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根据每个项目的需要，采购管理计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。
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12.1.3.2 采购策略
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一旦完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购，就应制定一套采购策略。应该在采购策略中规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。
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◆ 交付方法。对专业服务项目和建筑施工项目，应该采用不同的交付方法。
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■ 专业服务项目的交付方法包括：买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表。
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■ 而工业或商业施工项目的交付方法包括（但不限于）：交钥匙式、设计—建造 （DB）、设计—招标—建造 （DBB）、设计—建造—运营 （DBO）、建造—拥有—运营—转让 （BOOT），及其他。
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◆ 合同支付类型。合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。它们包括（但不限于）以下合同类型及其变种：总价、固定总价、成本加奖励费用、成本加激励费用、工料、目标成本及其他。
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■ 总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况；
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■ 成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况；
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■ 激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。
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◆ 采购阶段。采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息，这种信息可能包括：
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■ 采购工作的顺序安排或阶段划分，每个阶段的描述，以及每个阶段的具体目标；
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■ 用于监督的采购绩效指标和里程碑；
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■ 从一个阶段过渡到下一个阶段的标准；
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■ 用于追踪采购进展的监督和评估计划；
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■ 向后续阶段转移知识的过程。
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12.1.3.3 招标文件
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招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语；如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书之类的术语。具体使用的采购术语也可能因行业或采购地点而异。
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取决于所需的货物或服务，招标文件可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书，或其他适当的采购文件。使用不同文件的条件如下：
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◆ 信息邀请书 （RFI）。如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。
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◆ 报价邀请书 （RFQ）。如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。
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◆ 建议邀请书 （RFP）。如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的“邀请书”文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关的严格的采购规则。
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买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于买方对卖方应答进行评价。采购文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款。
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采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值及相关的风险相符。采购文件既需要具备足够详细的信息，以确保卖方做出一致且适当的应答，同时它又要有足够的灵活度，让卖方为满足相同的要求而提出更好的建议。
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12.1.3.4 采购工作说明书
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