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向下发的工作总结，目的是通过肯定一年工作的成绩、推广成功的经验做法，分析问题和不足，来教育和鼓舞基层单位的干部职工，就要从全局工作的角度来写，工作成绩方面可以写得全面、具体，多举一些基层的事例；经验体会方面要从基层单位的普遍做法中提炼具有代表性、规律性的认识，概括的面尽可能广泛；不足和问题方面，要多做自我批评，承担领导责任，不要责备下面。
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“上下不分”表现在写法上，是以下代上，即用基层的工作情况来代替本级领导工作，用基层的工作做法来代替本级领导工作的思路。有些单位的工作总结，就是直接汇总基层单位的工作总结而形成的。这种总结，必然体现不出本级领导工作的思路和举措，缺乏全局性和深刻性，报给上级领导机关，其价值不大。
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4．面面俱到。
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有人以为总结工作就是评功摆好，哪项工作、哪个部门不说不提，面子上过不去，讨论稿子时也难以通过。因此事无巨细，什么都写。一是情况不集中，大的工作大而全，小的工作小而全。我曾见到某局的一篇年度工作总结，摆出了16项工作，连举办老干部联谊会、搞卫生突击日也分别列项来写。二是观点不集中，每项工作都要讲些收获体会，结果哪条也讲不透，蜻蜓点水，浮泛平淡。
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克服面面俱到的毛病，就要在写作前，对一年中的各项工作作个分析，抓住那些影响、支配全局的重点工作和成效大、带有突破性的工作来总结成绩，抓住领导同志的工作新思路、新举措和基层工作的新做法来总结经验体会；在写作时，从结构的安排、材料的取舍到叙述的详略上，突出重点工作和新鲜经验做法。
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不少工作总结，谈到成绩时面面俱到，不厌其细，谈到问题和不足时，却“俱到”不了，一笔带过。实际上，认真分析研究一年工作中的差距和不足，进而找出主客观原因，这对于今后的工作益处极大，也是工作总结的一个重要目的。所以必须切实改变总结工作中忽视总结不足和教训的倾向。当然，总结不足并不一定要占很大篇幅，关键是做到“三有”：有不足的具体表现，而不是原则地提几句，什么“工作成效尚不理想”、“工作发展还不平衡”之类；有对主观客观原因的深入分析，而不是一般地议论，什么“领导水平有限”、“思想认识不高”等等；有改进不足的举措。这样，才能增强工作总结对未来工作的指导作用。
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5．老调旧腔。
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相当多的工作总结，经验体会平平，尽是老生常谈，读后对人没有启发。有的总结经验做法年年“似曾相识”，套路雷同：一曰各级领导重视，列入议事日程；二曰加大工作力度，层层狠抓落实；三曰健全各项制度，严格基础管理；四曰加强队伍建设，提高人员素质，等等。几乎所有单位的工作、每年的工作都可以套用这几条。
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经验体会无新意，其原因：
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一是把工作的通常做法、传统做法当做经验来写。工作的通常做法是指各单位在工作中普遍采用的方法，如“领导重视”就是通常做法，哪项工作离开领导重视也做不好。这类通常做法，如果没有突破性的内容，就不要作为经验来写。再如，“抓两头带中间”这个方法，是我党传统的工作做法，延安整风运动中就开始应用了，如果没有新的发展，也不要做为经验来写。
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二是不善于发现和总结具有本单位特色的经验做法。哲学家说，世界上没有两片完全相同的树叶，就是说，每个事物都有与众不同的方面。我们在总结经验体会时，就要研究和分析这些不同的方面，例如，今年工作与往年有何不同？本单位的工作做法与其他单位有何不同，从不同点中找出有特色的经验做法来。
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请君莫奏陈年曲，挥笔翻写新辞章。各单位的工作每年都会有创新和发展，工作总结也要年年翻新。只要肯下功夫，深入下去，一定能够总结出前所未有的新鲜经验，推动新的一年工作快步向前。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 32 关于“意见”的意见
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“意见”正式列入公文种类是1996年，那一年5月中共中央办公厅下发了《中国共产党机关公文处理条例》，在第二章“公文种类”中出现了“意见”这一文种，从而使“意见”成为我国法定公文的一个文种。下面对这个文种的使用和写作上的特点，谈谈个人意见。
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一、“意见”文种的性质和用法。
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“意见”是一种下行文，按照性中央办公厅的说法，是党的机关“对重要问题提出的见解和处理办法”。笔者理解，所谓重要问题，是指带有全局性的重要工作或重要事项；所谓见解和处理办法，是指开展工作、处理事项时应遵循的原则性要求。
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“意见”在未被规定为正式文种之前，已经在党政机关行文中使用。它的使用情况可分为五个阶段：
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第一阶段，即1989年以前，“意见”处于“准文种”的地位，不能在党政机关正式公文中直接使用。但是，党政机关的职能部门为了部署带有全局性的工作，或者对重要事项提出原则性要求时，可以使用“意见”这种文体，但必须由其上级机关以批转通知的形式下发。如《中共中央批转中组部〈关于建立民主评议党员制度的意见〉的通知》。说得通俗些，“意见”只有穿上“通知”这个外套才能下发。
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第二阶段，即1989年2月，党中央下发了《中共中央关于进一步繁荣文艺的若干意见》，“意见”第一次作为直接使用的文种，出现在党的正式文件上。到1995年底，以中共中央文件下发的“意见”，已有10件。“意见”在中央文件上使用后，各地党委机关行文中仍很少使用，因为它毕竟还不具有法定公文的身份。
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第三阶段，即1996年中共中央办公厅发文，首次将“意见”列入法定公文文种。但此阶段政府机关以及人大、政协机关则不宜使用。
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第四阶段，2000年4月国务院下发《国家行政机关公文处理办法》，也将“意见”纳入法定公文文种。国务院办公厅还在《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》中，对“意见”这一文种的使用，做了详细说明。
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第五阶段，即2012年中办、国办下发的《党政机关公文处理条例》，再将“意见”列为正式文种。对“意见”用法的规定，与第三阶段、第四阶段完全相同，即：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
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笔者对近几年中央和地方使用“意见”的情况，作了粗略总结，认为正确使用这一新文种，要掌握以下几点：
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