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（一）区分“意见”“决定”于“通知”。
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“意见”介于“决定”和“通知”之间，它们的共同点是：都可以用于对即将开展的工作作出部署、提出要求，但是在内容上有着规格和程度的高低之分。“通知”用于对一般性的工作提出具体安排和办理方法；“意见”用于对带有全局性的工作提出原则性要求和处理办法。“决定”则用于对重大工作作出决策和部署。
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从过去对“意见”使用的规定和当前的使用情况来看，“意见”可以做为上行文、下行文和平行文使用。
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1．“意见”作为上行文，代行“报告”的功能，并按请示性公文的程序和要求办理。即对上级领导机关阐述和说明将要开展的工作的基本原则和要求，请求上级机关扭转（转发）各省及地区或部门贯彻执行。原规定“报告”可以向上级机关“提出意见和建议”这一功能已被取消。如2000年1月教育部等三部门《关于调整国务院部门（单位）所属学校管理体制和布局结构的实施意见》，就是呈报国务院批准后由国务院办公厅制发文件，转发给有关部门去执行的。
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2．“意见”作为下行文，就重大问题或重要工作提出指导原则和处理办法，下发到所属地区或部门单位贯彻执行。具体说，大致有三种情况：
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（1）对重要问题提出指导性的见解，如《中共中央关于进一步繁荣文艺的若干意见》；
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（2）对带有全局性的工作或问题提出处理的办法和政策性措施，如《中共中央国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见》。
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（3）对一个阶段的工作提出原则性要求，如《中共中央、国务院关于1994年农业和农村工作的意见》；
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3．“意见”作为平行文，就重要工作提出见解和可行性处理办法，请不相隶属机关或单位参照执行。如××卫生局等三部门《关于共同做好预防艾滋病宣传教育工作的意见》。
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（二）“意见”的内容是对重要问题和工作提出指导性见解和处理办法，受文者必须认真执行。
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过去国务院办公厅曾规定：“意见”的内容中，“对贯彻执行有明确要求的，下级机关应该遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。”对于“参照执行”，有的人理解为“参考着执行”，可以执行也可以不执行。这种理解显然是不对的。“参照执行”是依照执行的意思，执行是必须的。“参照执行”的单位，或是双管单位，如条条、块块都管的单位；或是双轴制单位，如既实行公务员体制又实行事业单位体制，因此在文件的执行上不完全具备执行某一条款的条件和时机时，可在不违背文件精神的原则下，进行某种变通。
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二、“意见”的写作要点和要求。
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“意见”的写作格式与“决定”的格式十分接近。
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1．标题。
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一般写法为：“发文机关＋事由＋意见”。如《中共中央关于新形势下加强党校工作的意见》。拟写标题时，在发文机关和事由之间一般应加上介词“关于”；在“意见”之前应加助词“的”字，将文种与事由联接起来。
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2．成文日期。
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“意见”的成文日期不是放在正文后面，而是放在标题下面居中位置，并用圆括号括起。如果“意见”是经重要会议通过的，还应在成文日期前写明会议的名称，如：“（中共中央政治局会议1992年9月3日通过）”。“意见”正文之后不再写成文日期，也不署发机关名称。标题和成文日期之下便是正文，而不写主送机关名称。
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除了以上写法外，笔者也见到权威机关文件的另一种写法，即与“通知”的写法相同，标题之下是主送机关名称，然后是正文、发文机关名称、成文日期。
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3．正文。
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正文分为开头、主体、结尾三个部分。
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第一，开头。
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一是目的式开头，即用简明扼要的文字，说明提出此意见的缘由。如：“为了进一步加强××农村基层党组织建设和政权建设，健全社区管理，确保社会稳定，促进农村社会主义物质文明和精神文明建设，……”这个开头就是阐明了提出若干意见的目的，以使下级机关更加自觉地贯彻。
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二是提要式开头，即将全篇意见的要点在开头部分扼要写出。如一篇关于全年农村工作的意见，开头部分，概括地提出全年工作的指导思想、工作思路和主要任务，明确了全年工作的要点。这种开头常用于部署、安排一个时期的工作，有利于下级机关迅速掌握文件的主要精神。
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三是按语式开头。即对将要开展的工作的重要性加以强调，以引起读者对“意见”内容的重视。如一篇关于加强党的建设的意见，开头引用一段邓小平同志的讲话，然后阐明了在新的历史条件下，从政治上、思想上、组织上、作风上全面加强党的建设的重大而深远的意义。这种开头多采用议论手法，但要注意针对性、不能泛泛议论。
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四是背景式开头。即将有关的重要情况在开头作一个介绍，使读者了解“意见”形成的背景，以加深对“意见”的理解。这种开头常用于对重要问题提出处理的办法和解决的措施。如《中共中央国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见》的开头：“在党的十六大精神指引下，2003年各地区各部门按照中央的要求，加大了解决“三农”问题的力度，抵御住了突如其来非典疫情的重要冲击，克服了各种自然灾害频繁发生的严重影响，实现了农村结构稳步调整，农村经济稳步发展，农村改革稳步前进，农民收入稳定增加，农村社会继续保持稳定。
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