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技术演讲的艺术：技术人员成为成功人士必知必会的原则和技巧 [:1705291259]
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技术演讲的艺术：技术人员成为成功人士必知必会的原则和技巧 6.4 数据图
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数据图可以展示数字之间的联系。在这里展示的每一种数据图，如果演讲人使用得当，那么都可以让演讲提升一个档次。尽管在演讲中使用图表没有绝对正确的方法，但还是有些方法不如其他方法有效，甚至会妨碍演讲人同听众的正常交流。本章最后会展示一些有问题的图表，这些图表是我们下面将要介绍的各种类型数据图的错误用例。
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6.4.1 表格
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表格会给听众提供带有原始数据的网格（有时称为矩阵或者阵列），这些数据经常是以精确形式给出，有时也会用文字来填充表格。这些表格的使用主要有两个目的：可以展示精确数字，也可以进行对照比较。不是表格的数据图都可以在PowerPoint中称做图表，或者被其他技术作家直接称为图。
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在网表中的单元格可以展示未经数学处理的数字或者其他数据。表格并不是电子表格：类似Microsoft Excel这样的电子表格被设计用来更方便地统计数据。在电子表格中，可以使用隐藏的公式来处理显式的数字。电子表格并不能在演讲中提供过多的帮助，因为听众不能看到隐藏的操作。
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下面的指导对于设计表格非常有帮助：
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1.使用简单、非正式的表格
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表格分为正式的和非正式的。与列表类似，非正式的表格以行或者列的形式展示有限的数据。正式的表格以网格的形式展示复杂的数据，这些网格的水平行和竖直列都会被使用到。非正式的表格会受到演讲听众的青睐，因为它们只是以单独的行或者列的形式来展示，并不会同时使用到行和列。图6-7展示了一个非正式的表格，该表格没有标题以及行数和列数，仅有少量的行和列的内容说明。对于复杂数据来说，如果所有的数据对于演讲都至关重要，那么演讲人就需要考虑使用正式表格了。
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图6-7 演讲中非正式列表示例
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当使用正式表格时，应当注意：
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·将重要的数据从表格中提取出来并高亮显示，演讲的时候也要重点提及。使用特别的颜色或者加粗都能让这些重要的信息从其他繁杂的信息中“脱颖而出”。
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·让表格在屏幕上停留足够长的时间，以便听众充分理解重要信息。如果后面演讲中还需要的话，那么还可以再将该表格展示出来。
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·如果大部分数字都没有作用，那么就不需要使用正式的表格。如果使用的话，那么它也可能会让听众分心，远远达不到当初预想的效果。
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·不要将文档中的表格直接扫描到幻灯片中。文档中的表格非常详细——是为了让读者认真研究而设计的。另外，表格中的文字往往会选择最小的字体大小。图6-8中展示的例子就是从一个表格中分离出来的部分，表中的数据项是按照增长百分比（percentage increase）的递减顺序进行排列的，即从59%递减到40%。岗位数量（number of jobs）是以“千”为单位的，这样可以少使用很多0。四分位数排名（quartile rankings）的含义在表格下面的注释里可以找到。
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图6-8 演讲中正式表格示例
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·如果演讲人在演讲中使用了包含很多行和列的表格，那么听众将很难看到单元格中的数字。如果演讲人对于复杂数据使用了大的正式表格，那么最好将表格打印在讲义中分发给听众，让听众在闲暇时翻阅。
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2.使用大量的留白
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不要在表格单元填满信息。在表格内部和周围留白，而不是使用黑色边框，可以让听众阅读起来更加舒服。不要在表格周围使用稠密的黑色边框，作为替代，演讲人可以使用比一般文字周围更大的留白作为表格的边界。
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3.遵循表格的设计习惯
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在正式表格的设计中，最为重要的目标就是要保持独立并让听众明白。为了实现这个目标，演讲人应当遵循下面的指导：
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·标题和编号。对每一个正式表格都拟定标题，将标题和表格编号列在表格上方。如果演讲包含了两个或者两个以上的表格，那么演讲人应当对每一个表格进行编号。
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·标目。每一行和每一列都要有简短、清晰的标目。