1705294609
1705294610
·条款列表。将每一项条款都以逻辑顺序排列——从重要到不重要、从短到长、从陈旧到新颖。在文档中使用到的大型表格也许会将条款以字母顺序排列，但是这样的表格对于演讲来说太过冗长不适于展示。
1705294611
1705294612
·缩略词。如果听众存在困惑，那么应当解释包括出现在标题当中的缩略词或者符号，例如p.s.i或者%。
1705294613
1705294614
·数字。如果需要向听众展现精确数字，那么演讲人可以选择使用表格。如果精确数字不是那么重要，那么使用图表或许更为方便。使用缩进符将数字列对齐，或者让数字的小数点对齐（如果出现的话）；使用科学计数法来消除多余的数字位；精简整千或者整万的数字（在文档中做好单位说明以免听众感到疑惑）。
1705294615
1705294616
·备注。可以在图表和标题之间或者图表的下方写上必要的备注性文字。
1705294617
1705294618
·来源。在演示文档上标明所有用到的参考来源，并在演讲时提及这些内容。
1705294619
1705294620
·大小写。合理使用大小写字母，不要一直使用大写字母。
1705294621
1705294622
记住，所有的听众都需要阅读幻灯片上的文字。如果某些文字不适合出现在幻灯片上让听众阅读，那么可以删除，取而代之的是在演讲中由演讲人口述信息（例如参考指导与备注等）。
1705294623
1705294624
4.对于费用数据要特别关注
1705294625
1705294626
听众希望看到有关金融的信息以表格的形式出现。考虑到这些数据的重要性，对于金融相关的数据要特别谨慎。对于下面这些问题要特别留心：
1705294627
1705294628
·逗号和小数点的位置。
1705294629
1705294630
·准确的数字总和。
1705294631
1705294632
1705294633
1705294634
1705294635
技术演讲的艺术：技术人员成为成功人士必知必会的原则和技巧 6.4.2 图表
1705294636
1705294637
不能在表格中展示的信息都可以在图表中展示。其他一些与图表有类似功能的包括地图、图片、电路图、流程图和照片等。当使用PowerPoint中的Microsoft Graph制作饼图时，首先应单击“插入图表”按钮（或者在“插入”的下拉菜单中找到“对象…”，然后选择“Microsoft图表”）。根据读者使用的PowerPoint版本的不同，默认的图表种类可能是柱形图或者条形图。为了改变图表类型，读者可以通过单击“图表”菜单中的“图表类型…”选项进行更改，如图6-1所示。
1705294638
1705294639
1.饼图
1705294640
1705294641
饼图的目的是展示一个整体中各个部分之间的大概关系，特别是在演讲人希望听众比较各部分之间关系时尤其适用。图表上各部分清晰的文字标签对演讲很有帮助，但由于饼图制作简单、含义单一，所以对于那些希望展示详细信息或者演示数据随时间波动的演讲人来说并不是很好的选择。
1705294642
1705294643
使用PowerPoint中的Microsoft Graph制作饼图时，首先单击“图表类型…”，将图表类型由默认值选择为饼图，然后填充数据表（如图6-9所示），最上面一行可以填写标目，标号为1的行可以填上数字。
1705294644
1705294645
1705294646
1705294647
1705294648
图6-9 用于创建饼图的数据表
1705294649
1705294650
图6-9展示的数据表可以生成如图6-10所示的饼图，有些默认设置进行了更改以便读者能够更加方便。各部分的标签文字替代了图示的默认文字，各部分的颜色被改变成可以辨识的填充和斜线的图案，即便是黑白打印的情况下也能被区分开来。下面是构建饼图的一些基本指导。
1705294651
1705294652
（1）不要使用超过6或7个分块
1705294653
1705294654
为了让饼图更好地展示，将饼图的分块限定在6~7个之内。实际上，分块越少越好。这样能让听众明白各分块之间的主要关系，而不用摸索着去辨认那些很小且不易识别的分块。
1705294655
1705294656
要知道有1%的人是色盲，因此，尽量使用填充和斜线的图案。饼图中的每一部分都要使用不同的颜色或者图案。如图6-10所示，听众可以很容易地看到销售份额中的大部分都来自佐治亚州的3个办公室。
1705294657
1705294658
