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自日俄开衅，中国势处两难，将来两国战事定后，一切因应，必多棘手。现在各省空虚，西北边防尤关紧要。近畿（京郊）一带，非有数支劲旅，难期巩固。朝廷思维再四，上年特设练兵处，整齐军制，以资筹划。练兵尤以筹饷为先，数月以来，迭经谕令各直省通力合作，现虽陆续奏到，除安徽每年认解十万，其余各省，虽有报解，不无敷衍之处。……若谓以近畿练兵，无关各省休戚，意存漠视，该督抚身为大臣，谅亦不敢出此。兹特将此次练兵关系之重，密为宣示。各督抚膺兹重案，素矢公忠，务须审大局之安危，知事机之紧迫，不分畛域，共济艰难，以身作则，崇简去奢，为属吏倡率。各就本省财力，实力筹措。
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可以看出，通篇从分析当前局势提领，最后以“审大局之安危，知事机之紧迫”落脚，从而阐明了练兵及筹饷的重大意义。
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（3）层层递进，如剥生笋。
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作出一项决策，部署一件工作，往往有几个方面的理由，把这些理由一层一层讲清楚，有利于决策的实施和工作的开展。如，1834年，道光皇帝得知京都附近常有湖北等地流民乞食滋事，于是在一道谕旨中要求湖广总督、湖北巡抚等管好自己的民人，对乞食贫民设法安顿，不要让他们任意散漫四出。对这项工作，谕旨中阐述了三层理由：
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一是地方官管好自己的民人是解决问题的根本办法：湖北等地民人，什百成群，觅食异乡，几成习惯。上年业经府尹（京都首脑）等饬属妥为资送（遣返），本年复又踵至。……原籍地方官果能妥为安顿，该民人等何至轻去其乡。
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二是地方官管好自己的民人，还会“庶各省既免资送之烦”，节省了遣返工作所耗费的人力物力。
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三是地方官管好自己的民人，“流民亦免饥驱之累”。
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最后总括上文：“于肃清畿辅（京都附近流民）安集穷黎之道（安顿贫民），两有裨益。”这种层层深入的方法，能把道理讲得很透彻，说服力很强。
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（4）动之以情，牵引共鸣。
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一是采用对比法，引发自疚之情。如1904年慈禧要求各省力除人浮于事、铺张浪费的风气时，在谕旨中道：
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一切积弊，多未认真剔除。现在宵旰焦劳，难安寝馈，迭经降旨却进献、裁冗员，岂宫廷服御之用可减，外省浮靡之费独不可节乎；岂内府奉御之官可裁，局所浮滥之员独不可去乎！
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在这段中，慈禧欲以自己昼夜劳于政务，食寝不安，甚至拒贡、裁员的垂范之举，来打动各省官员的心，使那些存有积弊的官员有所改进。
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二是采用自诉其苦来发人恻隐之心。如1908年10月，光绪帝病危，急书求医，在谕旨中自述病况：
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自去年入秋以来，朕躬不豫，当经谕令各省将军、督抚保荐良医。施据直隶、两江、湖广、江苏、浙江各督抚保送陈秉钧、曹元恒、吕用宾、周景涛、杜钟骏、施焕、张鹏年等来京诊视。惟所服方药，迄未见效。近复阴阳两亏，标本兼病，胸满胃逆，腰腿酸痛，饮食减少；转动则气壅咳喘，益以麻冷发热等症，夜不能寐，精神困惫，实难支持，朕心殊深焦急。著各省将军、督抚遴选精通医学之人，无论有无官职，迅速保送来京，听候传诊。如能奏效，当予以不次之赏。……
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这段自诉中，光绪帝将自己受疾病折磨的状况以及“实难支持”的焦急心情形象地描述出来，读罢不禁令人产生怜悯之情。
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从以上清代公文陈述缘由的几种手法中可以看出，封建统治者在“发号施令”时尚能如此具体、细致、透彻地讲明道理，我们今天在动员人民群众建设小康社会，在部署工作、交代政策时，更应把道理讲透，切忌简单化，也应避免空讲道理和“上纲上线”式的文风。
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四、字则期少，意则期多
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古代公文的一个共同特点，就是“贵乎精要”。康熙帝曾发布《上谕》批评虚浮文风：“近见言官条奏，于事理之外牵引比拟，多用浮饰之言。”并令“本章不得逾三百字”，“如仍旧不改”，要“严加治罪”。有否因逾三百字而治罪者不得而知，但仅从此谕令也可以看出封建帝王力禁繁文十分认真。相比之下，我们某些部门也曾规定，上报中央的报告（相当于清代的“本章”）一般不超过三千字。但是你若写了三万字，上级也照收不误，且不会受到批评，更不要说“治罪”了。有令不行，这恐怕是造成“文山”的一个重要原因吧。
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清代公文的简约，有如下特点：
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（1）一篇一事。
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清代谕旨多则上千字，少则一二百字，但不论多寡，均是一篇只讲一个问题。
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（2）引用它文，略节用之。
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谕旨中常需引用各级官吏的奏章，在引用时不是照录原文，而是抓住原文中关键的话，以简切数语表明原意。如道光七年十一月，御史寅德上奏皇帝：八旗营房多有坍损，有处墙顶坍塌数十余丈，墙身臌闪，至今未修；且有兵丁将闲置营房私自租赁给附近居民。原文近百字，但在谕旨引用时只用十六个字：
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御史寅德奏：八旗营房有坍损未修及私行租赁之处。著八旗营房都统、副都统查明实有坍损应修处所，……
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（3）舍弃重复字句。
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