参与提供机会，并清除妨碍有效沟通的障碍。
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◆ 媒介选择。为满足特定的项目需求而使用合理的沟通工件，例如，何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通，以及该选择何种沟通技术。
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◆ 写作风格。合理使用主动或被动语态、句子结构，以及合理选择词汇。
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◆ 会议管理。见10.2.2.6节。准备议程，邀请重要参会者并确保他们出席；处理会议现场发生的冲突，或因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突，或因不当人员与会而导致的冲突。
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◆ 演示。了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
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◆ 引导。见4.1.2.3节。达成共识、克服障碍（如小组缺乏活力），以及维持小组成员的兴趣和热情。
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◆ 积极倾听。见10.2.2.6节。积极倾听包括告知已收到、澄清与确认信息、理解，以及消除妨碍理解的障碍。
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10.2.1 管理沟通：输入
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10.2.1.1 项目管理计划
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见4.2.3.1节。项目管理计划组件包括（但不限于）：
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◆ 资源管理计划。见9.1.3.1节。资源管理计划描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
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◆ 沟通管理计划。见10.1.3.1节。沟通管理计划描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
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◆ 相关方参与计划。详见13.2.3.1节。相关方参与计划描述如何用适当的沟通策略引导相关方参与项目。
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10.2.1.2 项目文件
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可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
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◆ 变更日志。见4.6.3.3节。变更日志用于向受影响的相关方传达变更，以及变更请求的批准、推迟和否决情况。
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◆ 问题日志。见4.6.3.3节。将与问题有关的信息传达给受影响的相关方。
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◆ 经验教训登记册。见4.4.3.1节。项目早期获取的与管理沟通有关的经验教训，可用于项目后期阶段改进沟通过程，提高沟通效率与效果。
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◆ 质量报告。见8.2.3.1节。质量报告包括与质量问题、项目和产品改进，以及过程改进相关的信息。这些信息应交给能够采取纠正措施的人员，以便达成项目的质量期望。
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◆ 风险报告。见11.2.3.2节。风险报告提供关于整体项目风险的来源的信息，以及关于已识别的单个项目风险的概述信息 。这些信息应传达给风险责任人及其他受影响的相关方。
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◆ 相关方登记册。见13.1.3.1节。相关方登记册确定了需要各类信息的人员、群体或组织。
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10.2.1.3 工作绩效报告
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见4.5.3.1节。根据沟通管理计划的定义，工作绩效报告会通过本过程传递给项目相关方。工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。工作绩效报告可以包含挣值图表和信息、趋势线和预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效信息以及风险概述信息。可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的仪表指示图、热点报告、信号灯图或其他形式。
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