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写作主体的角色意识，对于准确运用特定文体十分重要。譬如父亲给儿子写信和儿子给父亲写信，其内容和语气一定大相径庭。秘书人员在写作时必须具有融入角色的能力，一是写作时头脑中始终树立一个明确的写作对象，是上级机关、所属单位还是平行部门，这样在提笔时就清楚哪些该写，哪些不必写；哪些要详写，哪些该略写；哪些语气要坚决；哪些用语应谦恭。这样写出的公文既合乎文体，又有很强的针对性。公文写作要提倡“看人下菜”，反对“对牛弹琴”。如，同样是年度工作总结，如果是用“报告”向上级机关汇报，就应该侧重于领导工作思路、经验做法和体会教训，突出重点，少摆成绩。如果是用“通知”印发给下属单位，则要注意全局性，工作成绩要全面，兼顾各方；经验做法要概括，有代表性。再如，上行文要少发议论，少讲道理，多摆情况，多用“请”“希望”“建议”等谦恭词语；下行文则道理讲透，措施要实，要求具体，多用“要”“一定”“必须”等语气坚定的词语。以上这些都体现了秘书人员正确运用文体的能力。二是写作时头脑中始终明确我是谁，不是张三李四，而是机关、单位的代言人，是代表本机关、本单位的领导作言。这样提起笔来立足点就高，写出的公文就有全局气象。用词用语颇显大气。这是一种自我暗示的方法，虽然我还是我，但是作了这样暗示后，心理便竭力趋向于“我就是单位领导”这种主观意愿，写作时就易于从领导的角度思索问题，确立观点。此非笔者妄言，试试便知。
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细节注意力
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公文写作是一项十分严谨的工作，来不得丝毫疏漏。国家对机关公文的格式，做了十分细致的规定。例如，对公文标识的规定：发文字号年份应标全称，用六角括号；发文序号不编虚位，不加“第”字，等等。对标识位置的规定：发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线；发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；成文日期右空4字，等等。这些规定虽属细微之处，但也是公文规范的组成部分，确保公文外表的美观一致，不应忽略。几年前北京市优秀公文评选中，二百余家单位报送的参选公文，虽然报送前经过认真把关，但是从标识到排版完全符合国家标准的，只是凤毛麟角，公文格式不规范的问题依然突出。为解决这一问题，笔者认为，可以学习日本文书工作的经验，在每个部门设一名兼职的公文格式核稿员，专门对本部门的公文格式进行把关。这样可以减少公文格式不规范的问题。
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3．公文主旨炼意构思能力
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炼意，是古今一切文章写作的灵丹妙药。在确立了公文主旨（即立意）之后，需要经过反复思索，提炼出若干观点（观点群）来阐明主旨。如果提炼不出观点，公文主旨就成了一句空话，文章立不住；若提炼出的观点一般化，则公文主旨平平淡淡，文章毫无新意或深度。观点确立后，就如同盖房有了梁柱，接着就要谋划哪里架檩，哪里开窗，哪里设门，哪里作厅；哪里该添，哪里该减，哪里该藏，哪里该露。这就要凭借构思能力了。构思的任务，主要围绕公文主旨，解决如何安排段落、怎样运用材料的问题。炼意、构思能力的高低，取决于秘书人员是否善于深入挖掘，善于选取角度，善于“发人所未发，想人所未想”，而这些又取决于秘书人员的思维能力或者说认识能力的高低。
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写作所需要的诸多能力中，排在第一位的当是认识能力。一个人的认识水平高，对客观事物的认识就正确和深刻，提炼出的观点就富有启迪性；否则，对客观事物认识不清楚，也就写不清楚，认识不到的东西，自然就写不出来。机关里“大手笔”写的公文之所以好，关键是他们的认识水平高，是马克思主义理论水平和对事物的分析、概括水平比别人高一筹。有的秘书人员接到公文写作任务常常感到下笔艰难，搜尽枯肠难以为继，这是他的文字表述能力不行吗？不是，是认识能力不行，是对要写的事物尚无完整、清晰、透彻的认识，因此不知道该写些什么。好比盖房子少了梁柱，砖瓦泥灰也就派不上用场。西晋文学家陆机在《文赋》中讲了一个非常深刻的道理：“恒患意不逮物，文不逮意，盖非知之难，能之难也。”意思是说：他常常忧虑自己的认识是否能与客观事物相适合，文章能不能准确表达自己的认识；这个道理知道并不难，做到太难了。他提出“物—意—文”的写作思维模式：写作的第一步，就是把“物”变成“意”，即通过“炼意”对要写的事物取得符合实际的认识；第二步是把“意”变成“文”，即将自己对事物的认识用文字准确地表述出来。他认为写不好文章，最主要原因的是“意不逮物”，也就是认识能力不行，导致“物—意”这个炼意过程很差，对客观事物不能产生正确的认识。这样，就是有天大的本事，写出来的文章也只是一个空囊而已，没有实际的内涵。清代学者刘熙载也有类同的说法，他说，“文以识为主。认题立意，非识之高卓精深，无以中要。”（见《艺概》）其意是说，文章的好坏首先在于思想观点，而确立文章的思想观点，没有高深的认识和分析能力，就不可能切中事物的本质，写出的文章自然不会很深刻。
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认识能力实际是观察分析能力、逻辑推理能力、归纳概括能力、提炼开掘能力、洞察能力、鉴别能力、联想能力、创新能力等的综合体现。齐齐哈尔市××县，曾被誉为“大豆之乡”，后来由于发展规模经营，农村劳动力过剩，县里成立奶牛生产办公室，鼓励农户利用农作物下脚料饲养奶牛，渐成气候，成为该县经济发展的重要产业，发展现代农业的有效途径。反映这一事物，可以从县里如何重视、加大投入来写，也可以从强化服务体系，建立保障机制来写，还可以从农户积极发展奶牛饲养的具体做法来写。但是这种写法比较常见，也容易流于一般化。写作人员没有停留在这一认识层面上，从众多的材料中深入挖掘，了解到该县发展农户饲养奶牛的一个关键环节，即采取土地经营权抵押贷款的做法很新颖，联想到国家正在鼓励创业贷款，从而发现这一事物的现实意义。于是深入了解这一情况。原来农户要搞奶牛饲养，首先要购买奶牛，而一头奶牛要上万元，还要建设牛舍，资金成了问题。银行虽然可以贷款，条件是必须由五户农民成立一个联保小组，每户贷款最多5万元。然而农村实行土地流转后，许多农民都外出打工了，要找五户联保很困难，而且5万元贷款也远远不够。所以不少农户望洋兴叹，只好作罢。县里了解这些情况后，成立了县土地确权交易中心，试行用农户的土地承包经营权来抵押贷款，由交易中心对农户土地确权评估后，发给土地经营证书，再用证书来签定抵押贷款合同，就可以拿到贷款了。如果贷款出现问题，也由交易中心来处理。这样一家农户就可以贷上二三十万元，从而使农户奶牛饲养产业得到了迅速发展。后来这一材料以《一份贷款合同“贷”来现代农业》为题，反映了该县创新贷款方式，发展现代农业的情况，得到社会的关注，还上了电视新闻联播。这个事例说明，分析能力、联想能力、开掘能力强，就能发现别人未能发现的事物本质，写出的公文就具有思想深度。
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从公文写作的需要来看，具有较高的认识能力，就要掌握科学的世界观和方法论，以求正确深入地分析问题；就要掌握大政方针和前沿理论政策，以求站在时代和历史的高度思考问题；就要掌握新情况、新事物和新知识，以求从新的角度来认识问题，善于发现别人不易发现的东西。
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4．公文语言表达能力
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秘书人员有了对事物的正确认识之后，如果缺乏较强的文字表述能力，不能娴熟运用公文语言完成“意—文”的转化，不能将高深的认识准确、完美地付诸于文字，写作仍然会是功败垂成。文字表述能力的高低，往往决定了文章写作的成败。如，修订前的《证券法》第89条规定：以协议方式收购上市公司时，达成协议后收购方必须予以公告，“在未作出公告前不得履行收购协议”。引号内的表述是一个明显错误。《证券法》起草者的本意是，收购协议在公告以后才能履行，所以正确的表述是：“在作出公告前不得履行收购协议”，或者“未作公告不得履行收购协议”。这种错误就是起草者文字表述不严密造成的。
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文字表述能力依赖于缜密的思维、娴熟的语法技巧、丰富的词汇以及反复地推敲修改。要具备这些能力，从多数人的经验看，只有下“笨”功夫：即大量阅读和多写多练，一是积累词汇和知识，一是积累写作经验。俗话说，厚积言有物，勤练笔生花。有许多文笔很好的人，学历并不高，如毛泽东、鲁迅都没读过大学，但是他们读书面之广、知识之渊博，很少有人能与之相比。日本友人长尾景和写过一篇回忆文章，说和鲁迅谈了一次话，发现“就是五个日本博士结合在一起，也不会知道这么多”。鲁迅的文章写得深邃、透彻，令人叹为观止，与他博览群书是分不开的。“读书破万卷，下笔如有神”，这是杜甫总结出的写好文章的千古诀窍。然而，有的人读破了万卷也不见得下笔就有神。所以还得有悟性，读人家的文章，会领悟人家的写作方法，达到“理有所本，体有所摹，语有所取”的目的，特别是通过大量阅读培养自己准确的语感，慢慢地就会越写越好了。“读”和“练”，“练”是根本。清代文学家唐彪说：“读十篇不如作一篇。”在阅读的基础上，必须坚持经常练笔，逐渐摸索出公文写作的思路和方法。这就如同学游泳，站在岸上不下水，一辈子学不会。
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除此之外，还要掌握公文语言的特点，才能写得一手好公文。公文是办理公务的工具，在长期充当这种工具的过程中，形成了自己区别于其它文体的语言特点。从事公文写作，必须熟悉它的特殊表述方式，掌握公文的语言要求，不断提高运用公文语言的表达能力，这是写好公文的前提和基础。我曾听到一个局办公室主任讲，他那个办公室新调来一位民大文学系的本科生，不久，局里要制发一份通报，表彰某区一位老局长拒腐蚀、永不沾的事迹。主任把有关材料交给这位本科生来起草通报，没想到第二天就交了稿。主任拿起稿子一看，只见开头写道：“嘭！嘭！嘭！一阵敲门声传来，打断了××局长的文思，他拉开办公室的门，只见一位厂长模样的人风风火火走进来，张嘴便问：‘您就是××局长吗？’……显然，这位大学生不了解公文语言的特点，用写文学语言来写，便成了这个样子。公文语言最主要的特点，就是庄重、准确、简明、平实。庄重，就是用语端庄、稳重，格调文明典雅；准确，就是语言表义准确贴切，不模糊，不产生歧义；平实，就是用语平易、朴实、质朴，既不着意渲染烘托，也不含蓄委婉；简明，就是言简而意明，用最少的语言，清楚表达最丰富的内容。这四个特点，本书另有详尽解说，这里不再赘述。总之，准确地掌握公文语言的基本特点，是机关工作人员提高公文写作水平首先要突破的关口，不出上述那样“嘭！嘭！嘭”的笑话；首要关口突破后，再加以熟练和升华，就能在公文写作中做到得心应手。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 22 高帽与长靴
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高帽长靴，中外皆有。拿帽子来说，中国古代官员的峨冠，英国绅士的礼帽，以及阴府无常鬼的尖帽，均属高帽一类。登峰造极的，当为“文化大革命”中所谓“牛鬼蛇神”们戴的三四尺长的纸帽罢。然而，本文所说的高帽和长靴，是指公文中冗长无当的开头和尾大不掉的结语。
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开头、结尾必须与文章的规模相称。大题目，长文章，开头结尾的气派就要大一点，篇幅就要长一些；小题目，短文章，就要精练灵巧一些。如同人一样，小头小脚，你不能给他戴一顶大帽子，穿一双大鞋子。但是在公文写作中，不时遇到这种顶高帽、拖长靴的现象，下面分别来说。
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一、并非所有公文都适合顶高帽
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开头是公文的重要组成部分。好的开头，就像歌唱家唱出的第一个音调，能把人牢牢吸引住。有些公文的开头却写得冗长繁杂、言不及义，看了令人头痛。古代有个博士卖驴的笑话，写卖驴告示，竟“书卷三纸，不见‘驴’字”（《随园诗话》）。上面所说的某些公文开头，虽未有其甚，但谓之“戴高帽”，并未言过其实。
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开头戴高帽有如下几种表现：
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1．背景叙述过多
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开头中对背景的叙述，是为了说明和突出公文的主旨。但若叙述不得法，交代过详，就有害于主旨的表达。请看这篇《关于加强党校工作若干问题的决定》的开头：
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党的十三届四中全会以来，局党组按照中央、市委关于加强党的建设和党校工作的一系列文件精神，不断采取措施，加强局党校工作，明确提出了党校的办学方向，把党校培训的重点及时转到了干部的马克思主义理论教育上来，调整和加强了党校的领导班子，改进了党校的领导体制，实行了党委领导下的校长负责制，加强了思想政治工作，使党员领导干部培训、轮训工作及党校其他各项工作，呈现出新的局面。最近，市委又召开了全市党校工作会议，检查贯彻落实中央关于加强党校工作通知的情况，进一步明确了办好全市各级各类党校的任务。为了认真落实全市党校工作会议精神，切实加强局党校工作，现就有关进一步办好局党校工作的若干问题，作出如下决定：……
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这个决定的主旨是贯彻全市党校工作会议精神，就进一步办好局党校作出若干决定。那么，开头就该紧紧围绕这个主旨来写，写清楚作出这个决定的目的和意义。而实际上，这个开头却用了一多半的篇幅，叙述几年来局党组加强党校工作采取的措施，这个背景情况不仅过于详细，而且使人产生疑问：既然几年来已经采取措施加强了党校工作，为何还要再作出这个加强党校工作的决定呢？是不是多此一举呀？这样的开头，不能不说是失败的。
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2．套话、虚话多
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