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中间：冷静地描述情况以及对你造成的后果。
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结尾：重申自己的诉求，提出一个双方都能接受的解决方案。感谢你的读者，告诉他尽快联系你的方式，给出最后期限。
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这样做
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不要做
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·如果你能找到负责人，直接将投诉信寄给他。一旦有了确定的目标，问题能够得到回复和妥善解决的概率也就增大了。
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·目标明确，将关注点放在希望解决的事上。
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·加入具体的细节，发生了什么？是何时发生的？
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·阐明事件造成的后果。有没有因为最终没有露面的服务人员而耽误了半天时间的工作？女儿是否被设计不合理的烤箱门割伤？是否因为背包丢失而耽误了用药的时间？如果有，写出来。
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·不要在气头上写作。虽然应该趁着记忆清晰的时候来写，但在动笔前一定要冷静下来。
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·不要表现出不必要的愤怒。一旦你在投诉时失去了冷静，对方就很容易会将你视为怪人。要保持冷静，并表现出专业素养，将目标牢记在心。你可以向家人或朋友抱怨，但不要在信里抱怨。
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·即便你很冲动，也永远不要使用侮辱性的语言。无论你有多愤怒、多失望，都没有理由表现得那么粗鲁。
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错误的例子…
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您好！
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今年七月，我在店内申请了杰克逊信用卡，申请已经通过了，在正式的信用卡邮寄到家前我拿到了一张临时卡。这张卡我用过几次，但我的正式卡一直都没有寄到，也没有收到任何结算单。
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上周二，我收到了一条来自杰克逊公司的自动语音信息，有账户问题要我回电。我把电话打了过去，和我通话的工作人员却说找不到我的账户。来回几次后，他告诉我他是破产部门的！他拿不到我的记录。之后他给了我另一个号码。
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我给这个号码打了电话，直接就进入了语音菜单，对方一直问我的账户号码，我当然没有了，因为我从没收到过卡，也没收到过结算单。在这个过程中，我根本找不到一个可以直接联系的人。最后我终于找到了一名工作人员。他接起我的电话后说：“请问您的账户号码？”我告诉了他我的姓名，也解释了一下发生了什么。之后他又问我的名字，可我刚刚告诉过他。我又和他说了一遍，最后他终于找到了我的账户档案。他要我确认我的账单地址，我告诉他我的地址是“明尼苏达州谢尔顿市威尔逊街1437号”。他告诉我这不是我档案上的地址，问我有没有别的地址。我说没有了，我都在这儿住了二十多年了。之后他又说，这不是我档案上的地址。我问他档案上的地址是什么，他说他不能告诉我。我要求和高级主管通话，他去了一会儿，最后告诉我说档案上的地址只是“明尼苏达州谢尔顿市威尔逊街”。这太荒谬了！难道这条街上只住我一个人吗？谁会认为那是真的地址啊？你们录入数据的人是白痴吗？ 小心点，虽然他们犯了个低级错误，但侮辱对方既并不能带来任何好处，也有失身份。 我给了他我正确的地址，他录入进了系统。之后他说结算单已经寄到之前的地址了，当然了，那个地址根本就不存在。 可怜的艾琳。我们都遇到过糟糕的客服，所以很能理解她的愤怒。但她讲得太长太细了，根本看不清她想从读者那里得到什么，看起来她只是在抱怨。
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之后我问可不可以在他这里还款，他说不可以，这是另外一个部门的工作，之后他给了我一个电话号码，这个号码就是我刚才拨打的那个。我跟他说了那个让人抓狂的电子菜单，他说我得按下“#”，之后就会有人工接听了。
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好吧，我这样试过了，你猜怎么着？根本没有人工接听。我又从头到尾听了一遍那个倒霉的菜单。之后我还了款，祈祷一切能走上正轨，我实在不想再花一个小时给你们打电话了。
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真诚地希望这件事能够解决。一想到是由这样不专业的人来管理我的信用等级，我就觉得很恐怖。如果事情完全解决后能够通知我，我将十分感激。 最后艾琳提出了自己的要求，但提得并不明确，也没有给出最后日期。她没能很明白地向读者解释清自己为什么要写这封信。
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艾琳·利维叶
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…正确的例子
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敬启者：
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今年七月，我在店内申请了杰克逊信用卡，申请已经通过了，在正式的信用卡邮寄到家前我拿到了一张临时卡。这张卡我用过几次，但这个新账户的记录存在几处严重的错误。现在，我希望可以得到以下的书面答复：
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1.已收到我的最后一笔还款（10月3日），并已入账。
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2.我的信用状况良好。
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