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◆ 演示。演示是信息和/或文档的正式交付。向项目相关方明确有效地演示项目信息可包括(但不限于):
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■ 向相关方报告项目进度和信息更新;
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■ 提供背景信息以支持决策制定;
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■ 提供关于项目及其目标的通用信息,以提升项目工作和项目团队的形象;
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■ 提供具体信息,以提升对项目工作和目标的理解和支持力度。
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为获得演示成功,应该从内容和形式上考虑以下因素:
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■ 受众及其期望和需求;
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■ 项目和项目团队的需求及目标。
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10.2.2.4 项目管理信息系统 (PMIS)
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见4.3.2.2节。项目管理信息系统能够确保相关方及时便利地获取所需信息。用来管理和分发项目信息的工具很多,包括:
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◆ 电子项目管理工具。项目管理软件、会议和虚拟办公支持软件、网络界面、专门的项目门户网站和状态仪表盘,以及协同工作管理工具。
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◆ 电子沟通管理。电子邮件、传真和语音邮件,音频、视频和网络会议,以及网站和网络发布。
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◆ 社交媒体管理。网站和网络发布,以及为促进相关方参与和形成在线社区而建立博客和应用程序。
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10.2.2.5 项目报告发布
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项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。项目信息应发布给众多相关方群体。应针对每种相关方来调整项目信息发布的适当层次、形式和细节。从简单的沟通到详尽的定制报告和演示,报告的形式各不相同。可以定期准备信息或基于例外情况准备。虽然工作绩效报告是监控项目工作过程的输出,但是本过程会编制临时报告、项目演示、博客,以及其他类型的信息。
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10.2.2.6 人际关系与团队技能
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适用于本过程的人际关系与团队技能包括(但不限于):
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◆ 积极倾听。积极倾听技术包括告知已收到、澄清与确认信息、理解,以及消除妨碍理解的障碍。
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◆ 冲突管理。见9.5.2.1节。
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◆ 文化意识。见10.1.2.6节。
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◆ 会议管理。会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。规划会议时应采取以下步骤:
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■ 准备并发布会议议程(其中包含会议目标);
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■ 确保会议在规定的时间开始和结束;
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■ 确保适当参与者受邀并出席;
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■ 切题;
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